Concilia tu vida laboral y familiar en la app de Microsoft Teams

Conciliar vida laboral y familiar en la app de Microsoft Teams

En muchas organizaciones Microsoft Teams se ha integrado como aplicación imprescindible para el teletrabajo. Una de las ventajas que ofrece este tipo de aplicaciones es la inmediatez de poder colaborar y comunicarte con otras personas ya sea por chat o reunión en línea desde cualquier lugar ya que tienen su aplicación de escritorio y su aplicación móvil. Al finalizar nuestra jornada laboral si apagamos el ordenador limitamos la invasión del trabajo en la vida familiar pero, ¿qué sucede con las aplicaciones móviles?

Para evitar recibir notificaciones en el móvil de compañeros/as que trabajan fuera del horario de oficina o que están en otra zona horaria que coincide con nuestras horas de descanso configuraremos nuestras horas y días tranquilos.

Accederemos a la configuración de notificaciones para activar esta funcionalidad pulsando en el menú hamburguesa (el botón con las tres rayitas horizontales) y después en el panel deslizante sobre la opción Notificaciones.

En la pantalla de notificaciones nos fijaremos en la parte superior donde aparece Horas tranquilas.

Configuración de notificaciones en Microsoft Teams

Por defecto las horas tranquilas están desactivadas, pulsaremos sobre esta opción para configurarlas. La configuración de días tranquilos también está dentro de esta opción.

Horas tranquilas en Microsoft Teams

Las horas tranquilas son una franja horaria en las que no llegarán notificaciones al móvil. Si queremos activar esta franja pulsaremos sobre el switch y marcaremos la hora de inicio y fin de la franja. Aquí puedes usar como hora de inicio la hora de salida de la oficina por la tarde y como hora de fin la hora de entrada por la mañana.

Bien, con esto ya hemos reservado todos los días unas horas en las que no vamos a recibir notificaciones. Pero ¿qué sucede con los fines de semana?.

Para evitar que nos lleguen notificaciones de días completos, usaremos la funcionalidad días tranquilos donde tenemos un selector de días de la semana.

Días tranquilos en Microsoft Teams

De este modo activando el switch, podemos seleccionar los días de descanso. Lo normal es que tengamos como días tranquilos el sábado y domingo, pero podemos usar estos días tranquilos al empezar nuestras vacaciones y no tener que tocar la configuración de los orígenes de las notificaciones.

Fondos de vídeo para Microsoft Teams

Fondos de vídeo en Microsoft Teams

Con estos tiempos de corren en los que el teletrabajo se ha convertido en una práctica forzosa las videollamadas son parte de habitual de la jornada laboral. Durante la pandemia las aplicaciones de videoconferencia libran otra batalla, la de conseguir el mayor número de usuarios. Por ello están haciendo mucha escucha activa de los usuarios para incorporar nuevas características cada poco tiempo. Una de las que más se estaba demandando en Microsoft Teams era la de poder añadir fondos personalizados a las reuniones con video, hasta ahora solo podíamos difuminar el fondo. Esta funcionalidad ya existía en otras aplicaciones como Zoom.

En este articulo te comentaremos como cargar tus propios fondos y como usarlos.

Cómo activar los fondos de vídeo

Los fondos de video se activan desde el mismo selector que permitía difuminar el fondo antes de unirnos a una reunión.

Activar fondos de vídeo en Microsoft Teams.

Al activar el selector aparecerá un panel lateral con la galería de fondos disponibles.

Galería de fondos de vídeo en Microsoft Teams

El fondo activado por defecto es el que tiene un icono de “prohibido” y es el que hace que no se aplique un fondo. Es decir, no estamos aplicando nada. Esta opción la elegiremos para desactivar un fondo de video cuando estemos usando uno.

El fondo que le sigue a su derecha es el que permite difuminar el fondo de nuestro video. Y los demás son la galería de fondos que propone Microsoft. Esta galería tiene un tirador vertical (scroll) para ver la galería completa.

Al ir pinchando sobre cada uno de ellos veremos como cambian en la previsualización de video antes de unirnos.

Cambiar el fondo de video durante una reunión.

Cuando ya estamos dentro de una reunión ya no nos aparece el icono de fondos en la barra de acciones, pero no es necesario salirse de la reunión para desactivarlo o cambiarlo.

Durante la reunión podemos ir a la barra de acciones que aparece sobre el video de la reunión y pincharemos en el botón de los “tres puntos”. Esto hará que se nos presente un menú adicional con más opciones. Entre todas ellas nos encontraremos con la opción “Mostrar efectos de fondo”. Al pulsarla se nos mostrará el mismo panel lateral con la galería de fondos que hemos comentado anteriormente.

Cambiar el fondo de vídeo durante una reunión.

Cargar fondos de video personalizados.

Es posible cargar fondos personalizados a Microsoft Teams, pero no hay una forma directa desde la aplicación y tendremos que hacerlo desde las carpetas de la aplicación.

Microsoft Teams en Windows

Para ello abriremos la siguiente carpeta:   %APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds\uploads
Una forma rápida en pulsando con el botón derecho sobre el botón de Inicio de Windows.

Acción "ejecutar" desde el botón de Inicio de Windows

Y pulsaremos la opción ejecutar, pegaremos la ruta de la carpeta en el campo de texto y pulsaremos sobre el botón “Aceptar”.

Ejecutar con la ruta de la carpeta

Se abrirá el explorador de archivos en la carpeta de carga, si es la primera que la abres la encontrarás vacía. En esta carpeta copiaremos las imágenes que queramos usar como fondo.

Microsoft Teams en Mac

Dentro del nombre de tu usuario en Users  accede a la siguiente secuencia de carpetas: Library > Application > Support > Microsoft > Teams > Backgrounds> Uploads

En esta carpeta pega las imágenes quieras usar como fondos.

¿Dónde puede seleccionar mis fondos?

Para seleccionar alguno de tus fondos tienes que abrir la galería de fondos antes de una reunión o durante una reunión. Encontrarás tus fondos después de las imágenes que te propone Microsoft Teams.

No encuentro la carpeta para cargar fondos o no puedo activar los fondos.

Principalmente puede deberse a estos motivos:

  1. Tu versión de Microsoft Teams no soporta fondos para video. Actualiza Microsoft Teams.
  2. Los usuarios de Teams en Linux de momento no tienen esta característica.
  3. Estás usando Teams mediante un entorno VDI.

Recomendaciones para las imágenes de fondo.

Para que tus fondos se vean correctamente sigue estos consejos:

  • Utiliza las imágenes horizontales (más anchas que altas), si utilizas imágenes verticales no se verá parte de la imagen puesto que Teams ajusta al ancho de la imagen. Es recomendable usar una proporción 16:9.
  • Dimensiones de la imagen optimas son de 1920×1080 (ancho x alto) para el uso con cámaras Full HD.
  • Usa formatos PNG y JPG. Los GIF están soportados pero los animados, aunque veamos la animación en la galería de fondos no aplica en el video, se queda estática. En Zoom sí es posible.

Office 365 cambia de nombre

Desde el día 21 de Abril de 2020 Microsoft cambia el nombre de algunos de sus planes de Office 365. Este cambio afecta a los planes de pequeñas y medianas empresas, y a Office 365 ProPlus.

Las nuevas suscripciones personales y de familia, que se han lanzado a finales de marzo, ya han sido bautizadas teniendo en cuenta este cambio.

Los nuevos nombres

Esta es la relación de los nuevos nombres de los planes.

Nombre antiguo Nombre nuevo
Office 365 Empresa Essentials Microsoft 365 Empresa Básico
Office 365 Empresa Premium Microsoft 365 Empresa Estándar
Microsoft 365 Empresa Microsoft 365 Empresa Premium
Office 365 Empresa y Office 365 ProPlus Aplicaciones de Microsoft 365

Los demás planes de Office 365 (E1, E3, E5, F1, A1, A3, A5, G1, G3, G5) mantienen su nombre.

¿Por qué este cambio?

Microsoft ha decidido realizar este cambio porque Office 365 es mucho más de lo que conocíamos como Office (Word, Excel, PowerPoint, …) y es que Microsoft ha ido incorporando muchas innovaciones que ha cogido gran peso dentro de Office 365 como son Teams, Forms, Planner, Stream, …

¿Hay alguna mejora asociada?

De momento no, todo queda igual en cuanto a servicios, aplicaciones y precios. Microsoft solo ha anunciado el cambio de nombre de los planes, pero esto es el pistoletazo de salida para que se añadan nuevos servicios y aplicaciones bajo el paraguas de Microsoft 365.

¿Necesito hacer algo?

No necesitas hacer nada, Microsoft cambiará los nombres de los planes y de las aplicaciones donde sea necesario.

Ten en cuenta los nuevos nombres para añadir licencias a tu suscripción o para renovarlas.

Adiós Windows 7, gracias por todo.

Hoy, es el primer día tras la finalización del soporte estándar de Microsoft Windows 7. Si aún tienes equipos con este sistema operativo instalado verás que siguen funcionando como hasta ayer, pero debes tener en cuenta ciertos aspectos como que ahora tu equipo no se considera un equipo protegido, aunque tengas antivirus.

Tengo Windows 7, ¿En qué me afecta?

Principalmente afecta a que tu equipo no tendrá actualizaciones, tanto de seguridad como de funcionalidad, estabilidad y compatibilidad. Así que corres mas riesgos de virus y malware aparte de que puedas instalar otras aplicaciones de terceros (como una aplicación de gestión) y que pueda causar problemas al ejecutarse.

Tampoco el soporte técnico atenderá casos de problemas este sistema operativo desde esta fecha.

Por otro lado, es posible que fabricantes de hardware que ya posees o que puedas comprar a corto plazo no tengan controladores actualizados para este sistema operativo.

 

¿Puedo actualizar Windows 7 a Windows 10 gratuitamente?

Con el lanzamiento de Windows 10, Microsoft lanzó una promoción de actualización gratuita que finalizó el 29 de julio de 2016.

Así que para actualizar estos equipos es necesario adquirir nuevas licencias.

 

¿Es buena idea actualizar equipos con Windows 7 a Windows 10?

Aunque es posible actualizar directamente a Windows 10, no es lo más recomendable. Windows 10 está preparado para trabajar con hardware moderno y este cambio puede hacer que tu equipo se ralentice bastante.

Microsoft recomienda adquirir un nuevo equipo que ya venga con Windows 10 preinstalado ya que asume que la mayoría de los equipos que aún usan Windows 7 tienen 3 años o más.

 

Entornos de misión crítica

En algunos casos estos equipos forman parte de entornos de misión crítica, como pueden ser equipos conectados a máquina-herramienta o equipamiento médico. Para los casos en los que la migración actualmente no sea una opción o tenga una complicación muy alta Microsoft ofrece un soporte extendido hasta enero de 2023 para las versiones Windows 7 Enterprise y Pro mediante una suscripción anual que consiste en que estos equipos seguirán recibiendo actualizaciones de seguridad cada martes de parches (Patch Tuesday).

 

También afecta a Office

Microsoft no solo ha decidido ponerle fin a Windows 7 este 14 de enero, sino que también finaliza el soporte estándar de Office 2010.

Por otro lado, si tienes una suscripción de Microsoft Office 365 y usas las aplicaciones de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Teams, …) solo recibirás parches de seguridad hasta enero de 2023. Pero durante este periodo si sigues utilizando Windows 7 no recibirás actualizaciones de características nuevas.

En cuanto a las versiones de Office sin suscripción debes saber que Office 2016 es la última versión que es soportada por Windows 7.

Pon tu negocio a salvo con Office 365

La cada vez más presente y cambiante sofisticación de las amenazas digitales en forma de virus, ransomwares o ataques de phishing ha incidido de manera alarmante en el campo de los negocios españoles. A raíz de los ataques informáticos de 2017 y la crisis de los procesadores Intel, España ha desarrollado una mayor sensibilidad frente a la protección tecnológica de su tejido empresarial. Entre las muchas soluciones y herramientas que hemos podido ver en las últimas semanas, hoy nos gustaría analizar el potencial de seguridad de Office 365 para empresas.

Desde su lanzamiento, la herramienta de gestión de productividad de Microsoft ha cosechado éxitos significativos en materia de seguridad y eficacia para el mundo empresarial. Gracias a sus cualidades, podemos aprovechar para proteger nuestros dispositivos, información personal y archivos a la vez que exprimimos nuestra jornada laboral al máximo. Entre algunas de sus funciones más destacables se pueden mencionar las comprobaciones de URLs o el escaneado de documentos adjuntos para mails. Gracias a ellas puede combatir virus conocidos y recolectar información sobre otras amenazas para protegernos de ellas en el futuro.

Una de las razones por las que Office 365 para empresas resulta tan atractivo ahora, es debido a las actualizaciones que ha recibido este mes de abril. Y es que, gracias a ellas sus funciones han sido ampliadas y mejoradas para que usuarios y empresas puedan disfrutar de un nivel de seguridad mucho más robusto y avanzado. Algunas de estas nuevas funciones incluyen la recuperación de archivos tras sufrir un ataque de ransomware, como los protagonizados por Telefónica en 2017; herramientas adicionales para asegurar información privada y personal; y finalmente, medidas de protección nuevas y más avanzadas para hacer frente a virus y ciberataques.

office 365 para empresas

Office 365 para empresas, recuperando lo robado

Los episodios protagonizados por los secuestros informáticos han acaparado buena parte de nuestra historia laboral reciente. Mediante estos ataques los delincuentes informáticos encriptan parte de la información de la empresa de manera que es imposible acceder a ella a menos que paguemos en bitcoins la suma que nos piden. Para mantener a raya este tipo de actividades nocivas, Office 365 para empresas cuenta con dos nuevas herramientas que permiten recuperar esos documentos secuestrados.

La primera, es un servicio de recuperación de datos que hace uso de la plataforma de cloud computing de Microsoft, OneDrive. Gracias al nuevo añadido, se puede recuperar cualquier archivo en un margen de tiempo que comprende los últimos 30 días. Se trata de una herramienta especialmente útil en casos de pérdida masiva de datos, corrupción de archivos o secuestro de estos.

La segunda, está enfocada directamente a los episodios de ransomware. Ahora Office 365 para empresas puede detectar los ataques para ayudar a las compañías a recuperar la información encriptada mediante una restauración del momento anterior al secuestro. Además, la propia aplicación avisa a los usuarios mediante mensajes a través de correo electrónico, notificaciones y SMS de si se está sufriendo un ataque y qué se puede hacer para evitar sus efectos.

La privacidad como prioridad

Existen archivos en forma de información personal, recibos de luz, documentos administrativos o propuestas de negocio, que de ser interceptadas supondrían un problema para sus dueños. Por esa misma razón, Office 365 para empresas ha añadido tres funciones que se aplican tanto en negocios como en usuarios individuales.

Una de las medidas de seguridad enfocadas a mejorar la privacidad de sus usuarios consiste en poner contraseñas a links y archivos compartidos en OneDrive. De esta manera, es imposible que nadie que no cuenta con la contraseña requerida pueda acceder a la información que hayamos protegido.

Los correos electrónicos son otro punto de mira para los ojos indiscretos. Es por ello, que la herramienta de Microsoft permite a sus usuarios encriptar sus emails. El nivel extra de protección también se aplica a la conexión que utilizamos, de modo que los delincuentes informáticos no puedan interceptar nuestros mensajes. Este tipo concreto de seguridad es especialmente útil cuando no conocemos con exactitud el nivel de protección de los destinatarios de nuestros correos. En caso de duda, el receptor obtendrá un enlace a una página de Office 365 en donde podrá autenticar su identidad para mantener las conversaciones alejadas de potenciales riesgos.

office 365 para empresas

Por último, podemos aplicar normas a los mails que enviemos para evitar que estos sean compartidos y enviados a los contactos de nuestros destinatarios. Se trata de una medida de seguridad al alcance de aquellos usuarios que quieran mantener su correspondencia exclusivamente entre su interlocutor y él.

Nuevas herramientas contra virus

Muchos de los ataques se perpetran a través de links infectados que las víctimas encuentran en mails, internet o documentos. Con el objetivo de evitar estos elementos, Office 365 para empresas analiza todos los enlaces que estén incluidos en Word, Excel y PowerPoint. En caso de que el link fuese malicioso, el usuario recibirá un mensaje de advertencia para evitar males mayores. Debido al extendido uso de estas herramientas de trabajo, se trata de una medida con un gran potencial.

Con todo, Office 365 está demostrando ser una de las mejores herramientas, sino la que más, para desarrollar la actividad empresarial de multitud de negocios. Su amplia gama de aplicaciones enfocadas a mejorar la productividad de proyectos, sumada a su intuitividad y su robusta seguridad lo convierten en actor activo del desarrollo de sus usuarios.

Navega en Office 365 hacia la GDPR

La llegada de la nueva ley de protección de datos es casi inminente. El 25 de mayo todas las empresas de la Unión Europea deberán tener implantada la nueva regulación para proteger la información que sus clientes les faciliten. Sin embargo, como hemos analizado anteriormente, la tasa de implantación en España para la GDPR es baja por diferentes motivos. Por esa razón, hoy vamos a analizar diferentes herramientas del pack Office 365 para empresas, que van a ayudar a los negocios a integrarse en este nuevo modelo legal.

La implantación de la GDPR comenzó como un proceso paulatino al que las empresas podían adherirse para crear con sus clientes una relación de mayor confianza que trajese como consecuencia un incremento de la implicación por parte de trabajadores y por extensión una subida de productividad. El planteamiento se introdujo de esta manera para facilitar a las empresas el tránsito a lo que acabaría siendo una obligación futura.

Ahora bien, el objeto principal de la GDPR es la protección de información. Para asegurarla y evitar depurar responsabilidades, los negocios tienen multitud de herramientas a su disposición, entre ellas vamos a elegir Office 365 para empresas por su compromiso para mejorar el mundo empresarial y por la facilidad con la que se manejan sus diferentes plataformas.

Entre las últimas mejoras más destacables que ha recibido la herramienta multitrabajo de Microsoft, se pueden destacar las siguientes en materia de protección de datos:

  • Acceso general para Azure, Dynamics 365 y Office 365 para empresas en nubes públicas.
  • Acceso general al escáner de protección de la información de Azure
  • Disponibilidad del Compliance Score para Office 365

Así mismo, las cualidades de Office 365 para empresas ayudan a los negocios a proteger información delicada en diferentes plataformas cloud y aplicaciones.

Para cuando la GDPR esté ya en Europa, las actualizaciones de Microsoft ofrecerán plantillas  enfocadas a estructurar los diferentes planes de multitud de empresas de cara a la nueva legislación. Este proceso se basa en filtrar información en base a diferentes criterios para segmentarla por tipos y asignarles el nivel de protección que cada una necesite.

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Cumpliendo las normas

Es difícil seguir el ritmo de las nuevas regulaciones, y más aún cuando se tratan de leyes en las que se gestionan recursos tan importantes y sensibles como la información personal de terceros. Es por eso, que en empresas grandes puede complicarse esta labor debido al número de empleados y departamentos. De igual manera, pymes medianas o que no están acostumbradas a la actualidad legislativa acaban algo confusas con los requisitos que deben cumplir para no enfrentarse a las sanciones de la GDPR. Esta situación es la causante de mucho estrés laboral y puede alterar negativamente el ritmo de trabajo de los negocios. Por esa razón, Office 365 para empresas cuenta con su herramienta Compliance Manager para ayudar a las compañías a cumplir con los plazos y normas de cuerpos legislativos como lo es la nueva ley de protección de datos.

Evaluación de riesgos

El riesgo es una constante en la actividad empresarial. Medir su potencial y poder actuar en consecuencia es un factor decisivo para mantener nuestra actividad a flote y ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes. Para poder evaluar de forma segura los riesgos a los que nuestro negocio se enfrenta en el cumplimiento de la GDPR, el Compliance Manager incluye una función muy útil que nos ayudará con esta labor. Compliance Score hace uso de un sistema de puntuación para asignar valores concretos a diferentes actividades que queramos medir, y siempre en referencia a un tercer elemento que utilizará como punto de partida. Con este planteamiento es mucho más sencillo hacer un seguimiento de nuestro cumplimiento para la GDPR y corregirlo al momento.

Protección de datos

El escáner de protección de información de Azure funciona en entornos locales e híbridos en los que permite al usuario configurar políticas para encontrar de manera automática cualquier tipo de documentos. Gracias a esta búsqueda podremos clasificarlos, etiquetarlos y protegerlos de manera personalizada como más nos convenga, ya sea en servidores locales o nube. La configuración del escáner también permite programarlo para que periódicamente revise las políticas establecidas para nuestra empresa, así como sus servidores.

Integración de aplicaciones

La movilidad es uno de los nuevos valores que cada vez más empresas están intentando adoptar con la finalidad de conciliar la vida laboral y la personal. Este factor también facilita el poder trabajar a distancia y con independencia de si estamos en la oficina o en un aeropuerto. Partiendo de este escenario, la protección de Office 365 para empresas también se extiende a todos aquellos dispositivos que cuenten con sus aplicaciones, facilitando de esta manera el trabajo a distancia. Por esa razón la protección se efectúa sobre los documentos, para que una vez abiertos en otro dispositivo, el proyecto siga protegido.

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La protección aplicada a ficheros funciona mediante un sistema de etiquetas que nosotros mismos podemos utilizar. Por ejemplo, el Microsoft Cloud App Security puede leer estas etiquetas mediante la protección de información de Azure y actuar en consecuencia. Los archivos etiquetados como “confidencial” o “no enviar” no podrán salir del equipo a través de aplicaciones de envío de archivos como Dropbox. Del mismo modo, este servicio también clasifica, si se lo especificamos, archivos que tengamos en la nube de manera inteligente para protegerlos con medidas adicionales de seguridad, como encriptcaciones.

Office 365 para empresas multiplataforma

El caso de la variedad de aplicaciones se aplica también a los diversos soportes en los que se ejecutan programas de Microsoft. Uno de los casos más comunes son los usuarios de Mac. Es por eso, que el nuevo Office 365 permite a cualquier persona contar con un nivel de protección similar al de Azure fuera de Windows, gracias a que no son necesarios los plugins que se utilizaban antes.

Con todo, la amplia selección de opciones de Office 365 para empresas y su fácil manejo hace que la llegada de la GDPR sea menos abrumadora. Sea cual sea la situación de cada negocio en España, lo claro es que antes o después van a tener que elegir un método para aceptar la nueva legislación y cumplirla.

Ten una empresa más rápida y eficaz con Teams

Menos desorden significa más productividad. Muchas veces, una mala gestión de nuestros recursos nos puede llevar a perder más tiempo del debido cuando realizamos nuestras tareas del día a día. Ya sea por no contar con nuestras herramientas con la rapidez que deseamos o porque nuestro espacio está saturado y desordenado, trabajar puede volverse un caos. Cuatro de cada diez trabajadores afirman que trabajar con herramientas cómodas y que los ayuden a ordenar sus actividades aumentan su productividad. Es por eso que queremos dar cierto protagonismo a una de las herramientas que más está ayudando a trabajadores en todo el mundo durante sus proyectos cotidianos, Teams, de Office 365 para empresas.

La razón de ser de Teams, ha sido siempre la optimización de los recursos de grupos de trabajo. Gracias a que forma parte del paquete de herramientas de escritorio de Microsoft, cada poco tiempo sufre modificaciones enfocadas a mejorar su rendimiento y la experiencia de usuario.

Fusión de aplicaciones

Los perfiles del presente requieren dominar varias herramientas y ser multidisciplinar. Es por ello, que acostumbramos a trabajar con varias aplicaciones. Sin embargo, a veces puede llegar a ser muy frustrante la poca interacción que existe entre ellas, sobre todo si necesitamos combinar datos de diferentes fuentes. En la última actualización de Teams se pueden conjugar las características de otras plataformas de Office 365 para empresas, así como programar tareas con Trello, InVision o SurveyMonkey.

Los departamentos pueden comunicarse entre sí mediante la función de chat en vivo para compartir información y archivos. Para hacer la comunicación más sencilla, ahora Teams permite tener una conversación sobre una aplicación extra sin tener que salirse de la conversación. El procedimiento es sencillo, simplemente es necesario agregar información de una aplicación que hayamos usado, y Teams creará una especie de tarjeta con la información a la que estamos haciendo referencia para poder trabajar con ella.

office 365 para empresas

Todo a un golpe de vista

Durante la fase de planificación de proyectos es necesario tener una visión general de la situación del mismo. Normalmente para contar con un resumen de las diferentes áreas en las que estamos trabajando tenemos que revisarlas todas de una en una y sintetizar la información. Con la aplicación de Office 365 para empresas ese proceso se vuelve intuitivo y fácil de ejecutar. Desde el nuevo espacio de aplicaciones que incorpora Teams, podemos tener una visión general del trabajo que tenemos en las diferentes plataformas que hemos guardado en su configuración. De esta manera, podremos acceder fácilmente a nuestras citas en Planner, problemas técnicos gestionados con Jira Cloud o acceder a nuestras notas en OneNote. Como complemento también está la función “Quién” con la que podremos buscar como si de un directorio se tratase, a diferentes compañeros de trabajo.

Experiencia ampliada

A través de la sección “Store” Teams ofrece a sus usuarios un nuevo catálogo de aplicaciones para ampliar la experiencia de usuario. Gracias al abanico que ofrece, todos los trabajadores pueden encontrar plataformas con las que agilizar las diferentes tareas que tienen programadas. Como novedad, la aplicación de Office 365 para empresas ha incluido una búsqueda por nombres y categorías para dar con la solución más ajustada al instante. Por último, la gestión de recursos ha sido pensada para que una vez integradas, las aplicaciones se puedan ver de manera cómoda en el canal específico de Teams para aplicaciones propias.

Comandos y agilidad

Desde el cuadro de comandos ahora se pueden formular consultas para navegar directamente hasta la respuesta que necesitamos. Un ejemplo útil vendría a ser una consulta hecha alrededor de una aplicación extranjera o archivo que necesitemos compartir en una conversación con más compañeros de trabajo. Así mismo, Teams está trabajando en futuras funciones como la de crear tareas para la gestión de proyectos. Gracias a esta idea se podrá mostrar una lista de comandos que nosotros previamente habremos asignado a las aplicaciones que más utilicemos.

De manera complementaria, en Teams se pueden realizar run tipo diferente de comandos, utilizando la tecla “/”. Gracias a ella podremos realizar búsquedas en el cuadro de comandos de la aplicación de Office 365 para empresas. La variedad de acciones que se pueden llevar a cabo es muy amplia. Con sólo escribir la barra, el menú de comandos se desplegará mostrando acciones como la de agregar usuarios, cambiar nuestro estado o llamar a otro compañero.

office 365 para empresas

Ahorra tiempo

Para aquellos que necesitan organizar su semana y utilizan recordatorios constantes en sus diferentes actividades, Teams integra en su red la aplicación Microsoft Planner. Gracias a Planner, los usuarios tienen una experiencia ampliada de las funciones del calendario Outlook, tales como filtrar eventos, programar actividades, agrupar trabajos, utilizar códigos de color para diferenciar temáticas y utilizar recordatorios.

Office 365 para empresas tiende siempre a la mejora del trabajo a través de sus aplicaciones. Es por ello, que en los próximos meses lanzará una ampliación de sus servicios en Planner para que las actividades que programemos en él, también se integren en Microsoft Outlook y evitar así tener que utilizar una plataforma para cada actividad que desarrollemos.

La colaboración entre comunicación y trabajo es fundamental para llegar a un nuevo nivel de competitividad. Trabajar en entornos de calidad fomenta la implicación de los empleados y por extensión la satisfacción de los clientes del negocio. Microsoft Teams se encuentra en la actualidad como la herramienta número uno dentro de la colaboración empresarial y es por ese motivo que el pasado martes, ha recibido el premio “Best of Enterprise Connect” en la feria “Enterprise Connect 2018” donde se premiaba el potencial tecnológico que diferentes herramientas aportaban al ecosistema empresarial actual.

El puesto del trabajo moderno pasa por la colaboración y creatividad

Los entornos laborales son el símil perfecto de cualquier ser vivo. Multitud de elementos confluyen en un mismo espacio para cuidar de que todas las actividades que se desarrollan se lleven a cabo correctamente para cumplir con el objetivo del grupo. Como entorno dinámico que es, una empresa cambia y se adapta a los nuevos estímulos para mejorar sus actividades y servicios. En plena transformación digital se busca mejorar la situación de los trabajadores para que estos a su vez se encuentren más a gusto con su empleo y al mismo tiempo desempeñen una labor más eficaz y completa para su compañía. Tanto es así, que la semilla de la modernización empresarial pasa por la evolución del puesto de trabajo de los propios empleados. Esta a su vez, se basa en la implementación de la colaboración entre todos los órganos del grupo y de la estimulación de la creatividad en sus actividades. Para fomentar tales cambios es importante adoptar una mentalidad abierta y progresista dentro del negocio y a su vez, contar con herramientas profesionales que hagan posible el cambio, como lo son las aplicaciones Teams u Outlook de Office 365 para empresa.

Modernización y Office 365 para empresas

Escribir como un novelista

En sociedades enfocadas al sector de los servicios tal y como ocurre en España, es importante la creación de documentos y textos que plasmen correctamente procesos complejos, propuestas y planes a largo plazo. Por esa razón los procesadores de texto como Microsoft Word se han estado utilizando ampliamente en todo el mundo además de en España. Concretamente, la versión más actualizada del pack Office 365 para empresa, aparte de incluir multitud de servicios cloud, aglutina varias herramientas que facilitan la edición de texto.

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Durante el proceso de creación de un escrito, el propio programa hace un trabajo de propuestas basadas en tecnología con inteligencia artificial, de modo que este es capaz de sugerir correcciones en tiempo real, puede ofrecer sumarios de ajustes o mejoras lingüísticas basadas en el contexto del documento. Con esta mecánica el usuario podrá realizar multitud de cambios de manera lineal o por categorías.

La versión para el sector educativo de Office 365 para empresas ofrece a los profesores un panel en el que se reflejan los errores más comunes de manera individualizada para que cada estudiante aprenda de una manera mucho más eficaz.

Documentos más atractivos

Volviendo a la integración de la inteligencia artificial, Microsoft Word incluye la función del asistente de curriculums. Esta aplicación funciona de manera conjunta con Linkedin, y ayuda al usuario a crear presentaciones de sus destrezas laborales de una manera atractiva y ordenada.

La colaboración y seguridad en un solo punto

Uno de los exponentes por excelencia de la colaboración que Office 365 para empresas aporta a sus usuarios, es la aplicación Teams. Entre sus funciones destaca la de poder añadir a cualquier persona como “invitada” a la plataforma. Este cambio supone una mejora significativa, ya que antes sólo las personas que tuviesen Azure Active Directory podían trabajar como invitados.

El potencial de este nuevo cambio radica en la protección de la que todos los participantes de la aplicación Teams pueden beneficiarse cuando trabajen con ella, sean invitados o no. También contarán con acceso completo a los chats, documentos y reuniones que se programen. Así pues, los usuarios que utilicen cuentas Outlook.com o Gmail.com estarán cubiertos por el escudo de Office 365 para empresas.

Para invitar a alguien simplemente hay que desplazarse hasta el menú cerca del nombre del equipo y seleccionar “añadir miembro”. En el siguiente paso se nos pedirá introducir el correo electrónico del nuevo participante para que este reciba la invitación en su buzón de entrada.  Si el usuario no tiene una cuenta Microsoft se le pedirá que cree una gratuita para poder seguir con el proceso.

Una vez integrados, los invitados podrán compartir documentos y descargar archivos sin problemas, gracias a la protección extendida que Teams ofrece con Azure AD. Este nivel de seguridad cuenta con un rigor a la altura de las empresas más exigentes y añade diversas políticas personalizables para usuarios invitados. Además, el sistema de seguridad de Teams utiliza machine learning para suplir a la plataforma de supuestos ante los cuales debe adoptar medidas adicionales de seguridad. De este modo, se evita que comportamientos sospechosos o programas maliciosos puedan afectar a los participantes de Teams.

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Puesta al día instantánea

Otro de los beneficios que integran el pack Office 365 para empresas es la aplicación StaffHub Now. Gracias a ella cualquier empleado puede tener a simple vista una actualización permanente de las tareas que debe afrontar a diario. Con este nuevo formato que incluye notas, códigos de color y avisos, es mucho más sencillo estructurar la jornada laboral por reuniones, tareas o descansos y la posibilidad de poder modificarlos sobre la marcha si ocurren cambios.

Actualizaciones inteligentes

Tras las últimas actualizaciones de Office 365 para empresas, los administradores de la solución de Microsoft pueden comprender de una manera más sencilla la información que ellos mismos han guardado y gestionado.

Identificación de políticas

Desde que Microsoft decidió implementar la opción para nombrar políticas que los usuarios llevaban tanto tiempo pidiendo, ahora es posible asignar nombres y ciertas condiciones a las normas que los administradores crean para los grupos de Office 365 para empresas. Este nuevo sistema hace más fácil para los administradores gestionar grupos a la vez que los usuarios identifican con mayor facilidad colectivos útiles para sus actividades.

Sintetiza de manera sencilla

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Gracias la herramienta Visio Online+ que Microsoft introdujo el año pasado su plataforma cloud, los usuarios de Office 365 para empresas podrán diseñar diagramas mediante multitud de elementos que se conectan entre sí. Con esta aplicación es más sencillo esquematizar procesos y plasmar de forma gráfica trabajos para compartirlos con compañeros de empresa.

Prepárate para la GDPR con Office 365 para empresas

La nueva ley de protección de datos estará vigente a partir del 25 de mayo. Muchos negocios aún no se han preparado para su integración debido a la poca información que han recibido y al recelo que suscita. Sin embargo, la plataforma colaborativa cloud de Microsoft tiene añadidas varias funciones que aprovechan las características de la nueva ley de protección de datos para facilitar a las empresas el salto al nuevo modelo. Entre ellas las más destacables son; el Azure Information Protection, que permite una gestión muy personalizada de la información, tal y como demanda la GDPR; o Compliance Manager, que es capaz de evaluar y gestionar los riesgos en tareas corporativas para establecer prioridades vitales para la empresa.

La clave del éxito pasa por adaptarse a los nuevos tiempos y predecir las corrientes que el mercado nos ofrece para destacar sobre nuestros competidores. Pero aún más importante que eso, es convertir nuestra marca en un lema aspiracional para nuestros clientes. La excelencia sólo se consigue aplicando los estándares más altos de calidad y profesionaldiad  a nuestros servicios.

La migración al modelo cloud como mejora empresarial

Compartir información en cualquier compañía es una tarea vital y necesaria para el correcto funcionamiento de la actividad corporativa que se produce día a día. La comunicación entre diferentes departamentos y la consecución de multitud de proyectos sólo puede llevarse a cabo con las herramientas apropiadas. Es por eso que programas como OneDrive del paquete Office 365 para empresa facilita sobremanera estas interacciones.

La relación innata que tiene OneDrive con la nube permite a los usuarios compartir numerosos documentos en línea. De esta manera, los trabajadores pueden guardar, acceder y trabajar con todos los proyectos independientemente de dónde se encuentren o el dispositivo que utilicen para acceder a dicha información.

Ventajas del cloud computing

Contar con tecnología basada en el cloud computing supone, como hemos debatido en anteriores ocasiones, un avance en materia de seguridad, movilidad y costes, así como velocidad. En el caso concreto de la aplicación de Microsoft, es posible utilizar un recurso llamado Fast Track con el que las compañías que deseen migrar a la nube, puedan hacerlo sin quebraderos de cabeza. Con esta iniciativa se busca que cada vez más negocios den el salto hacia la Transformación Digital, un nuevo modelo de gestión corporativa que busca la mejora y evolución de los grupos mediante la implantación de nuevas tecnologías.

Con la asimilación de las nuevas tecnologías por parte de la población española, así como la modificación de nuestros hábitos en internet, nos ha llevado a convertirnos en actores primordiales de la evolución del entorno business del país. Tanto es así, que las empresas en España invertirán hasta un 22% de sus presupuestos en tecnología para la nube en 2020. Esta tendencia no hace más que reflejar la importante mejora que supone trabajar con el tráfico de documentos en línea.

Volviendo a las aplicaciones más utilizadas en el cloud, encontramos los usos que más de 350.000 empresas dan a OneDrive en todo el mundo.

computación en la nube

Mejora de la creatividad y trabajo en equipo

Compañías grandes como es el caso de las multinacionales necesitan contar con una amplia plantilla con capacidad de movilidad. Esto hace necesario que la comunicación entre filiales de varios países o entre colegas de departamento que se encuentren en diferentes territorios, sea primordial para sacar adelante proyectos multiculturales.

Aprovechamiento de la seguridad

Microsoft es percibida como una de las compañías más seguras en el ámbito empresarial. Diferentes ejemplos de su compromiso con la seguridad hablan en su favor, pero lo importante es que tiene la capacidad para invertir más en seguridad de lo que un banco podría. Por esta razón, OneDrive cuenta con planes que se adaptan a todas las empresas de manera que independientemente de su tamaño, todas puedan contar con la tranquilidad de que su trabajo no se verá amenazado por elementos maliciosos ni delincuentes informáticos.

Simplificación

En vez de contar con diferentes proveedores de almacenamiento mediante cloud computing, contar con un único programa para resguardar la información de una compañía entera ahorra multitud de problemas a la hora de gestionar todos esos datos. Se eliminan los tiempos de mantenimiento por cada soporte, los potenciales peligros y problemas de contraseñas a la vez que se reducen los costes de alquiler de múltiples plataformas.

computación en la nube

Avances tecnológicos

Las empresas que se planteen la migración a la nube lo tienen un poco más fácil gracias a la facilidad que ofrece Fast Track para OneDrive. Por si fuera poco, entre las otras aplicaciones para el trabajo que la herramienta de Microsoft tiene, se pueden destacar las siguientes:

  • Asegurar el envío de información a pesar de no tener una cuenta de Microsoft. De esta manera se otorga a los usuarios y departamentos de TI una nueva manera de compartir datos y el control para conocer en todo momento qué se está compartiendo.
  • OneDrive también ofrece las ventajas que el almacenamiento con tecnología mediante el cloud computing ofrece a las empresas: la gestión de datos corporativos sin dependencia de servidores físicos locales.
  • Ahora también es posible trabajar con mayor facilidad con dispositivos que cuenten con el sistema operativo iOS gracias a la integración con la aplicación de Apple Files.

Con todo, hay que destacar que al tejido empresarial español aún le queda un largo camino por recorrer para adecuarse al ritmo de las culturas empresariales más punteras del globo. Seguir invirtiendo en nuevas tecnologías como la nube o las migraciones integrales a estos modelos, son sin duda una muestra de que estamos recorriendo el camino adecuado.

5 maneras para ahorrar tiempo a tu empresa con Email y Cloud

El correo electrónico sigue siendo el canal favorito para comunicarse en los ámbitos laborales, y eso no va a cambiar, al menos en un futuro cercano. Teniendo pues este soporte para la transmisión de datos, las empresas necesitan preparar su infraestructura de cara al desarrollo óptimo de su actividad. Es por eso, que mediante la transformación digital y la aplicación de la tecnología del cloud computing, el clásico email puede convertirse en una herramienta aún más productiva y rápida.

El cloud computing y mayor eficiencia

En el día a día de las empresas es común tropezar con episodios farragosos donde los servidores o diferentes procesos de integración pueden tardar horas debido a la lentitud que pueden experimentar. Una solución de correo electrónico integrada ahorra mucho tiempo y energía a los trabajadores. Por si fuera poco, si dicha plataforma está sustentada por tecnología del cloud computing como la que encontramos en Office 365 para empresa, la entrega de mensajes es mucho más rápida. Dicho de otro modo, los procesos corporativos se vuelven más eficientes.

Adiós del hardware

Comenzar un proceso de migración de los correos electrónicos de la compañía a la nube trae como consecuencia una importante reducción de problemas en lo referente a servidores locales. Además, las migraciones y las actualizaciones de software periódicas pueden ayudar a rebajar o incluso eliminar los tiempos de espera asociados a los mantenimientos de dichos servidores.

computación en la nube

No contar con servidores físicos también supone una gran ventaja en términos de movilidad. Hoy en día el protagonismo que han adquirido los dispositivos móviles es innegable. En España el 70% de los usuarios de internet acceden a la red a través de su móvil. Este nuevo comportamiento ha conducido a que la cultura de muchas empresas se haya vuelto más flexible y permita a sus empleados trabajar desde casa o desde cualquier sitio en el que haya una conexión a internet. Gracias a este nuevo modelo, aparte de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal, se obtiene un grado mayor de eficacia a la hora de trabajar. La aplicación de correo Outlook en la nube de office 365 para empresas permite a los trabajadores abrir todos sus correos electrónicos desde sus dispositivos móviles sin tener que estar condicionados por el lugar de trabajo. De esta manera es posible localizar archivos, conversaciones, y proyectos en cualquier momento y lugar para poder seguir trabajando sin limitaciones físicas.

Ahorro en tiempos de espera costosos

Cada momento que un correo electrónico está inoperativo, la empresa sufre ciertos efectos colaterales que se traducen en pérdidas económicas. De hecho, mediante las soluciones con servidores locales es más frecuente recibir amenazas informáticas que junto con los mantenimientos y parones puedan ejercer bajones de operatividad a largo plazo. En 2016 estos mismos elementos fueron los causantes de pérdidas de hasta 2.400 millones de dólares según el Instituto Ponemon. Casi el doble que en 2010.

Según Mimecast, el 83% de los directores de TI opinan que el correo electrónico es en el 65% de los casos el canal principal a través del cual se reciben más amenazas. A este asombroso dato hay que añadir que una gran parte de estos profesionales no están completamente equipados con alternativas competentes para hacer frente a esos ataques en forma de virus, spam, malware, phishing o ransomware.

¿Cómo afectan estos contratiempos a la productividad de las empresas? De una manera muy sencilla: pérdida de ingresos, ralentización del flujo de trabajo y una reducción importante en la productividad de los trabajadores.

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Más seguridad

En muchos sectores del mercado internacional la seguridad es un elemento vital que se rige por numerosas regulaciones. Sin embargo, mantener niveles altos de seguridad junto con una alta adherencia, consume grandes cantidades de tiempo y reduce la productividad cuando se intentan gestionar todos estos factores por cuenta de los negocios que las demandan. Es por eso que servicios como SharePoit y sus aplicaciones de pack ofrecen una alternativa a este problema. Al trabajar con tecnología cloud computing, aparte de convertir las tareas corporativas en procesos más ágiles, también se gana seguridad sin sacrificar velocidad. Uno de los mejores ejemplos de este paradigma es OneDrive. Gracias a esta aplicación de SharePoint los negocios pueden almacenar información importante en la nube a la vez que cuentan con un fuerte sistema de seguridad, y es que según Ponemon, el 69% de los hackers desisten en sus ataques si su víctima cuenta con una defensa eficaz frente a elementos maliciosos.

Actualizaciones sencillas

Las soluciones de correo electrónico mediante cloud computing ofrecen a los negocios la posibilidad de actualizar su software, ahorrando de esta manera, mucho tiempo a los miembros del departamento tecnológico. Aplicando esta regla, se evitan los tiempos de parada propios de los mantenimientos de los servidores. Para facilitar los procesos de actualización basta con sólo habilitar las actualizaciones automáticas de Office 365 para empresa de manera que el departamento TI no tenga que estar preocupado por revisar qué falta o perdiendo tiempo en revisar la actualidad en seguridad cloud.

Con todo, lo importante es mantener la plataforma de correo electrónico actualizada y revisada para que las empresas funcionen de manera óptima. Para ello es importante la proactividad por parte de todos los integrantes del negocio. Esto se puede traducir en inversiones útiles en cloud computing para agilizar los procesos de email, ser meticuloso con los correos extraños para evitar males mayores y aprovechar las opciones que los diferentes software complementarios aportan a este canal tan utilizado.