El correo electrónico sigue siendo el canal favorito para comunicarse en los ámbitos laborales, y eso no va a cambiar, al menos en un futuro cercano. Teniendo pues este soporte para la transmisión de datos, las empresas necesitan preparar su infraestructura de cara al desarrollo óptimo de su actividad. Es por eso, que mediante la transformación digital y la aplicación de la tecnología del cloud computing, el clásico email puede convertirse en una herramienta aún más productiva y rápida.
El cloud computing y mayor eficiencia
En el día a día de las empresas es común tropezar con episodios farragosos donde los servidores o diferentes procesos de integración pueden tardar horas debido a la lentitud que pueden experimentar. Una solución de correo electrónico integrada ahorra mucho tiempo y energía a los trabajadores. Por si fuera poco, si dicha plataforma está sustentada por tecnología del cloud computing como la que encontramos en Office 365 para empresa, la entrega de mensajes es mucho más rápida. Dicho de otro modo, los procesos corporativos se vuelven más eficientes.
Adiós del hardware
Comenzar un proceso de migración de los correos electrónicos de la compañía a la nube trae como consecuencia una importante reducción de problemas en lo referente a servidores locales. Además, las migraciones y las actualizaciones de software periódicas pueden ayudar a rebajar o incluso eliminar los tiempos de espera asociados a los mantenimientos de dichos servidores.
No contar con servidores físicos también supone una gran ventaja en términos de movilidad. Hoy en día el protagonismo que han adquirido los dispositivos móviles es innegable. En España el 70% de los usuarios de internet acceden a la red a través de su móvil. Este nuevo comportamiento ha conducido a que la cultura de muchas empresas se haya vuelto más flexible y permita a sus empleados trabajar desde casa o desde cualquier sitio en el que haya una conexión a internet. Gracias a este nuevo modelo, aparte de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal, se obtiene un grado mayor de eficacia a la hora de trabajar. La aplicación de correo Outlook en la nube de office 365 para empresas permite a los trabajadores abrir todos sus correos electrónicos desde sus dispositivos móviles sin tener que estar condicionados por el lugar de trabajo. De esta manera es posible localizar archivos, conversaciones, y proyectos en cualquier momento y lugar para poder seguir trabajando sin limitaciones físicas.
Ahorro en tiempos de espera costosos
Cada momento que un correo electrónico está inoperativo, la empresa sufre ciertos efectos colaterales que se traducen en pérdidas económicas. De hecho, mediante las soluciones con servidores locales es más frecuente recibir amenazas informáticas que junto con los mantenimientos y parones puedan ejercer bajones de operatividad a largo plazo. En 2016 estos mismos elementos fueron los causantes de pérdidas de hasta 2.400 millones de dólares según el Instituto Ponemon. Casi el doble que en 2010.
Según Mimecast, el 83% de los directores de TI opinan que el correo electrónico es en el 65% de los casos el canal principal a través del cual se reciben más amenazas. A este asombroso dato hay que añadir que una gran parte de estos profesionales no están completamente equipados con alternativas competentes para hacer frente a esos ataques en forma de virus, spam, malware, phishing o ransomware.
¿Cómo afectan estos contratiempos a la productividad de las empresas? De una manera muy sencilla: pérdida de ingresos, ralentización del flujo de trabajo y una reducción importante en la productividad de los trabajadores.
Más seguridad
En muchos sectores del mercado internacional la seguridad es un elemento vital que se rige por numerosas regulaciones. Sin embargo, mantener niveles altos de seguridad junto con una alta adherencia, consume grandes cantidades de tiempo y reduce la productividad cuando se intentan gestionar todos estos factores por cuenta de los negocios que las demandan. Es por eso que servicios como SharePoit y sus aplicaciones de pack ofrecen una alternativa a este problema. Al trabajar con tecnología cloud computing, aparte de convertir las tareas corporativas en procesos más ágiles, también se gana seguridad sin sacrificar velocidad. Uno de los mejores ejemplos de este paradigma es OneDrive. Gracias a esta aplicación de SharePoint los negocios pueden almacenar información importante en la nube a la vez que cuentan con un fuerte sistema de seguridad, y es que según Ponemon, el 69% de los hackers desisten en sus ataques si su víctima cuenta con una defensa eficaz frente a elementos maliciosos.
Actualizaciones sencillas
Las soluciones de correo electrónico mediante cloud computing ofrecen a los negocios la posibilidad de actualizar su software, ahorrando de esta manera, mucho tiempo a los miembros del departamento tecnológico. Aplicando esta regla, se evitan los tiempos de parada propios de los mantenimientos de los servidores. Para facilitar los procesos de actualización basta con sólo habilitar las actualizaciones automáticas de Office 365 para empresa de manera que el departamento TI no tenga que estar preocupado por revisar qué falta o perdiendo tiempo en revisar la actualidad en seguridad cloud.
Con todo, lo importante es mantener la plataforma de correo electrónico actualizada y revisada para que las empresas funcionen de manera óptima. Para ello es importante la proactividad por parte de todos los integrantes del negocio. Esto se puede traducir en inversiones útiles en cloud computing para agilizar los procesos de email, ser meticuloso con los correos extraños para evitar males mayores y aprovechar las opciones que los diferentes software complementarios aportan a este canal tan utilizado.
