Monitorización de sistemas y cómo cuidar tu negocio con Veeam ONE

El constante cambio al que se ven sometidos los negocios en el dinámico mercado del siglo XXI no hace más que resaltar la importancia de la información y su cuidado. Ya sea en forma de archivos de terceros, proyectos corporativos o informes de clientes, los datos de una empresa suponen su mayor activo en el mercado. Entre las diferentes herramientas que las tecnologías TI ofrecen en el presente, una de las más importantes para cuidar de toda la infraestructura de datos es la monitorización de sistemas. Contar con una infraestructura informática operativa es vital para dar continuidad a los servicios.

¿Qué es la monitorización de sistemas?

Esta situación, sin embargo, choca con las vicisitudes del día a día. Muchas empresas no comprenden el potencial de la monitorización de sistemas o creen que sus beneficios no son suficientes para justificar su implantación. Gran parte de la falsa imagen que existe en las compañías se debe al desconocimiento. Es por ello por lo que, vamos a conocer de una manera más familiar esta tecnología para comprender los aportes que brinda a los clientes que la utilizan.

Su principal ventaja es el control remoto. Gracias a él, los clientes pueden reorganizar sus recursos y ceder la responsabilidad de la gestionar su infraestructura TI a un tercero. Este, se haría cargo de la supervisión de todo el ecosistema tecnológico, así como de su puesta a punto y notificación de incidencias. A la luz de cualquier problema, el obstáculo principal al que se enfrentan las empresas es una pérdida de tiempo y por consiguiente una bajada de productividad. Poder adelantarse a esos fallos y responder de manera adecuada antes de que ocurran es clave para mantener un ritmo competitivo en el mercado. La mayoría de los errores que se dan en las empresas suelen ser la caducidad de antivirus, falta de espacio en disco duro, desactivación del firewall o problemas con las actualizaciones de Windows. Gracias a que la monitorización vigila nuestra infraestructura de manera permanente, la detección de estas incidencias es instantánea.

Una de las herramientas para la monitorización de sistemas lo ofrece la empresa especializada en copias de seguridad Veeam. Su sistema Veeam ONE se integra con su solución de backup así como con entornos virtuales VMware vSphere y Microsoft Hyper-V.

Ordenar activos por valor

Una de las funciones que mayor utilidad presenta a la hora de desplegar la monitorización de sistemas de Veeam es la de categorizar recursos en base a las diferentes unidades de negocio con las que trabaja. Con este procedimiento, el seguimiento de dichos elementos es mucho más intuitivo y mejora la velocidad de respuesta de cara a futuros errores.

La herramienta ofrece la función de realizar informes de “salud” diferenciando categorías de activos y grupos de negocio. El motivo detrás de esa estructura es ofrecer de manera visual un estado claro y conciso organizado por temáticas.

La importancia de las alertas

Para facilitar la puesta en marcha del sistema de avisos, Veeam tiene una serie de alarmas básicas por defecto que responden a las necesidades más comunes entre las empresas. Sin embargo, como en toda herramienta, para sacarle el máximo partido hay que personalizar las opciones y evitar problemas por falta de personalización. Gracias a las alarmas, los administradores tecnológicos de la empresa que sea avisada podrán lidiar las incidencias que ocurran con suficiente tiempo y recursos para solventarlos de la manera más apropiada. En las alertas por incidencias es común que el grupo de condiciones sean demasiado estrictas y estas salten con demasiada frecuencia ante falsos errores y acaben por ser ignoradas.

Al recibir un aviso de incidencia, la herramienta de monitorización de sistemas muestra un resumen del problema y algunas sugerencias para solucionarlo. Junto con las reglas para los avisos, también se pueden editar respuestas en forma de mail. De esta manera, las personas que necesiten tratar determinadas áreas de la infraestructura TI de la empresa, recibirán un correo con el texto que nosotros mismos hayamos elegido.

Mantenimiento de la estructura TI

En cualquier momento se puede consultar el estado general de todo el complejo de datos y dispositivos de la empresa. Este se mostrará en forma de árbol con las diferentes secciones que hayamos predeterminado durante la instalación del programa para la monitorización de sistemas. De este modo, podemos consultar los detalles de cada sección, como las alertas o métricas de estado, de manera visual e intuitiva con sólo pasarnos por la zona que nos interese.

Organización y capacidad

Así como Veeam ONE es capaz de ofrecer de manera visual un resumen del estado del ecosistema de datos corporativo, también ofrece a los técnicos que lo gestionan análisis detallados de la misma para facilitar su trabajo a la hora de anticiparse a problemas de capacidad. En entornos virtuales, la planificación de la capacidad es primordial ya que es el recurso mediante el cual se gestiona la monitorización y permite la toma de decisiones correctas.

Con todo, el cuidado y la puesta a punto de la infraestructura tecnológica de un negocio puede ser una tarea complicada debido al tamaño de la misma. Esta situación puede llevar a que en varias ocasiones se descuiden áreas críticas de las que no podemos prescindir. Es por ello por lo que trabajar con brechas en la base TI de tu negocio no debería ser un juego, ya que el dinero y la reputación que se pierden cuando se producen fallos graves, no vuelven tan fácilmente. Es más profesional contar con una herramienta que cuide de que todo funcione correctamente y te aporte soluciones contundentes allí donde hacen falta para evitar males mayores.

5 ventajas de la nube para tu negocio

La transformación digital es el escenario en el que se desarrolla el avance del tejido empresarial moderno. Parte de ella está protagonizada por avances como el de la tecnología del cloud computing. Cada vez más organizaciones confían sus recursos a esta infraestructura para agilizar la gestión de sus recursos y volverse más productivas.

Mediante el cloud, o nube como se la conoce en España, los usuarios que utilizan esta infraestructura pueden trabajar en línea utilizando internet. A simple vista este hecho puede parecer algo que no ofrece ninguna novedad, sin embargo, las implicaciones del cloud computing van más allá. Gracias a que se trabaja en un espacio no físico, los archivos y proyectos empresariales no corren ningún peligro de ser perdidos, traspapelados o borrados. Por si fuera poco, cuentan con una seguridad muy robusta y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo siempre que haya internet.

Según el estudio e-Pyme 15, el 70% de las empresas españolas utilizan algún tipo de servicio cloud. Entre los servicios que más se solicitan destacan los siguientes:

  • Correo electrónico
  • Almacenamiento de información
  • Bases de datos y servidores

En la siguiente infografía te mostramos los aspectos más relevantes del cloud computing para tu negocio y cómo pueden beneficiar tu actividad empresarial.

Infografía: Ventajas del cloud computing en tu empresa

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Pon tu negocio a salvo con Office 365

La cada vez más presente y cambiante sofisticación de las amenazas digitales en forma de virus, ransomwares o ataques de phishing ha incidido de manera alarmante en el campo de los negocios españoles. A raíz de los ataques informáticos de 2017 y la crisis de los procesadores Intel, España ha desarrollado una mayor sensibilidad frente a la protección tecnológica de su tejido empresarial. Entre las muchas soluciones y herramientas que hemos podido ver en las últimas semanas, hoy nos gustaría analizar el potencial de seguridad de Office 365 para empresas.

Desde su lanzamiento, la herramienta de gestión de productividad de Microsoft ha cosechado éxitos significativos en materia de seguridad y eficacia para el mundo empresarial. Gracias a sus cualidades, podemos aprovechar para proteger nuestros dispositivos, información personal y archivos a la vez que exprimimos nuestra jornada laboral al máximo. Entre algunas de sus funciones más destacables se pueden mencionar las comprobaciones de URLs o el escaneado de documentos adjuntos para mails. Gracias a ellas puede combatir virus conocidos y recolectar información sobre otras amenazas para protegernos de ellas en el futuro.

Una de las razones por las que Office 365 para empresas resulta tan atractivo ahora, es debido a las actualizaciones que ha recibido este mes de abril. Y es que, gracias a ellas sus funciones han sido ampliadas y mejoradas para que usuarios y empresas puedan disfrutar de un nivel de seguridad mucho más robusto y avanzado. Algunas de estas nuevas funciones incluyen la recuperación de archivos tras sufrir un ataque de ransomware, como los protagonizados por Telefónica en 2017; herramientas adicionales para asegurar información privada y personal; y finalmente, medidas de protección nuevas y más avanzadas para hacer frente a virus y ciberataques.

office 365 para empresas

Office 365 para empresas, recuperando lo robado

Los episodios protagonizados por los secuestros informáticos han acaparado buena parte de nuestra historia laboral reciente. Mediante estos ataques los delincuentes informáticos encriptan parte de la información de la empresa de manera que es imposible acceder a ella a menos que paguemos en bitcoins la suma que nos piden. Para mantener a raya este tipo de actividades nocivas, Office 365 para empresas cuenta con dos nuevas herramientas que permiten recuperar esos documentos secuestrados.

La primera, es un servicio de recuperación de datos que hace uso de la plataforma de cloud computing de Microsoft, OneDrive. Gracias al nuevo añadido, se puede recuperar cualquier archivo en un margen de tiempo que comprende los últimos 30 días. Se trata de una herramienta especialmente útil en casos de pérdida masiva de datos, corrupción de archivos o secuestro de estos.

La segunda, está enfocada directamente a los episodios de ransomware. Ahora Office 365 para empresas puede detectar los ataques para ayudar a las compañías a recuperar la información encriptada mediante una restauración del momento anterior al secuestro. Además, la propia aplicación avisa a los usuarios mediante mensajes a través de correo electrónico, notificaciones y SMS de si se está sufriendo un ataque y qué se puede hacer para evitar sus efectos.

La privacidad como prioridad

Existen archivos en forma de información personal, recibos de luz, documentos administrativos o propuestas de negocio, que de ser interceptadas supondrían un problema para sus dueños. Por esa misma razón, Office 365 para empresas ha añadido tres funciones que se aplican tanto en negocios como en usuarios individuales.

Una de las medidas de seguridad enfocadas a mejorar la privacidad de sus usuarios consiste en poner contraseñas a links y archivos compartidos en OneDrive. De esta manera, es imposible que nadie que no cuenta con la contraseña requerida pueda acceder a la información que hayamos protegido.

Los correos electrónicos son otro punto de mira para los ojos indiscretos. Es por ello, que la herramienta de Microsoft permite a sus usuarios encriptar sus emails. El nivel extra de protección también se aplica a la conexión que utilizamos, de modo que los delincuentes informáticos no puedan interceptar nuestros mensajes. Este tipo concreto de seguridad es especialmente útil cuando no conocemos con exactitud el nivel de protección de los destinatarios de nuestros correos. En caso de duda, el receptor obtendrá un enlace a una página de Office 365 en donde podrá autenticar su identidad para mantener las conversaciones alejadas de potenciales riesgos.

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Por último, podemos aplicar normas a los mails que enviemos para evitar que estos sean compartidos y enviados a los contactos de nuestros destinatarios. Se trata de una medida de seguridad al alcance de aquellos usuarios que quieran mantener su correspondencia exclusivamente entre su interlocutor y él.

Nuevas herramientas contra virus

Muchos de los ataques se perpetran a través de links infectados que las víctimas encuentran en mails, internet o documentos. Con el objetivo de evitar estos elementos, Office 365 para empresas analiza todos los enlaces que estén incluidos en Word, Excel y PowerPoint. En caso de que el link fuese malicioso, el usuario recibirá un mensaje de advertencia para evitar males mayores. Debido al extendido uso de estas herramientas de trabajo, se trata de una medida con un gran potencial.

Con todo, Office 365 está demostrando ser una de las mejores herramientas, sino la que más, para desarrollar la actividad empresarial de multitud de negocios. Su amplia gama de aplicaciones enfocadas a mejorar la productividad de proyectos, sumada a su intuitividad y su robusta seguridad lo convierten en actor activo del desarrollo de sus usuarios.

Desafíos de la seguridad en la nube para empresas

El potencial que ofrece la tecnología del cloud computing al mundo empresarial ha propiciado que cada vez más compañías inviertan de manera agresiva en servicios de almacenamiento y gestión en la nube. Algunas de estas organizaciones incluso invierten en modelos multicloud. En este último ejemplo, los clientes utilizan diferentes proveedores cloud según las necesidades de servicios específicos que tengan, coste o localización. En estos entornos es común el tráfico de información confidencial y delicada. Esta pasa a través de multitud de filtros y servicios, por lo que su manejo se ve complementado con la utilización de servicios privados cloud.

Dentro de este ecosistema dinámico y moderno propio de la transformación digital, es común encontrar ciertos elementos que a priori pueden hacer parecer que todo su manejo requiere habilidades muy complejas y específicas. Y es que, los recursos y flujos de trabajo de estas compañías se gestionan en entornos híbridos como el mencionado a la vez que varios empleados acceden a ellos a través de aplicaciones y dispositivos corporativos como ordenadores portátiles o teléfonos inteligentes.

Metas por cubrir

Es necesario que las empresas comprendan que, para instalar una infraestructura de seguridad eficaz, esta debe ser implementada sobre cada punto que tenga un riesgo potencial de ser atacado. Sin embargo, en muchos casos los negocios despliegan sus propias infraestructuras multicloud de manera orgánica, aplicando así la seguridad por proyectos en vez de manera global. En estos casos todo deriva en un solapamiento de soluciones en el que a través de varias consolas se acaban gestionando multitud de dispositivos. Esta sobreexposición de información dificulta el trabajo de aprovechar de manera adecuada los datos  que se generan con el cloud computing para identificar amenazas y responder sus ataques antes de que dañen nuestro negocio.

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Uno de los aspectos fundamentales a la hora de gestionar un ataque, es la rapidez con la que lo respondemos. Con el fin de adaptarse mejor a situaciones límite y al especial cuidado que los clientes demandan a sus  principales marcas, estas confían en la automatización de procesos para mejorar la toma de decisiones. Junto con esta situación, conviven los usuarios que trabajan con dispositivos conectados a internet, en el cada vez más conocido ecosistema de “internet of things”. Este tipo de entornos de trabajo también demandan soluciones de protección adaptadas a la complejidad de la situación de modo que la información de los usuarios no se vea comprometida.

Entre los beneficios del cloud computing empresarial, los aspectos más destacables son su flexibilidad y escalabilidad. Independientemente de los picos de actividad, flujos de información o recursos que se pueden añadir en cantidades casi infinitas, el cloud computing permite gestionarlos de manera dinámica para que los servicios de las empresas no se vean comprometidos y lleguen a sus clientes en condiciones óptimas. El problema de estas cualidades es que los eventos detrás de parte de esos procesos, pueden ocurrir de manera imprevista, afectando negativamente a la calidad de algunos programas de protección.

En cuanto a la complejidad de un entorno nube múltiple, esto puede suponer un problema en términos de vulnerabilidad. Existen casos en los que las soluciones contratadas para cubrir una infraestructura de cloud computing no se comunican entre ellas. Esta realidad facilita mucho el trabajo a los ciber criminales, que no son ajenos a su existencia y la aprovechan para diseñar ataques sofisticados que se aprovechen de este fallo.

Seguridad integral para cloud computing

Teniendo en cuenta la complejidad de los entornos multi cloud, la falta de comunicación entre aplicaciones de seguridad y las limitaciones de estas, puede ser complicado cubrir de manera eficaz una infraestructura tan importante. Es por eso, que para entornos con mucho riesgo, o empresas que deseen proteger sus recursos, utilizar una solución integral en materia de seguridad perimetral en redes puede ser una solución.

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El cambio pasa por integrar nuevas tecnologías que sean capaces de responder y actuar dentro del margen de velocidad que se manejan los entornos modernos de hoy en día. La protección de amenazas, así como la evaluación de rendimiento de la infraestructura deben ser gestionadas por programas como firewalls de última generación, aplicaciones de control, antivirus y antimalware, prevención de intrusos, inspecciones SSL, etc.

Como hemos comentado anteriormente, todas estas soluciones deben compartir la información que recaban para trabajar de manera conjunta y aumentar su efectividad ante amenazas más elaboradas. Dentro de este grupo podemos encontrar firewalls para segmentación interna o para aplicaciones web, antivirus de nueva generación, o ATPs como el que Microsoft ha implementado hace unos meses en su programa de productividad y colaboración, Office 365.

Del mismo modo que la mejora de la protección para por la comunicación entre las soluciones de seguridad integral, también es importante que están sean capaces de ofrecer respuestas de manera rápida. Para ello es necesario ofrecer los datos de manera centralizada pero sencilla, con la que los usuarios de la solución puedan desarrollar las respuestas adecuadas y sean capaces de programarlas de cara a diferentes escenarios peligrosos.

La transformación digital está siendo el hilo conductor de la revolución empresarial en España. Gracias a ella, muchas organizaciones han dado el salto a entornos basados en el cloud computing que las han ayudado a ser más ágiles y eficaces a la hora de mejorar sus recursos. Sin embargo, de la misma manera que la transición a este nuevo modelo requiere nuevas infraestructuras, también necesita nuevas medidas de seguridad que faciliten su correcto funcionamiento.

¿A qué deporte de riesgo juega tu empresa?

Algunas compañías dedican grandes cantidades de tiempo y recursos materiales a perfeccionar sus defensas contra ataques informáticos. Sin embargo, como hemos comentado en otras ocasiones, en España todavía hay empresas que optan por trabajar sin seguridad endpoint y se toman este riesgo potencial como un juego.

El pasado 2017 no ha sido un buen año en lo que ha seguridad se refiere, y el primer cuatrimestre de 2018 no ha sido mucho mejor debido a la crisis de los procesadores de Intel. El Centro de Recursos de Robos de Identidad ha comunicado que entre 2016 y 2017 se llegaron a registrar más de 1,579 ataques a empresas. Entre los objetivos de esos ataques informáticos, se encontraban datos de la Seguridad Social y números de tarjetas de crédito.

Por su lado, el Instituto Ponemon publicó en su estudio sobre los “Costes de las Fallas en Seguridad en 2017” que el gasto medio por empresa en Estados Unidos para reparar los efectos nocivos de un ciberataque es de 158 dólares aproximadamente, cuantía que sube hasta los 4 millones si se estima la media anual. Para evitar este tipo de situaciones las empresas invierten en soluciones de seguridad endpoint y en puestos de trabajo cualificados, ya que, tras ser expuestas, la mayoría recalcan que el mayor daño es la pérdida de volumen de negocio.

Un juego peligroso

A pesar de los costes que supone una brecha en un negocio, siguen quedando casos en los que los responsables del mismo deciden actuar sin seguridad ya sea por pereza o por no querer invertir lo suficiente. Esta realidad ha dado como resultado que casi la mitad de las empresas del mundo no sean capaces de evitar un ciberataque al 100%.

seguridad endpoint

Pinball, para esquivar responsabilidades

Una de las maneras en que las empresas lidian con los ataques informáticos es similar al juego de mesa que hace años había en los bares: las máquinas de pinball. De la misma manera que en aquel juego teníamos que esquivar obstáculos mientras la bola de metal rebotaba por el tablero, los responsables de los negocios que se arriesgan, muchas veces se dedican a esquivar potenciales peligros esperando que el regalo infectado no acabe colándose en el marcador. Lo que no acaban de comprender es que en algún momento alguien cometerá un fallo y será tarde para evitar la infección.

Campo quemado a ciegas

Este divertido deporte tan común entre los más jóvenes, dos equipos se enfrentan cada uno desde su propia base mientras se lanzan una pelota para eliminar a quien golpeen. Lo complicado viene cuando intentamos replicar este símil en un entorno corporativo rodeado de amenazas digitales por doquier. En este nuevo escenario el partido se vuelve un “todos contra la empresa”. Por esta misma razón, los profesionales en seguridad, si es que los hay, deben enfrentarse a una situación en la que no saben de donde vienen los golpes. Bien porque no cuentan con soluciones suficientemente eficaces o bien porque no tienen ninguna.  De esta manera, acaban fijándose más en marcadores que puedan derivar en ataques en vez de trabajar sobre signos más evidentes como los IoA, que mejoren su capacidad de respuesta. Sea cual sea el caso, la empresa acaba jugando un partido a ciegas en el que todos sus adversarios se centran en ella.

Jugar a los bolos con los negocios

En el deporte de los bolos el objetivo es siempre conseguir un strike, derribando todos los pivotes de un solo impacto. En el caso de organizaciones con un sistema de seguridad endpoint que no esté suficientemente desarrollado es posible que este ejemplo replique. Sin la “memoria” que aportan los informes que se preparan tras un ataque, es muy difícil que la empresa aprenda de los fallos que la llevaron a ser atacada y volver a evitarlos en el futuro. Es más, de no registrar estos informes, también puede ocurrir que un pequeño incidente acabe desencadenando un efecto dominó que en el futuro esquilme parte de los beneficios del negocio e incluso de su mercado.

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Buscando la seguridad endpoint

No todos los juegos que se pueden aplicar al mundo de la ciber seguridad son ejemplos perniciosos. Del mismo modo que se pueden utilizar casos de actitudes irresponsables, también podemos inspirarnos en otras temáticas para mejorar nuestras defensas. Un ejemplo muy útil es el de “buscando a Wally”. ¿Es tu empresa una organización que sabe dónde se oculta su información más preciada entre todos sus ficheros y servidores? Por el contrario, también se podría plantear la pregunta opuesta para conocer la destreza con la que el equipo de seguridad es capaz de encontrar ese malware problemático y neutralizarlo antes de que pueda hacer daño.

Los juegos son divertidos, y de hecho, ayudan a mejorar muchas de nuestras habilidades en el trabajo. Sin embargo, la seguridad de nuestro negocio no es un tema que debiera ser tomado como un juego, ya que de ella depende en gran medida el éxito de la trayectoria de la empresa. Por esa razón debe ser tratada como un elemento de vital importancia corporativa y con profesionalidad en deferencia a nuestros clientes.

Navega en Office 365 hacia la GDPR

La llegada de la nueva ley de protección de datos es casi inminente. El 25 de mayo todas las empresas de la Unión Europea deberán tener implantada la nueva regulación para proteger la información que sus clientes les faciliten. Sin embargo, como hemos analizado anteriormente, la tasa de implantación en España para la GDPR es baja por diferentes motivos. Por esa razón, hoy vamos a analizar diferentes herramientas del pack Office 365 para empresas, que van a ayudar a los negocios a integrarse en este nuevo modelo legal.

La implantación de la GDPR comenzó como un proceso paulatino al que las empresas podían adherirse para crear con sus clientes una relación de mayor confianza que trajese como consecuencia un incremento de la implicación por parte de trabajadores y por extensión una subida de productividad. El planteamiento se introdujo de esta manera para facilitar a las empresas el tránsito a lo que acabaría siendo una obligación futura.

Ahora bien, el objeto principal de la GDPR es la protección de información. Para asegurarla y evitar depurar responsabilidades, los negocios tienen multitud de herramientas a su disposición, entre ellas vamos a elegir Office 365 para empresas por su compromiso para mejorar el mundo empresarial y por la facilidad con la que se manejan sus diferentes plataformas.

Entre las últimas mejoras más destacables que ha recibido la herramienta multitrabajo de Microsoft, se pueden destacar las siguientes en materia de protección de datos:

  • Acceso general para Azure, Dynamics 365 y Office 365 para empresas en nubes públicas.
  • Acceso general al escáner de protección de la información de Azure
  • Disponibilidad del Compliance Score para Office 365

Así mismo, las cualidades de Office 365 para empresas ayudan a los negocios a proteger información delicada en diferentes plataformas cloud y aplicaciones.

Para cuando la GDPR esté ya en Europa, las actualizaciones de Microsoft ofrecerán plantillas  enfocadas a estructurar los diferentes planes de multitud de empresas de cara a la nueva legislación. Este proceso se basa en filtrar información en base a diferentes criterios para segmentarla por tipos y asignarles el nivel de protección que cada una necesite.

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Cumpliendo las normas

Es difícil seguir el ritmo de las nuevas regulaciones, y más aún cuando se tratan de leyes en las que se gestionan recursos tan importantes y sensibles como la información personal de terceros. Es por eso, que en empresas grandes puede complicarse esta labor debido al número de empleados y departamentos. De igual manera, pymes medianas o que no están acostumbradas a la actualidad legislativa acaban algo confusas con los requisitos que deben cumplir para no enfrentarse a las sanciones de la GDPR. Esta situación es la causante de mucho estrés laboral y puede alterar negativamente el ritmo de trabajo de los negocios. Por esa razón, Office 365 para empresas cuenta con su herramienta Compliance Manager para ayudar a las compañías a cumplir con los plazos y normas de cuerpos legislativos como lo es la nueva ley de protección de datos.

Evaluación de riesgos

El riesgo es una constante en la actividad empresarial. Medir su potencial y poder actuar en consecuencia es un factor decisivo para mantener nuestra actividad a flote y ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes. Para poder evaluar de forma segura los riesgos a los que nuestro negocio se enfrenta en el cumplimiento de la GDPR, el Compliance Manager incluye una función muy útil que nos ayudará con esta labor. Compliance Score hace uso de un sistema de puntuación para asignar valores concretos a diferentes actividades que queramos medir, y siempre en referencia a un tercer elemento que utilizará como punto de partida. Con este planteamiento es mucho más sencillo hacer un seguimiento de nuestro cumplimiento para la GDPR y corregirlo al momento.

Protección de datos

El escáner de protección de información de Azure funciona en entornos locales e híbridos en los que permite al usuario configurar políticas para encontrar de manera automática cualquier tipo de documentos. Gracias a esta búsqueda podremos clasificarlos, etiquetarlos y protegerlos de manera personalizada como más nos convenga, ya sea en servidores locales o nube. La configuración del escáner también permite programarlo para que periódicamente revise las políticas establecidas para nuestra empresa, así como sus servidores.

Integración de aplicaciones

La movilidad es uno de los nuevos valores que cada vez más empresas están intentando adoptar con la finalidad de conciliar la vida laboral y la personal. Este factor también facilita el poder trabajar a distancia y con independencia de si estamos en la oficina o en un aeropuerto. Partiendo de este escenario, la protección de Office 365 para empresas también se extiende a todos aquellos dispositivos que cuenten con sus aplicaciones, facilitando de esta manera el trabajo a distancia. Por esa razón la protección se efectúa sobre los documentos, para que una vez abiertos en otro dispositivo, el proyecto siga protegido.

office 365 para empresas

La protección aplicada a ficheros funciona mediante un sistema de etiquetas que nosotros mismos podemos utilizar. Por ejemplo, el Microsoft Cloud App Security puede leer estas etiquetas mediante la protección de información de Azure y actuar en consecuencia. Los archivos etiquetados como “confidencial” o “no enviar” no podrán salir del equipo a través de aplicaciones de envío de archivos como Dropbox. Del mismo modo, este servicio también clasifica, si se lo especificamos, archivos que tengamos en la nube de manera inteligente para protegerlos con medidas adicionales de seguridad, como encriptcaciones.

Office 365 para empresas multiplataforma

El caso de la variedad de aplicaciones se aplica también a los diversos soportes en los que se ejecutan programas de Microsoft. Uno de los casos más comunes son los usuarios de Mac. Es por eso, que el nuevo Office 365 permite a cualquier persona contar con un nivel de protección similar al de Azure fuera de Windows, gracias a que no son necesarios los plugins que se utilizaban antes.

Con todo, la amplia selección de opciones de Office 365 para empresas y su fácil manejo hace que la llegada de la GDPR sea menos abrumadora. Sea cual sea la situación de cada negocio en España, lo claro es que antes o después van a tener que elegir un método para aceptar la nueva legislación y cumplirla.

Ten una empresa más rápida y eficaz con Teams

Menos desorden significa más productividad. Muchas veces, una mala gestión de nuestros recursos nos puede llevar a perder más tiempo del debido cuando realizamos nuestras tareas del día a día. Ya sea por no contar con nuestras herramientas con la rapidez que deseamos o porque nuestro espacio está saturado y desordenado, trabajar puede volverse un caos. Cuatro de cada diez trabajadores afirman que trabajar con herramientas cómodas y que los ayuden a ordenar sus actividades aumentan su productividad. Es por eso que queremos dar cierto protagonismo a una de las herramientas que más está ayudando a trabajadores en todo el mundo durante sus proyectos cotidianos, Teams, de Office 365 para empresas.

La razón de ser de Teams, ha sido siempre la optimización de los recursos de grupos de trabajo. Gracias a que forma parte del paquete de herramientas de escritorio de Microsoft, cada poco tiempo sufre modificaciones enfocadas a mejorar su rendimiento y la experiencia de usuario.

Fusión de aplicaciones

Los perfiles del presente requieren dominar varias herramientas y ser multidisciplinar. Es por ello, que acostumbramos a trabajar con varias aplicaciones. Sin embargo, a veces puede llegar a ser muy frustrante la poca interacción que existe entre ellas, sobre todo si necesitamos combinar datos de diferentes fuentes. En la última actualización de Teams se pueden conjugar las características de otras plataformas de Office 365 para empresas, así como programar tareas con Trello, InVision o SurveyMonkey.

Los departamentos pueden comunicarse entre sí mediante la función de chat en vivo para compartir información y archivos. Para hacer la comunicación más sencilla, ahora Teams permite tener una conversación sobre una aplicación extra sin tener que salirse de la conversación. El procedimiento es sencillo, simplemente es necesario agregar información de una aplicación que hayamos usado, y Teams creará una especie de tarjeta con la información a la que estamos haciendo referencia para poder trabajar con ella.

office 365 para empresas

Todo a un golpe de vista

Durante la fase de planificación de proyectos es necesario tener una visión general de la situación del mismo. Normalmente para contar con un resumen de las diferentes áreas en las que estamos trabajando tenemos que revisarlas todas de una en una y sintetizar la información. Con la aplicación de Office 365 para empresas ese proceso se vuelve intuitivo y fácil de ejecutar. Desde el nuevo espacio de aplicaciones que incorpora Teams, podemos tener una visión general del trabajo que tenemos en las diferentes plataformas que hemos guardado en su configuración. De esta manera, podremos acceder fácilmente a nuestras citas en Planner, problemas técnicos gestionados con Jira Cloud o acceder a nuestras notas en OneNote. Como complemento también está la función “Quién” con la que podremos buscar como si de un directorio se tratase, a diferentes compañeros de trabajo.

Experiencia ampliada

A través de la sección “Store” Teams ofrece a sus usuarios un nuevo catálogo de aplicaciones para ampliar la experiencia de usuario. Gracias al abanico que ofrece, todos los trabajadores pueden encontrar plataformas con las que agilizar las diferentes tareas que tienen programadas. Como novedad, la aplicación de Office 365 para empresas ha incluido una búsqueda por nombres y categorías para dar con la solución más ajustada al instante. Por último, la gestión de recursos ha sido pensada para que una vez integradas, las aplicaciones se puedan ver de manera cómoda en el canal específico de Teams para aplicaciones propias.

Comandos y agilidad

Desde el cuadro de comandos ahora se pueden formular consultas para navegar directamente hasta la respuesta que necesitamos. Un ejemplo útil vendría a ser una consulta hecha alrededor de una aplicación extranjera o archivo que necesitemos compartir en una conversación con más compañeros de trabajo. Así mismo, Teams está trabajando en futuras funciones como la de crear tareas para la gestión de proyectos. Gracias a esta idea se podrá mostrar una lista de comandos que nosotros previamente habremos asignado a las aplicaciones que más utilicemos.

De manera complementaria, en Teams se pueden realizar run tipo diferente de comandos, utilizando la tecla “/”. Gracias a ella podremos realizar búsquedas en el cuadro de comandos de la aplicación de Office 365 para empresas. La variedad de acciones que se pueden llevar a cabo es muy amplia. Con sólo escribir la barra, el menú de comandos se desplegará mostrando acciones como la de agregar usuarios, cambiar nuestro estado o llamar a otro compañero.

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Ahorra tiempo

Para aquellos que necesitan organizar su semana y utilizan recordatorios constantes en sus diferentes actividades, Teams integra en su red la aplicación Microsoft Planner. Gracias a Planner, los usuarios tienen una experiencia ampliada de las funciones del calendario Outlook, tales como filtrar eventos, programar actividades, agrupar trabajos, utilizar códigos de color para diferenciar temáticas y utilizar recordatorios.

Office 365 para empresas tiende siempre a la mejora del trabajo a través de sus aplicaciones. Es por ello, que en los próximos meses lanzará una ampliación de sus servicios en Planner para que las actividades que programemos en él, también se integren en Microsoft Outlook y evitar así tener que utilizar una plataforma para cada actividad que desarrollemos.

La colaboración entre comunicación y trabajo es fundamental para llegar a un nuevo nivel de competitividad. Trabajar en entornos de calidad fomenta la implicación de los empleados y por extensión la satisfacción de los clientes del negocio. Microsoft Teams se encuentra en la actualidad como la herramienta número uno dentro de la colaboración empresarial y es por ese motivo que el pasado martes, ha recibido el premio “Best of Enterprise Connect” en la feria “Enterprise Connect 2018” donde se premiaba el potencial tecnológico que diferentes herramientas aportaban al ecosistema empresarial actual.

¿Dejarías tu empresa sin seguro? Tampoco sin copias de seguridad

En pleno auge de las nuevas tecnologías y el potencial que estas despliegan para los negocios que se deciden a invertir en ellas, a menudo nos olvidamos de las cuestiones más simples. Tal es el caso de las copias de seguridad para empresas. Este fenómeno ocurre con mucha frecuencia en pymes medianas donde los directivos creen falsamente que nunca puede ocurrir nada. Tanto las personas físicas como las compañías cuentan casi siempre con seguros que cubren sus bienes y actividades. Entonces, ¿por qué no invertir también en copias de seguridad?

Implantación de las copias de seguridad

No es necesario sufrir un ciberataque para toparnos con una situación en la que perdemos los datos de nuestro negocio. Muchas veces, los fallos técnicos o los errores humanos se encuentran detrás de estos imprevistos. Según la empresa CloudBerry, un tercio de las compañías no realizan copias de seguridad. De este dato se puede desprender una costumbre preocupante para los negocios, y es que, en caso de un fallo técnico, los afectados no tendrán manera de volver atrás para recuperar sus datos.

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A pesar de que dos tercios restantes sí que realizan copias de seguridad, no todos ellos utilizan los ajustes más adecuados para sus empresas o no realizan copias con la frecuencia que deberían. De hecho, en el estudio realizado por CloudBerry, algo menos de la mitad de las empresas que realizan copias de seguridad de sus archivos sólo tienen una única copia. A pesar de tener un mínimo de garantía frente a cualquier eventualidad, esta no sería suficiente para restaurar los proyectos más actuales de la actividad empresarial.

En varios casos, la falta de rigor de las empresas se debe al recelo que les causa el realizar una inversión completa en este tipo de soluciones. Si bien apostar por implementar un sistema de copias de seguridad efectivo y permanente puede suponer un desembolso, a la larga los costes de una pérdida de datos son mucho más costosos. Invertir en un sistema potente también garantiza el no tener que preocuparse de manera permanente sobre las copias. Estas se pueden programar de manera automática o en su defecto se puede exportar su gestión a un proveedor TI competente que se especialice en su uso.

La mala gestión de las soluciones de copias de seguridad lleva a que se genere un sentimiento de desconfianza hacia ellas. Otro estudio llevado a cabo por Kroll Ontrack desvela que dentro de la porción de empresas que realiza un backup, el 61% ha sufrido alguna vez un contratiempo con sus datos. En la mayoría de los casos este fenómeno se debió al mal uso de la configuración de su propia herramienta.

Más allá de la pérdida de productividad que puede ocasionar tener problemas con los datos de la empresa, existe una dimensión jurídica que en cierto modo obliga a las sociedades a proteger ciertos datos y a adquirir políticas concretas en cuanto a su gestión. La vigente Ley Oficial de Protección de Datos obliga a las compañías a guardar los datos personales de las personas que los cedan con su previo consentimiento. De manera adicional, la nueva ley para la UE en términos de protección de datos, la GDPR, va a ejercer un control aún más férreo sobre la seguridad de la información que las personas ceden a las compañías. A partir del 25 de marzo siempre que una empresa sea atacada y pierda el control sobre sus datos deberá comunicar el incidente en un plazo máximo de 72 horas. De no ser así las sanciones pueden alcanzar cuantías elevadísimas de hasta 20 millones de euros.

copias de seguridad

Cómo evitar problemas

Para evitar problemas mayores, las soluciones más robustas pasan por contar con proveedores de copias de seguridad para empresas alojadas en la nube. Azure de Micrososft o Veeam son de las más demandadas. Al poder trabajar con datos en remoto se evitan problemas de espacio y actualizaciones propios de los servidores menos modernos y locales. Algunas compañías suelen desconfiar al ceder sus datos a terceros. A pesar de que este tipo de soluciones cuentan con medidas de seguridad muy potentes, siempre es posible cifrar los datos para añadir un nivel más de seguridad. En su caso, Veeam ha sido galardonada con el 2018 Gartner Peer Insights Customer’s Choice” en la categoría de backup y recuperación de centros de datos, convirtiéndola en una de las opciones más adecuadas para empresas.

En cualquier caso, siempre pueden ocurrir imprevistos que salten por encima de todas las precauciones que hayamos puesto. En esos momentos lo más importante es contactar con un experto en recuperación de datos para restaurar los archivos corporativos a la versión más actual posible. Independientemente de la situación y naturaleza de la empresa, contar con un sistema de copias de seguridad es una necesidad que no conviene ignorar debido a su potencial para minimizar pérdidas y ahorrarnos futuros desembolsos imprevistos.

El puesto del trabajo moderno pasa por la colaboración y creatividad

Los entornos laborales son el símil perfecto de cualquier ser vivo. Multitud de elementos confluyen en un mismo espacio para cuidar de que todas las actividades que se desarrollan se lleven a cabo correctamente para cumplir con el objetivo del grupo. Como entorno dinámico que es, una empresa cambia y se adapta a los nuevos estímulos para mejorar sus actividades y servicios. En plena transformación digital se busca mejorar la situación de los trabajadores para que estos a su vez se encuentren más a gusto con su empleo y al mismo tiempo desempeñen una labor más eficaz y completa para su compañía. Tanto es así, que la semilla de la modernización empresarial pasa por la evolución del puesto de trabajo de los propios empleados. Esta a su vez, se basa en la implementación de la colaboración entre todos los órganos del grupo y de la estimulación de la creatividad en sus actividades. Para fomentar tales cambios es importante adoptar una mentalidad abierta y progresista dentro del negocio y a su vez, contar con herramientas profesionales que hagan posible el cambio, como lo son las aplicaciones Teams u Outlook de Office 365 para empresa.

Modernización y Office 365 para empresas

Escribir como un novelista

En sociedades enfocadas al sector de los servicios tal y como ocurre en España, es importante la creación de documentos y textos que plasmen correctamente procesos complejos, propuestas y planes a largo plazo. Por esa razón los procesadores de texto como Microsoft Word se han estado utilizando ampliamente en todo el mundo además de en España. Concretamente, la versión más actualizada del pack Office 365 para empresa, aparte de incluir multitud de servicios cloud, aglutina varias herramientas que facilitan la edición de texto.

office 365 para empresas

Durante el proceso de creación de un escrito, el propio programa hace un trabajo de propuestas basadas en tecnología con inteligencia artificial, de modo que este es capaz de sugerir correcciones en tiempo real, puede ofrecer sumarios de ajustes o mejoras lingüísticas basadas en el contexto del documento. Con esta mecánica el usuario podrá realizar multitud de cambios de manera lineal o por categorías.

La versión para el sector educativo de Office 365 para empresas ofrece a los profesores un panel en el que se reflejan los errores más comunes de manera individualizada para que cada estudiante aprenda de una manera mucho más eficaz.

Documentos más atractivos

Volviendo a la integración de la inteligencia artificial, Microsoft Word incluye la función del asistente de curriculums. Esta aplicación funciona de manera conjunta con Linkedin, y ayuda al usuario a crear presentaciones de sus destrezas laborales de una manera atractiva y ordenada.

La colaboración y seguridad en un solo punto

Uno de los exponentes por excelencia de la colaboración que Office 365 para empresas aporta a sus usuarios, es la aplicación Teams. Entre sus funciones destaca la de poder añadir a cualquier persona como “invitada” a la plataforma. Este cambio supone una mejora significativa, ya que antes sólo las personas que tuviesen Azure Active Directory podían trabajar como invitados.

El potencial de este nuevo cambio radica en la protección de la que todos los participantes de la aplicación Teams pueden beneficiarse cuando trabajen con ella, sean invitados o no. También contarán con acceso completo a los chats, documentos y reuniones que se programen. Así pues, los usuarios que utilicen cuentas Outlook.com o Gmail.com estarán cubiertos por el escudo de Office 365 para empresas.

Para invitar a alguien simplemente hay que desplazarse hasta el menú cerca del nombre del equipo y seleccionar “añadir miembro”. En el siguiente paso se nos pedirá introducir el correo electrónico del nuevo participante para que este reciba la invitación en su buzón de entrada.  Si el usuario no tiene una cuenta Microsoft se le pedirá que cree una gratuita para poder seguir con el proceso.

Una vez integrados, los invitados podrán compartir documentos y descargar archivos sin problemas, gracias a la protección extendida que Teams ofrece con Azure AD. Este nivel de seguridad cuenta con un rigor a la altura de las empresas más exigentes y añade diversas políticas personalizables para usuarios invitados. Además, el sistema de seguridad de Teams utiliza machine learning para suplir a la plataforma de supuestos ante los cuales debe adoptar medidas adicionales de seguridad. De este modo, se evita que comportamientos sospechosos o programas maliciosos puedan afectar a los participantes de Teams.

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Puesta al día instantánea

Otro de los beneficios que integran el pack Office 365 para empresas es la aplicación StaffHub Now. Gracias a ella cualquier empleado puede tener a simple vista una actualización permanente de las tareas que debe afrontar a diario. Con este nuevo formato que incluye notas, códigos de color y avisos, es mucho más sencillo estructurar la jornada laboral por reuniones, tareas o descansos y la posibilidad de poder modificarlos sobre la marcha si ocurren cambios.

Actualizaciones inteligentes

Tras las últimas actualizaciones de Office 365 para empresas, los administradores de la solución de Microsoft pueden comprender de una manera más sencilla la información que ellos mismos han guardado y gestionado.

Identificación de políticas

Desde que Microsoft decidió implementar la opción para nombrar políticas que los usuarios llevaban tanto tiempo pidiendo, ahora es posible asignar nombres y ciertas condiciones a las normas que los administradores crean para los grupos de Office 365 para empresas. Este nuevo sistema hace más fácil para los administradores gestionar grupos a la vez que los usuarios identifican con mayor facilidad colectivos útiles para sus actividades.

Sintetiza de manera sencilla

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Gracias la herramienta Visio Online+ que Microsoft introdujo el año pasado su plataforma cloud, los usuarios de Office 365 para empresas podrán diseñar diagramas mediante multitud de elementos que se conectan entre sí. Con esta aplicación es más sencillo esquematizar procesos y plasmar de forma gráfica trabajos para compartirlos con compañeros de empresa.

Prepárate para la GDPR con Office 365 para empresas

La nueva ley de protección de datos estará vigente a partir del 25 de mayo. Muchos negocios aún no se han preparado para su integración debido a la poca información que han recibido y al recelo que suscita. Sin embargo, la plataforma colaborativa cloud de Microsoft tiene añadidas varias funciones que aprovechan las características de la nueva ley de protección de datos para facilitar a las empresas el salto al nuevo modelo. Entre ellas las más destacables son; el Azure Information Protection, que permite una gestión muy personalizada de la información, tal y como demanda la GDPR; o Compliance Manager, que es capaz de evaluar y gestionar los riesgos en tareas corporativas para establecer prioridades vitales para la empresa.

La clave del éxito pasa por adaptarse a los nuevos tiempos y predecir las corrientes que el mercado nos ofrece para destacar sobre nuestros competidores. Pero aún más importante que eso, es convertir nuestra marca en un lema aspiracional para nuestros clientes. La excelencia sólo se consigue aplicando los estándares más altos de calidad y profesionaldiad  a nuestros servicios.

La migración al modelo cloud como mejora empresarial

Compartir información en cualquier compañía es una tarea vital y necesaria para el correcto funcionamiento de la actividad corporativa que se produce día a día. La comunicación entre diferentes departamentos y la consecución de multitud de proyectos sólo puede llevarse a cabo con las herramientas apropiadas. Es por eso que programas como OneDrive del paquete Office 365 para empresa facilita sobremanera estas interacciones.

La relación innata que tiene OneDrive con la nube permite a los usuarios compartir numerosos documentos en línea. De esta manera, los trabajadores pueden guardar, acceder y trabajar con todos los proyectos independientemente de dónde se encuentren o el dispositivo que utilicen para acceder a dicha información.

Ventajas del cloud computing

Contar con tecnología basada en el cloud computing supone, como hemos debatido en anteriores ocasiones, un avance en materia de seguridad, movilidad y costes, así como velocidad. En el caso concreto de la aplicación de Microsoft, es posible utilizar un recurso llamado Fast Track con el que las compañías que deseen migrar a la nube, puedan hacerlo sin quebraderos de cabeza. Con esta iniciativa se busca que cada vez más negocios den el salto hacia la Transformación Digital, un nuevo modelo de gestión corporativa que busca la mejora y evolución de los grupos mediante la implantación de nuevas tecnologías.

Con la asimilación de las nuevas tecnologías por parte de la población española, así como la modificación de nuestros hábitos en internet, nos ha llevado a convertirnos en actores primordiales de la evolución del entorno business del país. Tanto es así, que las empresas en España invertirán hasta un 22% de sus presupuestos en tecnología para la nube en 2020. Esta tendencia no hace más que reflejar la importante mejora que supone trabajar con el tráfico de documentos en línea.

Volviendo a las aplicaciones más utilizadas en el cloud, encontramos los usos que más de 350.000 empresas dan a OneDrive en todo el mundo.

computación en la nube

Mejora de la creatividad y trabajo en equipo

Compañías grandes como es el caso de las multinacionales necesitan contar con una amplia plantilla con capacidad de movilidad. Esto hace necesario que la comunicación entre filiales de varios países o entre colegas de departamento que se encuentren en diferentes territorios, sea primordial para sacar adelante proyectos multiculturales.

Aprovechamiento de la seguridad

Microsoft es percibida como una de las compañías más seguras en el ámbito empresarial. Diferentes ejemplos de su compromiso con la seguridad hablan en su favor, pero lo importante es que tiene la capacidad para invertir más en seguridad de lo que un banco podría. Por esta razón, OneDrive cuenta con planes que se adaptan a todas las empresas de manera que independientemente de su tamaño, todas puedan contar con la tranquilidad de que su trabajo no se verá amenazado por elementos maliciosos ni delincuentes informáticos.

Simplificación

En vez de contar con diferentes proveedores de almacenamiento mediante cloud computing, contar con un único programa para resguardar la información de una compañía entera ahorra multitud de problemas a la hora de gestionar todos esos datos. Se eliminan los tiempos de mantenimiento por cada soporte, los potenciales peligros y problemas de contraseñas a la vez que se reducen los costes de alquiler de múltiples plataformas.

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Avances tecnológicos

Las empresas que se planteen la migración a la nube lo tienen un poco más fácil gracias a la facilidad que ofrece Fast Track para OneDrive. Por si fuera poco, entre las otras aplicaciones para el trabajo que la herramienta de Microsoft tiene, se pueden destacar las siguientes:

  • Asegurar el envío de información a pesar de no tener una cuenta de Microsoft. De esta manera se otorga a los usuarios y departamentos de TI una nueva manera de compartir datos y el control para conocer en todo momento qué se está compartiendo.
  • OneDrive también ofrece las ventajas que el almacenamiento con tecnología mediante el cloud computing ofrece a las empresas: la gestión de datos corporativos sin dependencia de servidores físicos locales.
  • Ahora también es posible trabajar con mayor facilidad con dispositivos que cuenten con el sistema operativo iOS gracias a la integración con la aplicación de Apple Files.

Con todo, hay que destacar que al tejido empresarial español aún le queda un largo camino por recorrer para adecuarse al ritmo de las culturas empresariales más punteras del globo. Seguir invirtiendo en nuevas tecnologías como la nube o las migraciones integrales a estos modelos, son sin duda una muestra de que estamos recorriendo el camino adecuado.