Monitorización de sistemas y cómo cuidar tu negocio con Veeam ONE

El constante cambio al que se ven sometidos los negocios en el dinámico mercado del siglo XXI no hace más que resaltar la importancia de la información y su cuidado. Ya sea en forma de archivos de terceros, proyectos corporativos o informes de clientes, los datos de una empresa suponen su mayor activo en el mercado. Entre las diferentes herramientas que las tecnologías TI ofrecen en el presente, una de las más importantes para cuidar de toda la infraestructura de datos es la monitorización de sistemas. Contar con una infraestructura informática operativa es vital para dar continuidad a los servicios.

¿Qué es la monitorización de sistemas?

Esta situación, sin embargo, choca con las vicisitudes del día a día. Muchas empresas no comprenden el potencial de la monitorización de sistemas o creen que sus beneficios no son suficientes para justificar su implantación. Gran parte de la falsa imagen que existe en las compañías se debe al desconocimiento. Es por ello por lo que, vamos a conocer de una manera más familiar esta tecnología para comprender los aportes que brinda a los clientes que la utilizan.

Su principal ventaja es el control remoto. Gracias a él, los clientes pueden reorganizar sus recursos y ceder la responsabilidad de la gestionar su infraestructura TI a un tercero. Este, se haría cargo de la supervisión de todo el ecosistema tecnológico, así como de su puesta a punto y notificación de incidencias. A la luz de cualquier problema, el obstáculo principal al que se enfrentan las empresas es una pérdida de tiempo y por consiguiente una bajada de productividad. Poder adelantarse a esos fallos y responder de manera adecuada antes de que ocurran es clave para mantener un ritmo competitivo en el mercado. La mayoría de los errores que se dan en las empresas suelen ser la caducidad de antivirus, falta de espacio en disco duro, desactivación del firewall o problemas con las actualizaciones de Windows. Gracias a que la monitorización vigila nuestra infraestructura de manera permanente, la detección de estas incidencias es instantánea.

Una de las herramientas para la monitorización de sistemas lo ofrece la empresa especializada en copias de seguridad Veeam. Su sistema Veeam ONE se integra con su solución de backup así como con entornos virtuales VMware vSphere y Microsoft Hyper-V.

Ordenar activos por valor

Una de las funciones que mayor utilidad presenta a la hora de desplegar la monitorización de sistemas de Veeam es la de categorizar recursos en base a las diferentes unidades de negocio con las que trabaja. Con este procedimiento, el seguimiento de dichos elementos es mucho más intuitivo y mejora la velocidad de respuesta de cara a futuros errores.

La herramienta ofrece la función de realizar informes de “salud” diferenciando categorías de activos y grupos de negocio. El motivo detrás de esa estructura es ofrecer de manera visual un estado claro y conciso organizado por temáticas.

La importancia de las alertas

Para facilitar la puesta en marcha del sistema de avisos, Veeam tiene una serie de alarmas básicas por defecto que responden a las necesidades más comunes entre las empresas. Sin embargo, como en toda herramienta, para sacarle el máximo partido hay que personalizar las opciones y evitar problemas por falta de personalización. Gracias a las alarmas, los administradores tecnológicos de la empresa que sea avisada podrán lidiar las incidencias que ocurran con suficiente tiempo y recursos para solventarlos de la manera más apropiada. En las alertas por incidencias es común que el grupo de condiciones sean demasiado estrictas y estas salten con demasiada frecuencia ante falsos errores y acaben por ser ignoradas.

Al recibir un aviso de incidencia, la herramienta de monitorización de sistemas muestra un resumen del problema y algunas sugerencias para solucionarlo. Junto con las reglas para los avisos, también se pueden editar respuestas en forma de mail. De esta manera, las personas que necesiten tratar determinadas áreas de la infraestructura TI de la empresa, recibirán un correo con el texto que nosotros mismos hayamos elegido.

Mantenimiento de la estructura TI

En cualquier momento se puede consultar el estado general de todo el complejo de datos y dispositivos de la empresa. Este se mostrará en forma de árbol con las diferentes secciones que hayamos predeterminado durante la instalación del programa para la monitorización de sistemas. De este modo, podemos consultar los detalles de cada sección, como las alertas o métricas de estado, de manera visual e intuitiva con sólo pasarnos por la zona que nos interese.

Organización y capacidad

Así como Veeam ONE es capaz de ofrecer de manera visual un resumen del estado del ecosistema de datos corporativo, también ofrece a los técnicos que lo gestionan análisis detallados de la misma para facilitar su trabajo a la hora de anticiparse a problemas de capacidad. En entornos virtuales, la planificación de la capacidad es primordial ya que es el recurso mediante el cual se gestiona la monitorización y permite la toma de decisiones correctas.

Con todo, el cuidado y la puesta a punto de la infraestructura tecnológica de un negocio puede ser una tarea complicada debido al tamaño de la misma. Esta situación puede llevar a que en varias ocasiones se descuiden áreas críticas de las que no podemos prescindir. Es por ello por lo que trabajar con brechas en la base TI de tu negocio no debería ser un juego, ya que el dinero y la reputación que se pierden cuando se producen fallos graves, no vuelven tan fácilmente. Es más profesional contar con una herramienta que cuide de que todo funcione correctamente y te aporte soluciones contundentes allí donde hacen falta para evitar males mayores.

5 ventajas de la nube para tu negocio

La transformación digital es el escenario en el que se desarrolla el avance del tejido empresarial moderno. Parte de ella está protagonizada por avances como el de la tecnología del cloud computing. Cada vez más organizaciones confían sus recursos a esta infraestructura para agilizar la gestión de sus recursos y volverse más productivas.

Mediante el cloud, o nube como se la conoce en España, los usuarios que utilizan esta infraestructura pueden trabajar en línea utilizando internet. A simple vista este hecho puede parecer algo que no ofrece ninguna novedad, sin embargo, las implicaciones del cloud computing van más allá. Gracias a que se trabaja en un espacio no físico, los archivos y proyectos empresariales no corren ningún peligro de ser perdidos, traspapelados o borrados. Por si fuera poco, cuentan con una seguridad muy robusta y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo siempre que haya internet.

Según el estudio e-Pyme 15, el 70% de las empresas españolas utilizan algún tipo de servicio cloud. Entre los servicios que más se solicitan destacan los siguientes:

  • Correo electrónico
  • Almacenamiento de información
  • Bases de datos y servidores

En la siguiente infografía te mostramos los aspectos más relevantes del cloud computing para tu negocio y cómo pueden beneficiar tu actividad empresarial.

Infografía: Ventajas del cloud computing en tu empresa

cloud computing

El puesto del trabajo moderno pasa por la colaboración y creatividad

Los entornos laborales son el símil perfecto de cualquier ser vivo. Multitud de elementos confluyen en un mismo espacio para cuidar de que todas las actividades que se desarrollan se lleven a cabo correctamente para cumplir con el objetivo del grupo. Como entorno dinámico que es, una empresa cambia y se adapta a los nuevos estímulos para mejorar sus actividades y servicios. En plena transformación digital se busca mejorar la situación de los trabajadores para que estos a su vez se encuentren más a gusto con su empleo y al mismo tiempo desempeñen una labor más eficaz y completa para su compañía. Tanto es así, que la semilla de la modernización empresarial pasa por la evolución del puesto de trabajo de los propios empleados. Esta a su vez, se basa en la implementación de la colaboración entre todos los órganos del grupo y de la estimulación de la creatividad en sus actividades. Para fomentar tales cambios es importante adoptar una mentalidad abierta y progresista dentro del negocio y a su vez, contar con herramientas profesionales que hagan posible el cambio, como lo son las aplicaciones Teams u Outlook de Office 365 para empresa.

Modernización y Office 365 para empresas

Escribir como un novelista

En sociedades enfocadas al sector de los servicios tal y como ocurre en España, es importante la creación de documentos y textos que plasmen correctamente procesos complejos, propuestas y planes a largo plazo. Por esa razón los procesadores de texto como Microsoft Word se han estado utilizando ampliamente en todo el mundo además de en España. Concretamente, la versión más actualizada del pack Office 365 para empresa, aparte de incluir multitud de servicios cloud, aglutina varias herramientas que facilitan la edición de texto.

office 365 para empresas

Durante el proceso de creación de un escrito, el propio programa hace un trabajo de propuestas basadas en tecnología con inteligencia artificial, de modo que este es capaz de sugerir correcciones en tiempo real, puede ofrecer sumarios de ajustes o mejoras lingüísticas basadas en el contexto del documento. Con esta mecánica el usuario podrá realizar multitud de cambios de manera lineal o por categorías.

La versión para el sector educativo de Office 365 para empresas ofrece a los profesores un panel en el que se reflejan los errores más comunes de manera individualizada para que cada estudiante aprenda de una manera mucho más eficaz.

Documentos más atractivos

Volviendo a la integración de la inteligencia artificial, Microsoft Word incluye la función del asistente de curriculums. Esta aplicación funciona de manera conjunta con Linkedin, y ayuda al usuario a crear presentaciones de sus destrezas laborales de una manera atractiva y ordenada.

La colaboración y seguridad en un solo punto

Uno de los exponentes por excelencia de la colaboración que Office 365 para empresas aporta a sus usuarios, es la aplicación Teams. Entre sus funciones destaca la de poder añadir a cualquier persona como “invitada” a la plataforma. Este cambio supone una mejora significativa, ya que antes sólo las personas que tuviesen Azure Active Directory podían trabajar como invitados.

El potencial de este nuevo cambio radica en la protección de la que todos los participantes de la aplicación Teams pueden beneficiarse cuando trabajen con ella, sean invitados o no. También contarán con acceso completo a los chats, documentos y reuniones que se programen. Así pues, los usuarios que utilicen cuentas Outlook.com o Gmail.com estarán cubiertos por el escudo de Office 365 para empresas.

Para invitar a alguien simplemente hay que desplazarse hasta el menú cerca del nombre del equipo y seleccionar “añadir miembro”. En el siguiente paso se nos pedirá introducir el correo electrónico del nuevo participante para que este reciba la invitación en su buzón de entrada.  Si el usuario no tiene una cuenta Microsoft se le pedirá que cree una gratuita para poder seguir con el proceso.

Una vez integrados, los invitados podrán compartir documentos y descargar archivos sin problemas, gracias a la protección extendida que Teams ofrece con Azure AD. Este nivel de seguridad cuenta con un rigor a la altura de las empresas más exigentes y añade diversas políticas personalizables para usuarios invitados. Además, el sistema de seguridad de Teams utiliza machine learning para suplir a la plataforma de supuestos ante los cuales debe adoptar medidas adicionales de seguridad. De este modo, se evita que comportamientos sospechosos o programas maliciosos puedan afectar a los participantes de Teams.

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Puesta al día instantánea

Otro de los beneficios que integran el pack Office 365 para empresas es la aplicación StaffHub Now. Gracias a ella cualquier empleado puede tener a simple vista una actualización permanente de las tareas que debe afrontar a diario. Con este nuevo formato que incluye notas, códigos de color y avisos, es mucho más sencillo estructurar la jornada laboral por reuniones, tareas o descansos y la posibilidad de poder modificarlos sobre la marcha si ocurren cambios.

Actualizaciones inteligentes

Tras las últimas actualizaciones de Office 365 para empresas, los administradores de la solución de Microsoft pueden comprender de una manera más sencilla la información que ellos mismos han guardado y gestionado.

Identificación de políticas

Desde que Microsoft decidió implementar la opción para nombrar políticas que los usuarios llevaban tanto tiempo pidiendo, ahora es posible asignar nombres y ciertas condiciones a las normas que los administradores crean para los grupos de Office 365 para empresas. Este nuevo sistema hace más fácil para los administradores gestionar grupos a la vez que los usuarios identifican con mayor facilidad colectivos útiles para sus actividades.

Sintetiza de manera sencilla

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Gracias la herramienta Visio Online+ que Microsoft introdujo el año pasado su plataforma cloud, los usuarios de Office 365 para empresas podrán diseñar diagramas mediante multitud de elementos que se conectan entre sí. Con esta aplicación es más sencillo esquematizar procesos y plasmar de forma gráfica trabajos para compartirlos con compañeros de empresa.

Prepárate para la GDPR con Office 365 para empresas

La nueva ley de protección de datos estará vigente a partir del 25 de mayo. Muchos negocios aún no se han preparado para su integración debido a la poca información que han recibido y al recelo que suscita. Sin embargo, la plataforma colaborativa cloud de Microsoft tiene añadidas varias funciones que aprovechan las características de la nueva ley de protección de datos para facilitar a las empresas el salto al nuevo modelo. Entre ellas las más destacables son; el Azure Information Protection, que permite una gestión muy personalizada de la información, tal y como demanda la GDPR; o Compliance Manager, que es capaz de evaluar y gestionar los riesgos en tareas corporativas para establecer prioridades vitales para la empresa.

La clave del éxito pasa por adaptarse a los nuevos tiempos y predecir las corrientes que el mercado nos ofrece para destacar sobre nuestros competidores. Pero aún más importante que eso, es convertir nuestra marca en un lema aspiracional para nuestros clientes. La excelencia sólo se consigue aplicando los estándares más altos de calidad y profesionaldiad  a nuestros servicios.

SharePoint para la nueva gestión empresarial

Cuando se trata de mejorar una empresa casi se podría hablar sobre cualquier sector que la integre. Sin embargo, como llevamos viendo en los últimos años, el potencial más prometedor en cuanto a mejoras se lo lleva de nuevo la transformación digital. En el punto de hoy queremos hablar sobre la automatización de ciertas tareas mediante el uso de SharePoint. Esta aplicación del paquete Office 365 de Microsoft ayuda a segmentar las diferentes tareas del día a día en una empresa y poder establecer así, flujos de trabajo entre ellas para poder  automatizar respuestas y acciones en base a las mismas. De esta manera, es posible abarcar un espectro de actuación mucho más amplio e interactuar con todas sus posibilidades de un modo mucho más rápido que mediante el método manual clásico.

La definición de estos flujos de trabajo para gestionar tareas rutinarias de cada día se pueden aplicar a multitud de acciones como el manejo de mails, archivos u horarios. De esta manera, los empleados de la compañía pueden dedicar más tiempo y en mejores condiciones a proyectos que requieran una mayor creatividad e implicación por su parte.

Ventajas de SharePoint

La última versión de SharePoint funciona con  Windows Workflow Foundation. A diferencia de SharePoint 2010, 2013 u online, el motor de la gestión de los flujos de trabajo de se encuentra integrado en Microsoft Azure.

SharePoint

Para gestionar y editar los workflows se puede utilizar también el Visual Studio, el entorno de desarrollo para aplicaciones de Microsoft. Con este sistema se pueden aceptar o rechazar tareas. Para poder fijar esta regla basta con ir a la interfaz y poner la orden que queremos desarrollar en el estado “opcional” en vez de “oculto”. Con este ajuste podemos editar más allá y decidir si ante la aparición del evento que queremos, este debe ser rechazado o aceptado.

También es posible trabajar en grupos para crear reglas y validarlas sin que todos los integrantes del proyecto se encuentren en el mismo lugar. Cada workflow puede generar una URL que otra persona puede pinchar y así seguir editando la regla sobre la que se está trabajando.

Como actor primordial de la transformación que es, SharePoint está estrechamente relacionado con el resto de las tecnologías que conforman este nuevo modelo de gestión empresarial. En este caso, la inclusión del BigData incide directamente sobre él. Dependiendo de qué compañías imaginemos, se pueden dar casos en los que existan entornos donde se trabaja con volúmenes ingentes de información como marcas de telecomunicación, grandes almacenes o empresas de envíos. En estos casos, el uso de programas de gestión documental como SharePoint se hacen necesarios ya que poder correlacionar y programar acciones concretas para cada tipo de interacción entre todo ese complejo de datos sería imposible para un equipo humano.

Así mismo, SharePoint también cuenta con reglas programables para ordenar e indexar diferentes tipos de datos. Gracias a ello, es posible integrar bases de datos y CRMs con esta herramienta de modo que se vayan creando categorías que cada empresa estime oportunas para su posterior búsqueda y reutilización. Este trabajo de gestión facilita no sólo la toma de decisiones de tareas rutinarias y farragosas, sino que también hace más sencillo para los empleados del negocio tener un acceso limpio y rápido a los datos que necesitan, con opción a modificarlos según la situación lo requiera.

Flexibilidad y gestión

La mejora de la gestión documental así como la de toma de decisiones tiene como efecto añadido una reducción importante de tiempo empleado en tareas innecesarias. De este modo, se mejora la productividad y con ella los ingresos y el valor añadido que la empresa puede ofrecer a sus clientes.

SharePoint

En cuanto al valor añadido que puede aportar a las relaciones entre trabajadores y la manera en que se comunican, la aplicación de Microsoft tiene la capacidad para crear intranets. Gracias a ellas, las compañías pueden contar con sus propias “redes sociales” corporativas con las que sus trabajadores pueden comunicarse mediante mensajería instantánea, intercambio de archivos e integración de funciones con otros programas del paquete Office 365 como el gestor de correo electrónico Outlook, Teams o el calendario.

Sin duda, el mayor reclamo que SharePoint ofrece al mundo empresarial es su flexibilidad. Partiendo del punto de que la propia herramienta está diseñada con una arquitectura escalable con soporte para servicios web y estándares de interoperabilidad que incluyen XML y SOAP, es fácil adecuarla a las singularidades de cada grupo. También cuenta con APIs con las que facilita la integración de herramientas que no han sido desarrolladas por Microsoft, de modo que es posible personalizarla hasta los niveles más particulares.

¿Por qué necesita tu empresa la transformación digital?

Inmersos de lleno como estamos en el vórtice de avances y desarrollos tecnológicos del siglo XXI es inevitable toparse a menudo con conceptos que se repiten y llenan los círculos empresariales. Así pues, términos como la estrategia digital, el cloud computing, el BigData o la transformación digital son algunos de los agentes que protagonizan las conversaciones de actualidad en los foros business. Es innegable que la implementación de las nuevas tecnologías de la información ha supuesto un avance en el desarrollo y aumento de la productividad de muchas sociedades. La automatización de procesos, la segmentación más precisa de mercados y clientes, así como la mejora de los servicios ofertados son un valor añadido que ha revolucionado el tejido empresarial global. Los clientes cambian su comportamiento, y con ellos la manera en la que las marcas se acercan a ellos. Es por eso que la digitalización de las empresas juega un papel primordial en la supervivencia de las mismas en el mercado.

El cloud computing

La trasformación digital es una idea que abarca múltiples campos, pero en resumidas cuentas se apoya en la migración de todos los órganos de una corporación hacia un modelo digital. En este nuevo marco, las TIC y sus consultoras juegan un rol importante, ya que representan el apoyo externo que los negocios precisan para ejecutar con éxito esta transición. Uno de los grandes pilares de este nuevo modelo es el cloud computing. Teniendo en cuenta que ahora las compañías manejan grandes volúmenes de datos y que sus trabajadores pueden estar actuando desde diferentes puntos del mundo, el tener una plataforma que pueda gestionar todas esas interacciones es importante. El cloud computing permite a los usuarios almacenar sus proyectos en soportes externos a la sede física del negocio en base al volumen del mismo. Del mismo modo, la nube permite que diferentes elementos que necesitan estar actualizados y conectados entre sí cuenten con una comunicación perfecta para su correcto funcionamiento. Este es el caso de las CRM y bases de datos. Un servicio de cloud computing permite manejar por ejemplo un flujo constante de mails que nos lleguen desde un programa alojado en cloud para que al mismo tiempo nutra nuestra propia base de datos. Otro de los rasgos más interesantes de esta tecnología es lo asequible que es. Hoy en día cualquier pyme puede contratar servicios de almacenamiento en la nube que le permitan agilizar sus procesos y almacenar sus datos. Tal es el avance que suponen, que sólo las grandes compañías utilizaban estos servicios hasta hace pocos años. Las marcas como Linkedin o Instagram necesitan un soporte flexible que pueda manejar la ingente cantidad de datos con la que trabajan al mismo tiempo que actualizan todas sus aplicaciones y mantienen el trabajo de todas sus sedes al máximo rendimiento.

cloud computing

La comunicación entre compañeros de trabajo es indispensable para el correcto funcionamiento empresarial. Cada vez con más frecuencia los negocios demandan la implantación de intranets propias con las que sus trabajadores puedan comunicarse e intercambiar material sin necesidad de desplazarse, perder tiempo o molestar al resto de su equipo. Parte de los servicios que ofrece el cloud computing de Microsoft SharePoint incluyen aplicaciones de este tipo como Teams o Yammer. Su funcionamiento es similar al de redes sociales como Facebook o Twitter, pero enfocadas al mundo interno de las compañías que las utilizan. Del mismo modo, aplicaciones como OneDrive de Office 365 empresa se han vuelto indispensables gracias a la facilidad con la que permiten el intercambio de datos y la seguridad que blinda todas sus interacciones.

Los nuevos actores

Uno de los agentes que ha cambiado por completo el panorama digital es el móvil. La telefonía ha implantado nuevos comportamientos de consumo entre la gente. Tal es así, que el tráfico de internet se ha desviado del clásico navegador de los ordenadores de sobremesa de casa hacia los dispositivos móviles. En una entrevista hecha a Sarah Harmon, directiva de Linkedin, en El País se habla de que este tráfico supone a día de hoy un 70% del total de Internet. Este nuevo escenario ha obligado a las marcas a orientar su estrategia digital. Sus conversaciones están dirigidas ahora a canales que funcionan en los móviles.

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Las redes sociales y la reputación corporativa son aspectos que van de la mano en la transformación digital. Las empresas que apuestan por el cambio localizan los canales en los que se mueven sus clientes y adaptan sus mensajes a ellos. Este nuevo entorno ha empoderado a los clientes, dando como resultado una relación bidireccional entre las marcas y sus consumidores. Así pues, la reputación corporativa se trabaja ofreciendo contenido que atraiga al nuevo cliente. También han cambiado los tipos de contenido que se consumen en la actualidad. La gente no quiere leer demasiado, la gente quiere material fácil de digerir, y si es audiovisual mejor. Es por eso que las fotos y vídeos funcionan tan bien a modo de complemento en los mensajes de las marcas. Todo esto no podría tener un soporte mejor que los propios móviles de los usuarios, permitiéndoles a estos estar conectados cuando quieran con las compañías con las que se sienten más identificados.

Es por este nuevo paradigma digital que la incorporación de las TIC a las empresas se hace algo necesario y no una moda pasajera a la que sumarse. La interacción con los clientes a través de los nuevos canales y tecnologías es el camino a seguir para sobrevivir en un entorno interconectado y dinámico.

Cómo aumentar la productividad de tu negocio con Microsoft Teams

Cada vez con más frecuencia es común encontrarse con empresas que trascienden sus limitaciones locales para migrar a nuevas provincias o incluso países extranjeros. El impulso de las nuevas tecnologías y la Transformación Digital están facilitando la integración de muchos negocios en el mercado internacional para alcanzar nuevos segmentos de clientes y ajustar sus servicios. Tal es así, que la comunicación entre los compañeros de trabajo se vuelve indispensable. El dominio de idiomas ampliamente utilizados como lo son el español, inglés, chino o árabe es muy recomendable. Sin embargo, de nada sirven si no se cuenta a nivel interno con las herramientas necesarias para interconectar toda una compañía.

Una solución a este contexto es la implantación de intranets o plataformas internas de la empresa que conecten a todos sus trabajadores y departamentos. Una de las más utilizadas hoy en día es Microsoft Teams, incluido en Office 365 para empresa.

Características de Microsoft Teams

Teams despliega una especie de red social corporativa donde sus usuarios son capaces de comunicarse a través de un timeline común con sus compañeros. Es posible intercambiar mensajes de manera instantánea, archivos de texto, vídeo y audio, así como otros documentos de trabajo que abarcan desde hojas de cálculo a trabajos de diseño gráfico. Entre sus posibilidades Teams de Office 365 para empresa posibilita organizar grupos con todo tipo de temáticas. Esta función es especialmente útil a la hora de organizar nuestra empresa por departamentos, proyectos o zonas horarias.

Interconectividad

También es posible contactar a usuarios que no utilicen Teams siempre y cuando estos tengan instalada una versión de Skype for Business. Gracias a la interconectividad entre ambos programas, es posible comunicarse de manera intuitiva con clientes o proveedores.

office 365 para empresa

Intuitividad

La plataforma de Office 365 para empresa cuenta con un asistente inteligente que guiará los pasos de los nuevos usuarios de manera sencilla para facilitar su aprendizaje. Gracias al uso de comandos y preguntas, el asistente se asemejará más a un mentor humano que a un bot didáctico de la plataforma.

Integración de correo electrónico

Teams permite a los trabajadores del grupo poder mandar correos electrónicos a diferentes grupos y personas que estén utilizando la plataforma. De esta manera se integran bajo una misma red los contactos de multitud de canales como pueden ser Skype, los propios usuarios de Teams o los contactos de Outlook.

Trabajo en nube

Gracias a la diversidad de herramientas que funcionan con tecnología en la nube, Teams permite a sus usuarios trabajar con todos sus archivos en un mismo lugar. En su menú de opciones podemos encontrar la pestaña que permite compartir información con DropBox, GoogleDrive, ShareFile o Box.

Transcripción de videoconferencias

Gracias a la inteligencia artificial de Azure en Office 365 para empresa, las videoconferencias se pueden guardar y ser transcritas de manera automática para su posterior consulta. En compañías grandes donde diferentes departamentos necesiten conocer detalles importantes de las reuniones de la semana, podrán buscar directamente los términos que necesiten para guiarse a través del contenido discutido.

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Ventajas de Microsoft Teams

Teniendo en cuanta el amplio abanico de funcionalidades que ofrece Microsoft Teams, la cantidad de beneficios que puede aportar a cualquier negocio sólo están limitados por la creatividad del equipo humano que lo maneja. Entre las más destacables podríamos tener en cuenta las siguientes:

Personalización del espacio de trabajo

La facilidad para segmentar y agrupar habilidades en base a diferentes temáticas hace más fácil para cualquier empresa crear entornos de trabajo altamente productivos. Ya no será necesario contar con espacios físicos ni salas de reuniones en las que perder tiempo en desplazamiento. La plasticidad de Teams permite crear entornos aislados en los que tratar temas puntuales con sólo las personas necesarias para su desempeño sin importar el lugar. Estos nuevos entornos facilitan sobremanera el intercambio de ideas, archivos y trabajo en general a la par que se monitoriza de manera más sencilla el progreso de los mismos.

Trabajo multitarea

En el desarrollo de cualquier actividad laboral es necesario utilizar diversas herramientas. Muchas de ellas como lo son el paquete clásico de ofimática de Windows, tienen un bagaje histórico en estas esferas y siguen protagonizando el día a día de muchas personas. También encontramos la versión para negocios de Skype, la plataforma para videoconferencias más utilizada del mundo. Gracias a su integración en Teams de Microsoft, la comunicación instantánea es sólo un juego al alcance de un click. La posibilidad de compartir ficheros de todo tipo posibilita que profesionales de todas las disciplinas puedan trabajar en un entorno colaborativo global donde disponen de todos los programas que necesitan para el desempeño de sus actividades. La realidad que persigue la Transformación Digital está un paso más cerca con la integración de todos los gremios bajo un mismo paraguas.

Seguridad en la red

Tal y como hemos comentado anteriormente, Office 365 empresa funciona con tecnología de cloud computing. Por esa misma razón la aplicación Teams se beneficia de todas las cualidades que incorpora trabajar en cloud. Aparte de la libre disposición de múltiples archivos y grandes espacios de almacenamiento, trabajar con el soporte cloud de Microsoft brinda una protección profesional muy robusta. Su aplicación OneDrive ha sido elegida como una de las más seguras. Del mismo modo, toda la estructura para entornos laborales donde convergen las tecnologías de la información y la colaboración está pensada para ofrecer un apoyo seguro y fiable a nivel empresarial.

Office 365 para empresa y Teams, el siguiente paso

Las empresas quieren ser más competitivas. Ahora buscan una nueva relación con sus clientes para establecer canales bidireccionales. Gestionar este tipo de simbiosis requiere un modelo completamente nuevo de trabajo en el que todos los órganos del mismo grupo colaboren de manera horizontal. Al trabajar unidos, los departamentos pueden compartir información muy útil acerca del mercado y comportamiento de los clientes de modo que los servicios de la empresa se vuelven más precisos y se ajustan a lo que el consumidor necesita. Es por eso, que contar con las herramientas de trabajo apropiadas para gestionar este nuevo paradigma profesional suponen una inversión muy a tener en cuenta en la carrera hacia el futuro.

Ventajas de contratar servicios gestionados TI en tu empresa

La importancia de la inclusión de las nuevas tecnologías en el mundo laboral es cada vez una realidad más palpable. Hemos visto cómo el impacto de la Transformación Digital en las empresas significa una clara mejora del rendimiento, así como una reducción de costes para las mismas. Sin embargo, la gestión de todos estos recursos, así como la utilización eficaz por parte de los departamentos TI propios de cada negocio pueden suponer una tarea a veces abrumadora. Es por eso que contar con un partner tecnológico que ofrezca una buena gestión de servicios de TI supone una solución a largo plazo.

Convergencia digital

Trabajar con la tecnología que el cloud computing nos brinda convierte los entornos de trabajo en escenarios cada vez más cómodos e intuitivos para desarrollar la actividad empresarial. Programas como Office 365 empresa engloban aplicaciones que hacen posible este nuevo tipo de entornos. SharePoint posibilita la comunicación horizontal entre múltiples departamentos. También cuenta con las versiones online de las herramientas clásicas de ofimática de Windows con las que se puede trabajar desde cualquier lugar. Del mismo modo es posible almacenar de manera segura información y archivos gracias a OneDrive.

Con tal de mantener el nivel de estas herramientas, Windows las somete a constantes revisiones y actualizaciones. Seguirles el ritmo puede ser una tarea que genere cierto nivel de erosión en el departamento tecnológico de algunas compañías. Por no mencionar la necesidad de especialización en dichas herramientas. Este marco obliga a las empresas a incrementar su gasto para contratar profesionales que sepan utilizar los programas de Windows. Una solución a este caso que se repite con tanta frecuencia es la contratación de una correcta gestión de servicios de TI.

gestión de servicios de TI

Existen también casos de empresas más humildes que carecen de un departamento TI propio y que necesitan externalizar los cuidados de su infraestructura tecnológica. En este modelo el perfil del grupo es algo diferente ya que sus necesidades suelen demandar una instalación básica y su cuidado continuado. Servicios como protección perimetral en redes, instalación de programas de trabajo, o el mantenimiento de herramientas conectadas a ordenadores, así como la gestión de sus actualizaciones están a la orden del día.

Ventajas de la gestión de servicios de TI

Sea como fuere, el hecho es que, en la actualidad, un amplio segmento del espectro empresarial español demanda servicios que difícilmente pueden satisfacer por su propia cuente. Los proveedores de TI y partners tecnológicos aportan una salida pragmática y eficaz a esta situación. Muchos trabajan con cuotas con las que el cliente se olvida de toda su infraestructura TI y se aprovecha de la mejora de sus herramientas a la hora de ofrecer sus servicios. Entre las ventajas de contar con una buena gestión de servicios de TI encontramos las siguientes:

Ahorro en tiempo

Externalizar la responsabilidad de mantener en un estado óptimo la infraestructura tecnológica de una empresa a un tercero permite a la compañía dedicar más tiempo y de manera más eficaz a cuidar los procesos que le reportan directamente ingresos.

Reducción de gastos

Contar con un partner tecnológico experto en tecnologías para entornos colaborativos o de continuidad de negocio, ahorran costes al cliente ya que este no necesita contratar más gente en plantilla para absorber nuevas tareas. La experiencia de trabajar con Office 365 o con tecnología en la nube mejora la productividad y el uso que se hace de ellas.

gestión de servicios de TI

Reducción de incidencias

El día a día, la necesidad de adaptarse a las demandas del siempre cambiante mercado global o simplemente problemas que ocurren de manera espontánea requieren una mano experta que se pueda ocupar de todos estos aspectos. Un proveedor en la gestión de servicios de TI aúna el cuidado para los pequeños imprevistos con la infraestructura de la empresa. De esta manera se podrá contar siempre con las plataformas TI del trabajo a la vez que se atiende de manera más eficaz a los departamentos que dependen de ellas.

Ciberseguridad

Volviendo la vista atrás y a los varios casos de fallas en seguridad de grandes marcas en 2017, poder confiar en un grupo que minimice las amenazas del negocio es una inversión casi obligatoria. Con el auge de las criptomonedas y los elementos maliciosos que se dedican a extorsionar a las empresas a cambio de divisas no rastreables, muchas compañías eligen no correr el riesgo de exponer información sensible al ataque de los delincuentes de la red.

A día de hoy es importante calcular el retorno de la inversión a la hora de apostar por actividades e ideas nuevas que puedan suponer una mejora en nuestro negocio. Por esa misma razón, confiar en un proveedor experto de TI que ahorre pérdidas y mejore nuestra productividad está demostrando ser una de las tendencias a las que cada vez más firmas se están uniendo.

Sácale el máximo partido a tu Office 365 Empresa

Cada año el ecosistema empresarial nacional se va acercando poco a poco a la transformación digital. La implantación de herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías supone un aumento en la productividad y en la agilización de los servicios a los clientes. Uno de los actores más representativos de este fenómeno no es otro que la herramienta estrella de Microsoft, Office 365 para empresa.

Según un informe de El Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, el 35,2% de las empresas de España utilizan software ERP. Dentro de este porcentaje encontramos que el 13% utiliza servicios de computación en la nube para gestionar de una manera más eficaz su actividad. Este escenario no es más que el reflejo de una tendencia cada vez más acusada en el país y que indica una fuerte voluntad por parte de las sociedades para volverse más competitivas.

office 365 para empresa

Dentro del ámbito de la colaboración corporativa una de las herramientas que más se utilizan es Office 365 para empresa. Este programa aúna en su licencia varias aplicaciones para ayudar a los usuarios en la gestión de archivos, correos, anotaciones y mucho más. Cuenta con servicios de almacenamiento cloud mediante OneDrive, instalación de Intranets para facilitar la comunicación entre miembros y departamentos de una misma empresa gracias a SharePoint, herramientas de ofimática como Word o Excel a las que ahora se puede acceder desde cualquier sitio gracias a su servicio cloud, una plataforma de correo electrónico mediante Outlook y así como una amplia gama de servicios derivados de estas mismas aplicaciones. Por si fuera poco,Office 365 para empresa cuenta con tecnología basada en inteligencia artificial para aportar a los usuarios las soluciones que más se adaptan a sus actividades diarias. Mediante la inteligencia artificial es capaz de recolectar datos de manera autónoma y sugerir rutas de tráfico apropiadas teniendo en cuenta las citas programadas con Outlook. También puede recordar términos y conceptos únicos que se emplean de manera particular en los documentos y correos electrónicos de cada compañía. De este modo, puede convertir dichos acrónimos en palabras inteligibles para empleados nuevos o gente que no se maneje muy bien con las abreviaciones de su puesto de trabajo.

Con el objetivo de sacar el máximo provecho aOffice 365 para empresa hemos preparado unos consejos muy sencillos con los que mejorar la productividad de cualquier grupo.

Consejos Office 365 para empresa

OneNote es tu agenda

Es posible crear listas en OneNote con múltiples finalidades. Fechas señaladas, reuniones, listas de contactos o sumarios de información compleja. Para poder dar una mayor profundidad a la organización de la información en OneNote y sacar partido de ello, basta con utilizar los menús desplegables de la aplicación. Al hacerlo de esta manera, la aplicación dará la oportunidad de exportar su contenido al resto de aplicaciones hermanas donde podremos configurar reuniones, contactos o mails sin necesidad de perder tiempo en manejarlas todas de manera individual.

Clasifica tu calendario

La organización de un negocio puede resultar abrumadora debido al número de eventos y actividades que hay que gestionar a lo largo de la semana. Para facilitar todo ese trabajo Office 365 para empresa permite clasificar los eventos del calendario por colores. La inclusión de esta herramienta permite asignar códigos cromáticos a las diferentes tareas para no perder tiempo leyendo los detalles de cada una de ellas y mejorar así su clasificación y la gestión semanal.

Office 365 para empresa limpia tu mail

Los correos spam y las promociones acaban por ocupar un espacio considerable en las bandejas de entrada de la mayoría de los trabajadores. Es por eso que Office 365 para empresa puede aprender a distinguir entre los correos que no son útiles. Para ayudarle a aprender simplemente hay que pararse un momento frente a los mails basura y marcarlos como “basura” en vez de eliminarlos. En cuestión de días la bandeja de entrada pasará a ser un lugar completamente diferente y con mayor pulcritud.

office 365 para empresa

Correo más sencillo

Con la aparición del correo electrónico como medio principal de comunicación entre empresas la manera en la que los trabajadores se comunican con sus compañeros y superiores ha cambiado. Uno de los ejemplos más comunes es el modo en la que los mails en copia se responden con la función “responder a todos”. Para evitar problemas de comunicación y no molestar a personas que no están directamente incluidas en ciertos asuntos de la cadena principal del correo Office 365 para empresa permite eliminar esta función. Para configurarla sólo hace falta abrir la cadena de mensajes a ignorar. Al hacerlo, sólo es necesario pinchar el botón “home” y seguido la opción ignorar. Esta configuración envía todos los mails nuevos de la cadena directamente a la papelera sin tener que seleccionar cada correo nuevo del tema de uno en uno.

Rectificar mails erróneos

Office 365 para empresa aporta una nueva función mediante la cual ahora es posible corregir y/o recuperar mails antes de que lleguen a su destinatario. Es posible que haya situaciones en las que se envíe ya sea por equivocación o por error un mail incompleto o que éste llegue a la persona equivocada. Con la nueva función de correo electrónico ahora se pueden enmendar esos errores y evitar momentos incómodos en la oficina. Para ello basta con acceder a la carpeta de mails enviados y pinchar sobre el mail a corregir. Si deseamos eliminarlo simplemente elegimos la opción “borrar las copias sin leer de este mensaje”. Si por el contrario lo que queremos es una corrección, sólo habrá que pinchar “reemplazar con un nuevo mensaje”.

Gracias a soluciones como las que aporta la nueva herramienta de Microsoft es más fácil migrar hacia un modelo colaborativo global entre empresas donde se produzcan situaciones “Win-to-win”. La implantación de herramientas que mejoren la productividad de los negocios y el ambiente de trabajo aporta un valor añadido que los clientes aprecian, a la vez que mejoran la atmósfera en trabajo de las propias compañías.

Cómo elegir el proveedor TI indicado para tu empresa

El día a día en cualquier empresa necesita de varios elementos para que se desarrolle con normalidad. La estructura que soporta una sociedad independientemente de su tamaño ha de ser robusta y fiable. Debe contar con un personal cualificado, buenos clientes y entre otras cosas, un sistema informático en perfecto estado. Es por eso que la elección de un proveedor de TI se vuelve un elemento indispensable. De la misma manera que un coche necesita cuidados periódicos o los inmuebles y marcas demandan los servicios de compañías de seguros, cualquier negocio también debería estar monitorizado completamente. Evidentemente los servicios de un proveedor de las tecnologías de la información van mucho más allá de la gestión de servicios de TI o de la ciberseguridad. Es por ello, que vamos a analizar los elementos a tener en cuenta antes de contratar al que mejor se adapte a las necesidades de cada negocio.

Ciberseguridad

Hemos hablado con anterioridad sobre los problemas que pueden causar las amenazas en las empresas. Ya que un ataque que atraviese la seguridad perimetral en redes o un elemento malicioso que ha logrado hacerse un hueco en los equipos del grupo pueden hacer perder mucho dinero al mismo. El tiempo que el negocio queda inoperativo y los servicios que no puede ofrecer pueden hacer mella en su reputación. Otro de los aspectos negativos de una brecha en la seguridad corporativa es el robo de información. Los piratas informáticos pueden utilizar datos personales de los clientes o incluso contraseñas de la empresa para sus propios beneficios. La mejor manera de protegerse contra este posible escenario es contar con un consultor competente en materia de seguridad. La ventaja de contar con una persona así viene del hecho de que los problemas de la empresa son los suyos propios también, por lo que la implicación personal y el cuidado están garantizados. Gracias a un consultor TI que conozca cómo lidiar con problemas en seguridad, la compañía que cuente con sus servicios no sólo contará con programas de seguridad endpoint, sino también con un profesional que aporta conocimiento propio y un manejo más personalizado de las herramientas de prevención de amenazas.

Cuidado de los equipos

Los ordenadores son al fin y al cabo la herramienta de trabajo por excelencia de una gran mayoría de las empresas del siglo XXI. El consultor a contratar deberá conocer bien los componentes de los equipos de la compañía para solventar cualquier incidencia y reducir así pérdidas al grupo. Su competencia no debería parar sólo ahí, sino que también debería extenderse a dispositivos móviles a ser posible, ordenadores portátiles, servidores físicos, impresoras y cualquier herramienta administrativa que esté controlada por un ordenador. Este aspecto es similar al de la gestión de servicios de TI, pero aplicado sólo a los ordenadores. De esta manera el consultor será capaz de reconfigurar equipos y opciones que no permitan desarrollar la actividad empresarial como debería.

Programas

Son la parte más sofisticada de todo el ecosistema TIC de una empresa. Los programas que se utilizan para el funcionamiento corporativo abarcan numerosas tipologías y naturalezas. Sin embargo, es posible segmentarlos en grandes grupos que el técnico debería poder manejar.

Sistemas operativos

La mayoría de las empresas trabajan utilizando Windows. Es el sistema operativo por excelencia y el que muchos proveedores ofertan en su gestión de servicios de TI . A pesar de eso, cada vez con más frecuencia se pueden encontrar grupos en los que se trabaja con Macs y sus programas exclusivos de trabajo. La complicación en este aspecto no viene tanto de la mano de la diferencia entre los sistemas operativos como de sus versiones más antiguas. Se puede dar el caso de que algunas sociedades trabajen con Windows XP, ya que fue una de las versiones que más se ha utilizado en la historia y para las que hoy, Microsoft ya no ofrece soporte. Por esa razón saber lidiar con diferentes sistemas operativos y sus versiones es primordial para controlar cualquier incidencia, si bien es verdad que lo más recomendable sería actualizarlos a las versiones más modernas.

Particularidades corporativas

En caso de que la empresa utilice algún programa propio o herramientas digitales que no sean de uso común sería interesante formar al consultor TIC en el uso de la misma con tal de contar con su apoyo en caso de tener problemas en el futuro. Puede darse el caso de que se esté utilizando una herramienta particularmente complicada. De ser así, el técnico será el que contaría con las habilidades necesarias para darle ese pequeño ajuste diferenciador que haga que todos los demás compañeros puedan utilizar el programa de manera eficaz y sin incidencias.

gestión de servicios de TI

Gestión de servicios de TI

De la misma manera que es importante mantener el hardware y software de la compañía, también es importante contar con una figura que cuide del resto de elementos que conforman el ecosistema TIC de la misma. Tanto es así, que un consultor TIC debidamente preparado será capaz de cuidar de los procesos administrativos de la sociedad y ofrecer una gestión de servicios de TI apropiada. Al trabajar desde dentro sabrá priorizar y entender la importancia que cada acción requiera. Con este hecho en vista, programar los análisis de equipos, programas, poner a punto los servidores, o implementar diferentes protocolos irán perfectamente integrados en el ritmo del grupo.

Contar con la figura del consultor TIC en una empresa supone un valor añadido. Aporta un grado de diferenciación en cuanto a productividad con respecto a la competencia que muchas otras compañías no tendrán. La transformación digital es en el presente una necesidad que muchas sociedades necesitan cubrir para sobrevivir en el cada vez más demandante mercado moderno.

¿Donde puedo descargar el cliente de OneDrive para la Empresa?(Actualizada)

Actualización (17/12/15):

Microsoft ya ha lanzado la versión pública del cliente de OneDrive para empresa (solo para Office 365, no on-premise). Pero… la página de descarga está aún a medias y el enlace no funciona. En la pantalla de descarga, que muestro mas abajo en este artículo, ha cambiado y ahora la sección de OneDrive para empresa se muestra así.

 

onedrive para empresa

Como veis, sigue apareciendo el mensaje de «vista previa» pero ya el botón indica descargar y al pinchar en el llegamos a la siguiente pantalla:

 

onedrive para empresa

De momento la nueva versión del cliente, solo para Office 365 y Windows (sí 7,8,10, no 8.1!), la podéis encontrar aquí: https://support.office.com/en-au/article/Get-started-with-the-OneDrive-for-Business-Next-Generation-Sync-Client-in-Windows-615391c4-2bd3-4aae-a42a-858262e42a49

——Fin actualización——

Microsoft está actualmente actualizando los clientes de OneDrive para empresa. Uno de los lugares mas habituales de descarga era la propia página de OneDrive (https://onedrive.live.com/about/es-es/download/).

onedrive para empresa

En esta página nos indica que el cliente de OneDrive para empresa está en «Preview» y si le das al botón de «Obtener vista previa» llegarás a la página que encabeza este artículo.

Si necesitas instalar el cliente puedes obtenerlo de https://support.microsoft.com/es-es/kb/2903984.