Cada vez con más frecuencia es común encontrarse con empresas que trascienden sus limitaciones locales para migrar a nuevas provincias o incluso países extranjeros. El impulso de las nuevas tecnologías y la Transformación Digital están facilitando la integración de muchos negocios en el mercado internacional para alcanzar nuevos segmentos de clientes y ajustar sus servicios. Tal es así, que la comunicación entre los compañeros de trabajo se vuelve indispensable. El dominio de idiomas ampliamente utilizados como lo son el español, inglés, chino o árabe es muy recomendable. Sin embargo, de nada sirven si no se cuenta a nivel interno con las herramientas necesarias para interconectar toda una compañía.
Una solución a este contexto es la implantación de intranets o plataformas internas de la empresa que conecten a todos sus trabajadores y departamentos. Una de las más utilizadas hoy en día es Microsoft Teams, incluido en Office 365 para empresa.
Características de Microsoft Teams
Teams despliega una especie de red social corporativa donde sus usuarios son capaces de comunicarse a través de un timeline común con sus compañeros. Es posible intercambiar mensajes de manera instantánea, archivos de texto, vídeo y audio, así como otros documentos de trabajo que abarcan desde hojas de cálculo a trabajos de diseño gráfico. Entre sus posibilidades Teams de Office 365 para empresa posibilita organizar grupos con todo tipo de temáticas. Esta función es especialmente útil a la hora de organizar nuestra empresa por departamentos, proyectos o zonas horarias.
Interconectividad
También es posible contactar a usuarios que no utilicen Teams siempre y cuando estos tengan instalada una versión de Skype for Business. Gracias a la interconectividad entre ambos programas, es posible comunicarse de manera intuitiva con clientes o proveedores.
Intuitividad
La plataforma de Office 365 para empresa cuenta con un asistente inteligente que guiará los pasos de los nuevos usuarios de manera sencilla para facilitar su aprendizaje. Gracias al uso de comandos y preguntas, el asistente se asemejará más a un mentor humano que a un bot didáctico de la plataforma.
Integración de correo electrónico
Teams permite a los trabajadores del grupo poder mandar correos electrónicos a diferentes grupos y personas que estén utilizando la plataforma. De esta manera se integran bajo una misma red los contactos de multitud de canales como pueden ser Skype, los propios usuarios de Teams o los contactos de Outlook.
Trabajo en nube
Gracias a la diversidad de herramientas que funcionan con tecnología en la nube, Teams permite a sus usuarios trabajar con todos sus archivos en un mismo lugar. En su menú de opciones podemos encontrar la pestaña que permite compartir información con DropBox, GoogleDrive, ShareFile o Box.
Transcripción de videoconferencias
Gracias a la inteligencia artificial de Azure en Office 365 para empresa, las videoconferencias se pueden guardar y ser transcritas de manera automática para su posterior consulta. En compañías grandes donde diferentes departamentos necesiten conocer detalles importantes de las reuniones de la semana, podrán buscar directamente los términos que necesiten para guiarse a través del contenido discutido.
Ventajas de Microsoft Teams
Teniendo en cuanta el amplio abanico de funcionalidades que ofrece Microsoft Teams, la cantidad de beneficios que puede aportar a cualquier negocio sólo están limitados por la creatividad del equipo humano que lo maneja. Entre las más destacables podríamos tener en cuenta las siguientes:
Personalización del espacio de trabajo
La facilidad para segmentar y agrupar habilidades en base a diferentes temáticas hace más fácil para cualquier empresa crear entornos de trabajo altamente productivos. Ya no será necesario contar con espacios físicos ni salas de reuniones en las que perder tiempo en desplazamiento. La plasticidad de Teams permite crear entornos aislados en los que tratar temas puntuales con sólo las personas necesarias para su desempeño sin importar el lugar. Estos nuevos entornos facilitan sobremanera el intercambio de ideas, archivos y trabajo en general a la par que se monitoriza de manera más sencilla el progreso de los mismos.
Trabajo multitarea
En el desarrollo de cualquier actividad laboral es necesario utilizar diversas herramientas. Muchas de ellas como lo son el paquete clásico de ofimática de Windows, tienen un bagaje histórico en estas esferas y siguen protagonizando el día a día de muchas personas. También encontramos la versión para negocios de Skype, la plataforma para videoconferencias más utilizada del mundo. Gracias a su integración en Teams de Microsoft, la comunicación instantánea es sólo un juego al alcance de un click. La posibilidad de compartir ficheros de todo tipo posibilita que profesionales de todas las disciplinas puedan trabajar en un entorno colaborativo global donde disponen de todos los programas que necesitan para el desempeño de sus actividades. La realidad que persigue la Transformación Digital está un paso más cerca con la integración de todos los gremios bajo un mismo paraguas.
Seguridad en la red
Tal y como hemos comentado anteriormente, Office 365 empresa funciona con tecnología de cloud computing. Por esa misma razón la aplicación Teams se beneficia de todas las cualidades que incorpora trabajar en cloud. Aparte de la libre disposición de múltiples archivos y grandes espacios de almacenamiento, trabajar con el soporte cloud de Microsoft brinda una protección profesional muy robusta. Su aplicación OneDrive ha sido elegida como una de las más seguras. Del mismo modo, toda la estructura para entornos laborales donde convergen las tecnologías de la información y la colaboración está pensada para ofrecer un apoyo seguro y fiable a nivel empresarial.
Office 365 para empresa y Teams, el siguiente paso
Las empresas quieren ser más competitivas. Ahora buscan una nueva relación con sus clientes para establecer canales bidireccionales. Gestionar este tipo de simbiosis requiere un modelo completamente nuevo de trabajo en el que todos los órganos del mismo grupo colaboren de manera horizontal. Al trabajar unidos, los departamentos pueden compartir información muy útil acerca del mercado y comportamiento de los clientes de modo que los servicios de la empresa se vuelven más precisos y se ajustan a lo que el consumidor necesita. Es por eso, que contar con las herramientas de trabajo apropiadas para gestionar este nuevo paradigma profesional suponen una inversión muy a tener en cuenta en la carrera hacia el futuro.
