Cuando se trata de mejorar una empresa casi se podría hablar sobre cualquier sector que la integre. Sin embargo, como llevamos viendo en los últimos años, el potencial más prometedor en cuanto a mejoras se lo lleva de nuevo la transformación digital. En el punto de hoy queremos hablar sobre la automatización de ciertas tareas mediante el uso de SharePoint. Esta aplicación del paquete Office 365 de Microsoft ayuda a segmentar las diferentes tareas del día a día en una empresa y poder establecer así, flujos de trabajo entre ellas para poder automatizar respuestas y acciones en base a las mismas. De esta manera, es posible abarcar un espectro de actuación mucho más amplio e interactuar con todas sus posibilidades de un modo mucho más rápido que mediante el método manual clásico.
La definición de estos flujos de trabajo para gestionar tareas rutinarias de cada día se pueden aplicar a multitud de acciones como el manejo de mails, archivos u horarios. De esta manera, los empleados de la compañía pueden dedicar más tiempo y en mejores condiciones a proyectos que requieran una mayor creatividad e implicación por su parte.
Ventajas de SharePoint
La última versión de SharePoint funciona con Windows Workflow Foundation. A diferencia de SharePoint 2010, 2013 u online, el motor de la gestión de los flujos de trabajo de se encuentra integrado en Microsoft Azure.
Para gestionar y editar los workflows se puede utilizar también el Visual Studio, el entorno de desarrollo para aplicaciones de Microsoft. Con este sistema se pueden aceptar o rechazar tareas. Para poder fijar esta regla basta con ir a la interfaz y poner la orden que queremos desarrollar en el estado “opcional” en vez de “oculto”. Con este ajuste podemos editar más allá y decidir si ante la aparición del evento que queremos, este debe ser rechazado o aceptado.
También es posible trabajar en grupos para crear reglas y validarlas sin que todos los integrantes del proyecto se encuentren en el mismo lugar. Cada workflow puede generar una URL que otra persona puede pinchar y así seguir editando la regla sobre la que se está trabajando.
Como actor primordial de la transformación que es, SharePoint está estrechamente relacionado con el resto de las tecnologías que conforman este nuevo modelo de gestión empresarial. En este caso, la inclusión del BigData incide directamente sobre él. Dependiendo de qué compañías imaginemos, se pueden dar casos en los que existan entornos donde se trabaja con volúmenes ingentes de información como marcas de telecomunicación, grandes almacenes o empresas de envíos. En estos casos, el uso de programas de gestión documental como SharePoint se hacen necesarios ya que poder correlacionar y programar acciones concretas para cada tipo de interacción entre todo ese complejo de datos sería imposible para un equipo humano.
Así mismo, SharePoint también cuenta con reglas programables para ordenar e indexar diferentes tipos de datos. Gracias a ello, es posible integrar bases de datos y CRMs con esta herramienta de modo que se vayan creando categorías que cada empresa estime oportunas para su posterior búsqueda y reutilización. Este trabajo de gestión facilita no sólo la toma de decisiones de tareas rutinarias y farragosas, sino que también hace más sencillo para los empleados del negocio tener un acceso limpio y rápido a los datos que necesitan, con opción a modificarlos según la situación lo requiera.
Flexibilidad y gestión
La mejora de la gestión documental así como la de toma de decisiones tiene como efecto añadido una reducción importante de tiempo empleado en tareas innecesarias. De este modo, se mejora la productividad y con ella los ingresos y el valor añadido que la empresa puede ofrecer a sus clientes.
En cuanto al valor añadido que puede aportar a las relaciones entre trabajadores y la manera en que se comunican, la aplicación de Microsoft tiene la capacidad para crear intranets. Gracias a ellas, las compañías pueden contar con sus propias “redes sociales” corporativas con las que sus trabajadores pueden comunicarse mediante mensajería instantánea, intercambio de archivos e integración de funciones con otros programas del paquete Office 365 como el gestor de correo electrónico Outlook, Teams o el calendario.
Sin duda, el mayor reclamo que SharePoint ofrece al mundo empresarial es su flexibilidad. Partiendo del punto de que la propia herramienta está diseñada con una arquitectura escalable con soporte para servicios web y estándares de interoperabilidad que incluyen XML y SOAP, es fácil adecuarla a las singularidades de cada grupo. También cuenta con APIs con las que facilita la integración de herramientas que no han sido desarrolladas por Microsoft, de modo que es posible personalizarla hasta los niveles más particulares.
