Cómo preparar tu empresa para la GDPR

Desde la llegada de la Ley Oficial de Protección de Datos (LOPD) a España en el año 1999, las empresas han tenido que adaptar sus políticas sobre el manejo de información de manera estricta. El objetivo principal de dicha ley era ofrecer seguridad a los datos que los particulares ofrecían a las compañías para que estas no pudiesen hacer un uso abusivo de ellos. Entre varios ejemplos, uno de los más destacables ha sido la implantación de mensajes de atención en las páginas web corporativas para avisar a los usuarios de las cookies. Con motivo de la regulación y asegurar el correcto seguimiento de la propia ley, se creó la Agencia Española de Protección de Datos.

La GDPR en España

Desde el año pasado, se ha ido creando cierta expectación negativa con respecto a la regulación de la información a nivel europeo. Y es que en mayo de 2018 finaliza el plazo para la adopción total de una legislación más completa en materia de protección de datos y que afecta a toda la Unión Europea, la GDPR o Reglamento General de Protección de Datos. La nueva regulación fue adoptada en 2016 y ha permitido un periodo de adaptación de 2 años a los países miembros de la Unión. Pasado este lapso, su cumplimiento será obligatorio, pudiendo multar a las entidades que no sigan sus premisas con importes de hasta 20 millones de euros.

En cuanto a la adherencia que las empresas españolas tienen con respecto al nuevo reglamento, el IDC Research España arroja unos datos algo inquietantes. Sólo el 10% de las empresas del país están llevando a la práctica sus recomendaciones. Por otro lado, un 25% más está preparado para implantar la GDPR en su organización. Sin embargo, un 65% de la muestra no tiene pensado cómo va a implantar la nueva regulación antes de mayo. Si bien no se conocen las causas exactas para este panorama tan desolador, un factor importante que incide en él es el desconocimiento de las herramientas tecnológicas apropiadas que hacen falta para que la migración al nuevo modelo sea efectiva.

 

seguridad endpoint

Volviendo al ejemplo de las cookies, bajo la nueva regulación, las empresas deberán asegurarse de que aquellas personas que aterricen en su web aceptan explícitamente su política de cookies. Ya no vale con contar con un acuerdo tácito en caso de que el navegante ignore el mensaje. Este ejemplo es aplicable a otras muchas ramas de la protección de datos de clientes y usuarios. Por esa misma razón, las empresas van a tener que reforzar la seguridad de sus infraestructuras tecnológicas para evitar fugas o robos de la información que recogen de terceras personas.

Si tenemos en cuenta la tormenta de malware del 2017 y las vulnerabilidades que han explotado a comienzos de año, invertir en medidas para mitigar ataques que comprometan la privacidad de los datos aportados por clientes supone una seguridad considerable frente a la responsabilidad que la GDPR pone sobre las compañías.

Sin lugar a dudas, este nuevo 2018 va a ser un año lleno de retos en cuanto a ciberseguridad. Es por ello que tomando como referencia la inminente GDPR se hace necesario identificar qué tipo de información se recoge, decidir qué clase de protección se aplica a los diferentes datos recolectados, dotar a los usuarios de medios suficientes para borrar su información personal en caso de que no quieran seguir manteniéndolos en la compañía y por último, establecer un protocolo de incidentes en caso de que la seguridad se vea comprometida.

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Seguridad endpoint, la aliada de la GDPR

Estas nuevas medidas pueden parecer abrumadoras para algunos grupos, sin embargo, su objetivo final no es otro más que colocar la primera piedra para contar con un entorno profesional más seguro y ágil. La seguridad de la información es un escenario que continúa evolucionando constantemente. El desarrollo de nuevas tecnologías abre infinitas puertas para desarrollar aplicaciones y programas que incidan de manera positiva sobre él. Ya sea mediante tecnología  cloud computing como SharePoint de Microsoft o plataformas que mejoren la gestión de trabajo y archivos tales como Office 365 para empresas y OneDrive. De entre todas ellas, las que más demanda van a generar de cara a la GDPR son sin duda las soluciones de seguridad perimetral en redes como FortiNet o la protección aplicada a equipos de usuarios para respaldar su seguridad endpoint como vemos con Kaspersky. Todos estos nuevos avances tienen como objetivo a su vez agilizar la productividad de las compañías, ya que siempre ha existido cierto temor a que las herramientas de seguridad perimetral en redes y seguridad endpoint ralentizan las tareas del día a día.

Con todo, el nivel de seguridad de cada negocio está al nivel de la responsabilidad que este quiera asumir con respecto a sus clientes. Si estos delegan su protección en terceros, deben asegurarse de que sean profesionales y de que cuenten con las herramientas más competentes a la hora de proteger la información sensible de cara a la GDPR. La transparencia es un factor clave en cuanto a desarrollo se refiere.

 

Razones por las que tu empresa necesita utilizar OneDrive

La aplicación OneDrive de Microsoft Office 365 para empresa ha sido reconocida por la consultora tecnológica Forrester como la número uno en su último informe “The Forrester Wave”. Dentro del apartado “File Sync and Share” para empresas, la firma ha resaltado su gran cobertura y facilidad para trabajar con multitud de tipos de archivos entre otros aspectos.

Características OneDrive de Office 365 para empresa

Debido a su gran cobertura y facilidad para trabajar con multitud de tipos de archivos, el servicio Office 365 de Microsoft está presente en la gran mayoría de las empresas multinacionales del mercado global. Precisamente, uno de los avances del nuevo Office 365 para empresa radica en que aúna bajo su licencia diferentes servicios que a su vez son altamente demandados por las compañías más competitivas. Uno de esos servicios es OneDrive. El poder de almacenamiento de la aplicación permite a sus usuarios compartir información y grandes volúmenes de trabajo sin bajar su rendimiento ni perder tiempo.

office 365 para empresa

Otro de sus atractivos reside en la amplia gama de archivos que puede almacenar, ya que ahora se pueden guardar proyectos de Photoshop en formato .PSD, archivos con terminación .AI para los bocetos de diseño gráfico en Illustrator, y PDFs. De la misma manera OneDrive también soporta creatividades en 3D y hasta imágenes DICOM. Salvando los formatos más populares para las sociedades, la diversidad de formatos que se pueden alojar abarca una variedad de 270  tipos.

En cuanto al ámbito de la seguridad, OneDrive cuenta con diversos elementos que garantizan la estabilidad y tranquilidad del trabajo de quienes confían en él. Aparte del Data Loss Prevention (DLP), eDiscovery y Customer Key (BYOK), OneDrive está protegido por el nuevo servicio ATP de Microsoft. Hace pocas semanas la compañía anunciaba que su nueva herramienta de seguridad, sólo existente para su servicio mail hasta entonces, estaría disponible a partir de diciembre para OneDrive y varias aplicaciones más. Con el ATP cualquier archivo infectado con malware o elementos maliciosos, pasa a ser puesto en cuarentena en cuanto el usuario intenta compartirlo. De esta manera se evitan problemas de infección y pérdidas para la empresa.

Es importante remarcar que OneDrive no sólo facilita la gestión de recursos de las compañías, también hace viable su manejo por parte de diferentes perfiles. Esta flexibilidad permite que las empresas no tengan que amoldarse al programa y puedan elegir el tipo de modelo que necesitan para su implementación en lo que a cloud computing se refiere. De esta manera, el volcado de sus documentos y archivos puede ser completamente online, parcial o híbrido, y finalmente local. A modo de complemento, los grupos que optan por migrar su contenido a la nube se beneficiarán de las aplicaciones de Microsoft FastTrack, una herramienta que hace posible la transferencia de trabajo a la plataforma online de manera gratuita.

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Almacenamiento de calidad

Por último, el servicio de OneDrive, se compromete con las normativas más estrictas de calidad. Cuenta con la aprobación de más de un centenar de instituciones y grupos que junto con el borde global de Microsoft avalan su calidad.

Las características citadas le han valido a la aplicación de Office 365 para empresa no sólo el primer puesto en la categoría de almacenamiento, sino también el segundo puesto en estrategia según Forrester. Debido a la calidad de su servicio, seguridad y comodidad es común ver en los equipos de multitud de firmas este servicio de almacenamiento junto con sus demás complementos. Desde la experiencia en el sector tecnológico, la adaptabilidad y compatibilidad que ofrece este servicio supone una solución a tener en cuenta para muchas sociedades que busquen incrementar su productividad.

Cómo aumentar la productividad de tu negocio con Microsoft Teams

Cada vez con más frecuencia es común encontrarse con empresas que trascienden sus limitaciones locales para migrar a nuevas provincias o incluso países extranjeros. El impulso de las nuevas tecnologías y la Transformación Digital están facilitando la integración de muchos negocios en el mercado internacional para alcanzar nuevos segmentos de clientes y ajustar sus servicios. Tal es así, que la comunicación entre los compañeros de trabajo se vuelve indispensable. El dominio de idiomas ampliamente utilizados como lo son el español, inglés, chino o árabe es muy recomendable. Sin embargo, de nada sirven si no se cuenta a nivel interno con las herramientas necesarias para interconectar toda una compañía.

Una solución a este contexto es la implantación de intranets o plataformas internas de la empresa que conecten a todos sus trabajadores y departamentos. Una de las más utilizadas hoy en día es Microsoft Teams, incluido en Office 365 para empresa.

Características de Microsoft Teams

Teams despliega una especie de red social corporativa donde sus usuarios son capaces de comunicarse a través de un timeline común con sus compañeros. Es posible intercambiar mensajes de manera instantánea, archivos de texto, vídeo y audio, así como otros documentos de trabajo que abarcan desde hojas de cálculo a trabajos de diseño gráfico. Entre sus posibilidades Teams de Office 365 para empresa posibilita organizar grupos con todo tipo de temáticas. Esta función es especialmente útil a la hora de organizar nuestra empresa por departamentos, proyectos o zonas horarias.

Interconectividad

También es posible contactar a usuarios que no utilicen Teams siempre y cuando estos tengan instalada una versión de Skype for Business. Gracias a la interconectividad entre ambos programas, es posible comunicarse de manera intuitiva con clientes o proveedores.

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Intuitividad

La plataforma de Office 365 para empresa cuenta con un asistente inteligente que guiará los pasos de los nuevos usuarios de manera sencilla para facilitar su aprendizaje. Gracias al uso de comandos y preguntas, el asistente se asemejará más a un mentor humano que a un bot didáctico de la plataforma.

Integración de correo electrónico

Teams permite a los trabajadores del grupo poder mandar correos electrónicos a diferentes grupos y personas que estén utilizando la plataforma. De esta manera se integran bajo una misma red los contactos de multitud de canales como pueden ser Skype, los propios usuarios de Teams o los contactos de Outlook.

Trabajo en nube

Gracias a la diversidad de herramientas que funcionan con tecnología en la nube, Teams permite a sus usuarios trabajar con todos sus archivos en un mismo lugar. En su menú de opciones podemos encontrar la pestaña que permite compartir información con DropBox, GoogleDrive, ShareFile o Box.

Transcripción de videoconferencias

Gracias a la inteligencia artificial de Azure en Office 365 para empresa, las videoconferencias se pueden guardar y ser transcritas de manera automática para su posterior consulta. En compañías grandes donde diferentes departamentos necesiten conocer detalles importantes de las reuniones de la semana, podrán buscar directamente los términos que necesiten para guiarse a través del contenido discutido.

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Ventajas de Microsoft Teams

Teniendo en cuanta el amplio abanico de funcionalidades que ofrece Microsoft Teams, la cantidad de beneficios que puede aportar a cualquier negocio sólo están limitados por la creatividad del equipo humano que lo maneja. Entre las más destacables podríamos tener en cuenta las siguientes:

Personalización del espacio de trabajo

La facilidad para segmentar y agrupar habilidades en base a diferentes temáticas hace más fácil para cualquier empresa crear entornos de trabajo altamente productivos. Ya no será necesario contar con espacios físicos ni salas de reuniones en las que perder tiempo en desplazamiento. La plasticidad de Teams permite crear entornos aislados en los que tratar temas puntuales con sólo las personas necesarias para su desempeño sin importar el lugar. Estos nuevos entornos facilitan sobremanera el intercambio de ideas, archivos y trabajo en general a la par que se monitoriza de manera más sencilla el progreso de los mismos.

Trabajo multitarea

En el desarrollo de cualquier actividad laboral es necesario utilizar diversas herramientas. Muchas de ellas como lo son el paquete clásico de ofimática de Windows, tienen un bagaje histórico en estas esferas y siguen protagonizando el día a día de muchas personas. También encontramos la versión para negocios de Skype, la plataforma para videoconferencias más utilizada del mundo. Gracias a su integración en Teams de Microsoft, la comunicación instantánea es sólo un juego al alcance de un click. La posibilidad de compartir ficheros de todo tipo posibilita que profesionales de todas las disciplinas puedan trabajar en un entorno colaborativo global donde disponen de todos los programas que necesitan para el desempeño de sus actividades. La realidad que persigue la Transformación Digital está un paso más cerca con la integración de todos los gremios bajo un mismo paraguas.

Seguridad en la red

Tal y como hemos comentado anteriormente, Office 365 empresa funciona con tecnología de cloud computing. Por esa misma razón la aplicación Teams se beneficia de todas las cualidades que incorpora trabajar en cloud. Aparte de la libre disposición de múltiples archivos y grandes espacios de almacenamiento, trabajar con el soporte cloud de Microsoft brinda una protección profesional muy robusta. Su aplicación OneDrive ha sido elegida como una de las más seguras. Del mismo modo, toda la estructura para entornos laborales donde convergen las tecnologías de la información y la colaboración está pensada para ofrecer un apoyo seguro y fiable a nivel empresarial.

Office 365 para empresa y Teams, el siguiente paso

Las empresas quieren ser más competitivas. Ahora buscan una nueva relación con sus clientes para establecer canales bidireccionales. Gestionar este tipo de simbiosis requiere un modelo completamente nuevo de trabajo en el que todos los órganos del mismo grupo colaboren de manera horizontal. Al trabajar unidos, los departamentos pueden compartir información muy útil acerca del mercado y comportamiento de los clientes de modo que los servicios de la empresa se vuelven más precisos y se ajustan a lo que el consumidor necesita. Es por eso, que contar con las herramientas de trabajo apropiadas para gestionar este nuevo paradigma profesional suponen una inversión muy a tener en cuenta en la carrera hacia el futuro.

Ventajas de contratar servicios gestionados TI en tu empresa

La importancia de la inclusión de las nuevas tecnologías en el mundo laboral es cada vez una realidad más palpable. Hemos visto cómo el impacto de la Transformación Digital en las empresas significa una clara mejora del rendimiento, así como una reducción de costes para las mismas. Sin embargo, la gestión de todos estos recursos, así como la utilización eficaz por parte de los departamentos TI propios de cada negocio pueden suponer una tarea a veces abrumadora. Es por eso que contar con un partner tecnológico que ofrezca una buena gestión de servicios de TI supone una solución a largo plazo.

Convergencia digital

Trabajar con la tecnología que el cloud computing nos brinda convierte los entornos de trabajo en escenarios cada vez más cómodos e intuitivos para desarrollar la actividad empresarial. Programas como Office 365 empresa engloban aplicaciones que hacen posible este nuevo tipo de entornos. SharePoint posibilita la comunicación horizontal entre múltiples departamentos. También cuenta con las versiones online de las herramientas clásicas de ofimática de Windows con las que se puede trabajar desde cualquier lugar. Del mismo modo es posible almacenar de manera segura información y archivos gracias a OneDrive.

Con tal de mantener el nivel de estas herramientas, Windows las somete a constantes revisiones y actualizaciones. Seguirles el ritmo puede ser una tarea que genere cierto nivel de erosión en el departamento tecnológico de algunas compañías. Por no mencionar la necesidad de especialización en dichas herramientas. Este marco obliga a las empresas a incrementar su gasto para contratar profesionales que sepan utilizar los programas de Windows. Una solución a este caso que se repite con tanta frecuencia es la contratación de una correcta gestión de servicios de TI.

gestión de servicios de TI

Existen también casos de empresas más humildes que carecen de un departamento TI propio y que necesitan externalizar los cuidados de su infraestructura tecnológica. En este modelo el perfil del grupo es algo diferente ya que sus necesidades suelen demandar una instalación básica y su cuidado continuado. Servicios como protección perimetral en redes, instalación de programas de trabajo, o el mantenimiento de herramientas conectadas a ordenadores, así como la gestión de sus actualizaciones están a la orden del día.

Ventajas de la gestión de servicios de TI

Sea como fuere, el hecho es que, en la actualidad, un amplio segmento del espectro empresarial español demanda servicios que difícilmente pueden satisfacer por su propia cuente. Los proveedores de TI y partners tecnológicos aportan una salida pragmática y eficaz a esta situación. Muchos trabajan con cuotas con las que el cliente se olvida de toda su infraestructura TI y se aprovecha de la mejora de sus herramientas a la hora de ofrecer sus servicios. Entre las ventajas de contar con una buena gestión de servicios de TI encontramos las siguientes:

Ahorro en tiempo

Externalizar la responsabilidad de mantener en un estado óptimo la infraestructura tecnológica de una empresa a un tercero permite a la compañía dedicar más tiempo y de manera más eficaz a cuidar los procesos que le reportan directamente ingresos.

Reducción de gastos

Contar con un partner tecnológico experto en tecnologías para entornos colaborativos o de continuidad de negocio, ahorran costes al cliente ya que este no necesita contratar más gente en plantilla para absorber nuevas tareas. La experiencia de trabajar con Office 365 o con tecnología en la nube mejora la productividad y el uso que se hace de ellas.

gestión de servicios de TI

Reducción de incidencias

El día a día, la necesidad de adaptarse a las demandas del siempre cambiante mercado global o simplemente problemas que ocurren de manera espontánea requieren una mano experta que se pueda ocupar de todos estos aspectos. Un proveedor en la gestión de servicios de TI aúna el cuidado para los pequeños imprevistos con la infraestructura de la empresa. De esta manera se podrá contar siempre con las plataformas TI del trabajo a la vez que se atiende de manera más eficaz a los departamentos que dependen de ellas.

Ciberseguridad

Volviendo la vista atrás y a los varios casos de fallas en seguridad de grandes marcas en 2017, poder confiar en un grupo que minimice las amenazas del negocio es una inversión casi obligatoria. Con el auge de las criptomonedas y los elementos maliciosos que se dedican a extorsionar a las empresas a cambio de divisas no rastreables, muchas compañías eligen no correr el riesgo de exponer información sensible al ataque de los delincuentes de la red.

A día de hoy es importante calcular el retorno de la inversión a la hora de apostar por actividades e ideas nuevas que puedan suponer una mejora en nuestro negocio. Por esa misma razón, confiar en un proveedor experto de TI que ahorre pérdidas y mejore nuestra productividad está demostrando ser una de las tendencias a las que cada vez más firmas se están uniendo.

Sácale el máximo partido a tu Office 365 Empresa

Cada año el ecosistema empresarial nacional se va acercando poco a poco a la transformación digital. La implantación de herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías supone un aumento en la productividad y en la agilización de los servicios a los clientes. Uno de los actores más representativos de este fenómeno no es otro que la herramienta estrella de Microsoft, Office 365 para empresa.

Según un informe de El Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, el 35,2% de las empresas de España utilizan software ERP. Dentro de este porcentaje encontramos que el 13% utiliza servicios de computación en la nube para gestionar de una manera más eficaz su actividad. Este escenario no es más que el reflejo de una tendencia cada vez más acusada en el país y que indica una fuerte voluntad por parte de las sociedades para volverse más competitivas.

office 365 para empresa

Dentro del ámbito de la colaboración corporativa una de las herramientas que más se utilizan es Office 365 para empresa. Este programa aúna en su licencia varias aplicaciones para ayudar a los usuarios en la gestión de archivos, correos, anotaciones y mucho más. Cuenta con servicios de almacenamiento cloud mediante OneDrive, instalación de Intranets para facilitar la comunicación entre miembros y departamentos de una misma empresa gracias a SharePoint, herramientas de ofimática como Word o Excel a las que ahora se puede acceder desde cualquier sitio gracias a su servicio cloud, una plataforma de correo electrónico mediante Outlook y así como una amplia gama de servicios derivados de estas mismas aplicaciones. Por si fuera poco,Office 365 para empresa cuenta con tecnología basada en inteligencia artificial para aportar a los usuarios las soluciones que más se adaptan a sus actividades diarias. Mediante la inteligencia artificial es capaz de recolectar datos de manera autónoma y sugerir rutas de tráfico apropiadas teniendo en cuenta las citas programadas con Outlook. También puede recordar términos y conceptos únicos que se emplean de manera particular en los documentos y correos electrónicos de cada compañía. De este modo, puede convertir dichos acrónimos en palabras inteligibles para empleados nuevos o gente que no se maneje muy bien con las abreviaciones de su puesto de trabajo.

Con el objetivo de sacar el máximo provecho aOffice 365 para empresa hemos preparado unos consejos muy sencillos con los que mejorar la productividad de cualquier grupo.

Consejos Office 365 para empresa

OneNote es tu agenda

Es posible crear listas en OneNote con múltiples finalidades. Fechas señaladas, reuniones, listas de contactos o sumarios de información compleja. Para poder dar una mayor profundidad a la organización de la información en OneNote y sacar partido de ello, basta con utilizar los menús desplegables de la aplicación. Al hacerlo de esta manera, la aplicación dará la oportunidad de exportar su contenido al resto de aplicaciones hermanas donde podremos configurar reuniones, contactos o mails sin necesidad de perder tiempo en manejarlas todas de manera individual.

Clasifica tu calendario

La organización de un negocio puede resultar abrumadora debido al número de eventos y actividades que hay que gestionar a lo largo de la semana. Para facilitar todo ese trabajo Office 365 para empresa permite clasificar los eventos del calendario por colores. La inclusión de esta herramienta permite asignar códigos cromáticos a las diferentes tareas para no perder tiempo leyendo los detalles de cada una de ellas y mejorar así su clasificación y la gestión semanal.

Office 365 para empresa limpia tu mail

Los correos spam y las promociones acaban por ocupar un espacio considerable en las bandejas de entrada de la mayoría de los trabajadores. Es por eso que Office 365 para empresa puede aprender a distinguir entre los correos que no son útiles. Para ayudarle a aprender simplemente hay que pararse un momento frente a los mails basura y marcarlos como “basura” en vez de eliminarlos. En cuestión de días la bandeja de entrada pasará a ser un lugar completamente diferente y con mayor pulcritud.

office 365 para empresa

Correo más sencillo

Con la aparición del correo electrónico como medio principal de comunicación entre empresas la manera en la que los trabajadores se comunican con sus compañeros y superiores ha cambiado. Uno de los ejemplos más comunes es el modo en la que los mails en copia se responden con la función “responder a todos”. Para evitar problemas de comunicación y no molestar a personas que no están directamente incluidas en ciertos asuntos de la cadena principal del correo Office 365 para empresa permite eliminar esta función. Para configurarla sólo hace falta abrir la cadena de mensajes a ignorar. Al hacerlo, sólo es necesario pinchar el botón “home” y seguido la opción ignorar. Esta configuración envía todos los mails nuevos de la cadena directamente a la papelera sin tener que seleccionar cada correo nuevo del tema de uno en uno.

Rectificar mails erróneos

Office 365 para empresa aporta una nueva función mediante la cual ahora es posible corregir y/o recuperar mails antes de que lleguen a su destinatario. Es posible que haya situaciones en las que se envíe ya sea por equivocación o por error un mail incompleto o que éste llegue a la persona equivocada. Con la nueva función de correo electrónico ahora se pueden enmendar esos errores y evitar momentos incómodos en la oficina. Para ello basta con acceder a la carpeta de mails enviados y pinchar sobre el mail a corregir. Si deseamos eliminarlo simplemente elegimos la opción “borrar las copias sin leer de este mensaje”. Si por el contrario lo que queremos es una corrección, sólo habrá que pinchar “reemplazar con un nuevo mensaje”.

Gracias a soluciones como las que aporta la nueva herramienta de Microsoft es más fácil migrar hacia un modelo colaborativo global entre empresas donde se produzcan situaciones “Win-to-win”. La implantación de herramientas que mejoren la productividad de los negocios y el ambiente de trabajo aporta un valor añadido que los clientes aprecian, a la vez que mejoran la atmósfera en trabajo de las propias compañías.

Cómo elegir el proveedor TI indicado para tu empresa

El día a día en cualquier empresa necesita de varios elementos para que se desarrolle con normalidad. La estructura que soporta una sociedad independientemente de su tamaño ha de ser robusta y fiable. Debe contar con un personal cualificado, buenos clientes y entre otras cosas, un sistema informático en perfecto estado. Es por eso que la elección de un proveedor de TI se vuelve un elemento indispensable. De la misma manera que un coche necesita cuidados periódicos o los inmuebles y marcas demandan los servicios de compañías de seguros, cualquier negocio también debería estar monitorizado completamente. Evidentemente los servicios de un proveedor de las tecnologías de la información van mucho más allá de la gestión de servicios de TI o de la ciberseguridad. Es por ello, que vamos a analizar los elementos a tener en cuenta antes de contratar al que mejor se adapte a las necesidades de cada negocio.

Ciberseguridad

Hemos hablado con anterioridad sobre los problemas que pueden causar las amenazas en las empresas. Ya que un ataque que atraviese la seguridad perimetral en redes o un elemento malicioso que ha logrado hacerse un hueco en los equipos del grupo pueden hacer perder mucho dinero al mismo. El tiempo que el negocio queda inoperativo y los servicios que no puede ofrecer pueden hacer mella en su reputación. Otro de los aspectos negativos de una brecha en la seguridad corporativa es el robo de información. Los piratas informáticos pueden utilizar datos personales de los clientes o incluso contraseñas de la empresa para sus propios beneficios. La mejor manera de protegerse contra este posible escenario es contar con un consultor competente en materia de seguridad. La ventaja de contar con una persona así viene del hecho de que los problemas de la empresa son los suyos propios también, por lo que la implicación personal y el cuidado están garantizados. Gracias a un consultor TI que conozca cómo lidiar con problemas en seguridad, la compañía que cuente con sus servicios no sólo contará con programas de seguridad endpoint, sino también con un profesional que aporta conocimiento propio y un manejo más personalizado de las herramientas de prevención de amenazas.

Cuidado de los equipos

Los ordenadores son al fin y al cabo la herramienta de trabajo por excelencia de una gran mayoría de las empresas del siglo XXI. El consultor a contratar deberá conocer bien los componentes de los equipos de la compañía para solventar cualquier incidencia y reducir así pérdidas al grupo. Su competencia no debería parar sólo ahí, sino que también debería extenderse a dispositivos móviles a ser posible, ordenadores portátiles, servidores físicos, impresoras y cualquier herramienta administrativa que esté controlada por un ordenador. Este aspecto es similar al de la gestión de servicios de TI, pero aplicado sólo a los ordenadores. De esta manera el consultor será capaz de reconfigurar equipos y opciones que no permitan desarrollar la actividad empresarial como debería.

Programas

Son la parte más sofisticada de todo el ecosistema TIC de una empresa. Los programas que se utilizan para el funcionamiento corporativo abarcan numerosas tipologías y naturalezas. Sin embargo, es posible segmentarlos en grandes grupos que el técnico debería poder manejar.

Sistemas operativos

La mayoría de las empresas trabajan utilizando Windows. Es el sistema operativo por excelencia y el que muchos proveedores ofertan en su gestión de servicios de TI . A pesar de eso, cada vez con más frecuencia se pueden encontrar grupos en los que se trabaja con Macs y sus programas exclusivos de trabajo. La complicación en este aspecto no viene tanto de la mano de la diferencia entre los sistemas operativos como de sus versiones más antiguas. Se puede dar el caso de que algunas sociedades trabajen con Windows XP, ya que fue una de las versiones que más se ha utilizado en la historia y para las que hoy, Microsoft ya no ofrece soporte. Por esa razón saber lidiar con diferentes sistemas operativos y sus versiones es primordial para controlar cualquier incidencia, si bien es verdad que lo más recomendable sería actualizarlos a las versiones más modernas.

Particularidades corporativas

En caso de que la empresa utilice algún programa propio o herramientas digitales que no sean de uso común sería interesante formar al consultor TIC en el uso de la misma con tal de contar con su apoyo en caso de tener problemas en el futuro. Puede darse el caso de que se esté utilizando una herramienta particularmente complicada. De ser así, el técnico será el que contaría con las habilidades necesarias para darle ese pequeño ajuste diferenciador que haga que todos los demás compañeros puedan utilizar el programa de manera eficaz y sin incidencias.

gestión de servicios de TI

Gestión de servicios de TI

De la misma manera que es importante mantener el hardware y software de la compañía, también es importante contar con una figura que cuide del resto de elementos que conforman el ecosistema TIC de la misma. Tanto es así, que un consultor TIC debidamente preparado será capaz de cuidar de los procesos administrativos de la sociedad y ofrecer una gestión de servicios de TI apropiada. Al trabajar desde dentro sabrá priorizar y entender la importancia que cada acción requiera. Con este hecho en vista, programar los análisis de equipos, programas, poner a punto los servidores, o implementar diferentes protocolos irán perfectamente integrados en el ritmo del grupo.

Contar con la figura del consultor TIC en una empresa supone un valor añadido. Aporta un grado de diferenciación en cuanto a productividad con respecto a la competencia que muchas otras compañías no tendrán. La transformación digital es en el presente una necesidad que muchas sociedades necesitan cubrir para sobrevivir en el cada vez más demandante mercado moderno.

Instalar Skype Empresarial y no morir en el intento

Parece que Microsoft quiere que los usuarios de la suite de Office actualicen a toda costa para usar sus servicios en linea.

Recientemente el cliente de Skype Empresarial se ha actualizado en las suscripciones de Office 365 y a la hora de descargárnosla lo hace en su versión 2016. Esto, a quienes tengan una licencia de Office 2013  comprada y no sea de algún plan de Office 365 con el conjunto de aplicaciones se encontrarán con el problema de incompatibilidad de productos, ya que no contarán con las actualizaciones más recientes.

Como bien cita Microsoft en su página puedes actualizar a Office 2016 previo pago.

Los conjuntos de aplicaciones Office 2013, incluidos Office Hogar y Estudiantes, y Hogar y Empresas, ofrecen aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y OneNote; se compran una sola vez y se pueden usar en un único equipo PC o Mac. Las aplicaciones no se actualizan automáticamente. Para obtener la versión más reciente, debes volver a comprar Office cuando la nueva versión esté disponible.

Un ejemplo claro que podemos encontrarnos:

Licencia Microsoft Office Hogar y Empresas 2013 + Suscripción  Office 365 Empresa Essentials

En este caso podremos descargar Skype Empresarial desde la suscripción de Office 365, pero no tendremos las aplicaciones de escritorio. Cuando intentemos instalar el paquete de Skype Empresarial nos saltara el siguiente mensaje

Si continuamos con la instalación, toda la suite de Office 2013 desaparece y únicamente nos quedaremos con Skype Empresarial. Al intentar instalar de nuevo Office 2013 nos advertirá que ya contamos con una versión más reciente y no podremos continuar.

Entonces, ¿que hacemos para que estos 2 productos convivan?

La opción más rápida y limpia es instalar Skype Empresarial 2015 que no tiene problemas de incompatibilidad con Office 2013. La cuestión es que desde Office 365 no se puede descargar una versión previa.

¡¡Espero que os sea de ayuda.!!

Office 2016: 5 cosas que debes tener en cuenta antes de actualizar

Ayer  se estrenó la versión definitiva de Office 2016 para Windows para los suscriptores de Office 365. Office 2016 tiene como objetivo que el trabajo colaborativo sea más fácil y fluido. Si aún no lo conoces el siguiente video te dará una pincelada de las novedades.

https://www.youtube.com/watch?v=0x3iA746WBE

Si eres de los que no puede esperar y quieres tener lo último deberías tener en cuenta al menos estas 5 cosas:

  • No pueden coexistir licencias de volumen de Office 2016 con licencias de Office 365 ProPlus en la misma máquina.
  • Office 2016 desinstalará todas las aplicaciones de Office 2013.
  • Hasta febrero de 2016 la descarga será manual y a partir de esta fecha estará como actualización.
  • Si tienes instalado Visio Pro for Office 365 o Project Pro for Office 365 se desinstalarán al instalar Office 2016. Deberás instalar la versión 2016 de los mismos productos.
  • Outlook 2016 no es compatible con servidores Exchange 2007.

¿Qué sucede con InfoPath en Office 2016?

Microsoft ya anunció hace algún tiempo que la versión 2013 sería la última disponible de InfoPath y como vemos en los puntos que hemos comentados se desinstalará al pasarnos al 2016. Si necesitas instalar de nuevo InfoPath estará disponible de la página Software del portal de Office 365.

Mas información: https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt422981.aspx#BKMK_ODT

 

Office 2016: Como activar la descarga en Office 365

El día 22 de septiembre fue el lanzamiento de Office 2016 y desde ese mismo día está disponible en las suscripciones de Office 365 con licencia para aplicaciones cliente de Office.

Pero… por defecto no está activa la descarga de Office 2016 porque en la rama de actualizaciones por defecto (Current branch for Business) está planificado como actualización para febrero de 2016.

office 2016

Office 2016

En la imagen superior de este post puedes ver como puedes cambiar de rama en el portal de Office 365 y que lo puedes hacer a toda la organización o a solo unos usuarios.

Incluir a los usuarios en la rama de primera versión significa que mensualmente recibirán las actualizaciones de nuevas características y de seguridad, en la rama estándar solo se reciben mensualmente las actualizaciones de seguridad y 3 veces al año (febrero, junio y octubre) las actualizaciones de nuevas características.