Menos desorden significa más productividad. Muchas veces, una mala gestión de nuestros recursos nos puede llevar a perder más tiempo del debido cuando realizamos nuestras tareas del día a día. Ya sea por no contar con nuestras herramientas con la rapidez que deseamos o porque nuestro espacio está saturado y desordenado, trabajar puede volverse un caos. Cuatro de cada diez trabajadores afirman que trabajar con herramientas cómodas y que los ayuden a ordenar sus actividades aumentan su productividad. Es por eso que queremos dar cierto protagonismo a una de las herramientas que más está ayudando a trabajadores en todo el mundo durante sus proyectos cotidianos, Teams, de Office 365 para empresas.
La razón de ser de Teams, ha sido siempre la optimización de los recursos de grupos de trabajo. Gracias a que forma parte del paquete de herramientas de escritorio de Microsoft, cada poco tiempo sufre modificaciones enfocadas a mejorar su rendimiento y la experiencia de usuario.
Fusión de aplicaciones
Los perfiles del presente requieren dominar varias herramientas y ser multidisciplinar. Es por ello, que acostumbramos a trabajar con varias aplicaciones. Sin embargo, a veces puede llegar a ser muy frustrante la poca interacción que existe entre ellas, sobre todo si necesitamos combinar datos de diferentes fuentes. En la última actualización de Teams se pueden conjugar las características de otras plataformas de Office 365 para empresas, así como programar tareas con Trello, InVision o SurveyMonkey.
Los departamentos pueden comunicarse entre sí mediante la función de chat en vivo para compartir información y archivos. Para hacer la comunicación más sencilla, ahora Teams permite tener una conversación sobre una aplicación extra sin tener que salirse de la conversación. El procedimiento es sencillo, simplemente es necesario agregar información de una aplicación que hayamos usado, y Teams creará una especie de tarjeta con la información a la que estamos haciendo referencia para poder trabajar con ella.
Todo a un golpe de vista
Durante la fase de planificación de proyectos es necesario tener una visión general de la situación del mismo. Normalmente para contar con un resumen de las diferentes áreas en las que estamos trabajando tenemos que revisarlas todas de una en una y sintetizar la información. Con la aplicación de Office 365 para empresas ese proceso se vuelve intuitivo y fácil de ejecutar. Desde el nuevo espacio de aplicaciones que incorpora Teams, podemos tener una visión general del trabajo que tenemos en las diferentes plataformas que hemos guardado en su configuración. De esta manera, podremos acceder fácilmente a nuestras citas en Planner, problemas técnicos gestionados con Jira Cloud o acceder a nuestras notas en OneNote. Como complemento también está la función “Quién” con la que podremos buscar como si de un directorio se tratase, a diferentes compañeros de trabajo.
Experiencia ampliada
A través de la sección “Store” Teams ofrece a sus usuarios un nuevo catálogo de aplicaciones para ampliar la experiencia de usuario. Gracias al abanico que ofrece, todos los trabajadores pueden encontrar plataformas con las que agilizar las diferentes tareas que tienen programadas. Como novedad, la aplicación de Office 365 para empresas ha incluido una búsqueda por nombres y categorías para dar con la solución más ajustada al instante. Por último, la gestión de recursos ha sido pensada para que una vez integradas, las aplicaciones se puedan ver de manera cómoda en el canal específico de Teams para aplicaciones propias.
Comandos y agilidad
Desde el cuadro de comandos ahora se pueden formular consultas para navegar directamente hasta la respuesta que necesitamos. Un ejemplo útil vendría a ser una consulta hecha alrededor de una aplicación extranjera o archivo que necesitemos compartir en una conversación con más compañeros de trabajo. Así mismo, Teams está trabajando en futuras funciones como la de crear tareas para la gestión de proyectos. Gracias a esta idea se podrá mostrar una lista de comandos que nosotros previamente habremos asignado a las aplicaciones que más utilicemos.
De manera complementaria, en Teams se pueden realizar run tipo diferente de comandos, utilizando la tecla “/”. Gracias a ella podremos realizar búsquedas en el cuadro de comandos de la aplicación de Office 365 para empresas. La variedad de acciones que se pueden llevar a cabo es muy amplia. Con sólo escribir la barra, el menú de comandos se desplegará mostrando acciones como la de agregar usuarios, cambiar nuestro estado o llamar a otro compañero.
Ahorra tiempo
Para aquellos que necesitan organizar su semana y utilizan recordatorios constantes en sus diferentes actividades, Teams integra en su red la aplicación Microsoft Planner. Gracias a Planner, los usuarios tienen una experiencia ampliada de las funciones del calendario Outlook, tales como filtrar eventos, programar actividades, agrupar trabajos, utilizar códigos de color para diferenciar temáticas y utilizar recordatorios.
Office 365 para empresas tiende siempre a la mejora del trabajo a través de sus aplicaciones. Es por ello, que en los próximos meses lanzará una ampliación de sus servicios en Planner para que las actividades que programemos en él, también se integren en Microsoft Outlook y evitar así tener que utilizar una plataforma para cada actividad que desarrollemos.
La colaboración entre comunicación y trabajo es fundamental para llegar a un nuevo nivel de competitividad. Trabajar en entornos de calidad fomenta la implicación de los empleados y por extensión la satisfacción de los clientes del negocio. Microsoft Teams se encuentra en la actualidad como la herramienta número uno dentro de la colaboración empresarial y es por ese motivo que el pasado martes, ha recibido el premio “Best of Enterprise Connect” en la feria “Enterprise Connect 2018” donde se premiaba el potencial tecnológico que diferentes herramientas aportaban al ecosistema empresarial actual.
