La llegada de la nueva ley de protección de datos es casi inminente. El 25 de mayo todas las empresas de la Unión Europea deberán tener implantada la nueva regulación para proteger la información que sus clientes les faciliten. Sin embargo, como hemos analizado anteriormente, la tasa de implantación en España para la GDPR es baja por diferentes motivos. Por esa razón, hoy vamos a analizar diferentes herramientas del pack Office 365 para empresas, que van a ayudar a los negocios a integrarse en este nuevo modelo legal.
La implantación de la GDPR comenzó como un proceso paulatino al que las empresas podían adherirse para crear con sus clientes una relación de mayor confianza que trajese como consecuencia un incremento de la implicación por parte de trabajadores y por extensión una subida de productividad. El planteamiento se introdujo de esta manera para facilitar a las empresas el tránsito a lo que acabaría siendo una obligación futura.
Ahora bien, el objeto principal de la GDPR es la protección de información. Para asegurarla y evitar depurar responsabilidades, los negocios tienen multitud de herramientas a su disposición, entre ellas vamos a elegir Office 365 para empresas por su compromiso para mejorar el mundo empresarial y por la facilidad con la que se manejan sus diferentes plataformas.
Entre las últimas mejoras más destacables que ha recibido la herramienta multitrabajo de Microsoft, se pueden destacar las siguientes en materia de protección de datos:
- Acceso general para Azure, Dynamics 365 y Office 365 para empresas en nubes públicas.
- Acceso general al escáner de protección de la información de Azure
- Disponibilidad del Compliance Score para Office 365
Así mismo, las cualidades de Office 365 para empresas ayudan a los negocios a proteger información delicada en diferentes plataformas cloud y aplicaciones.
Para cuando la GDPR esté ya en Europa, las actualizaciones de Microsoft ofrecerán plantillas enfocadas a estructurar los diferentes planes de multitud de empresas de cara a la nueva legislación. Este proceso se basa en filtrar información en base a diferentes criterios para segmentarla por tipos y asignarles el nivel de protección que cada una necesite.
Cumpliendo las normas
Es difícil seguir el ritmo de las nuevas regulaciones, y más aún cuando se tratan de leyes en las que se gestionan recursos tan importantes y sensibles como la información personal de terceros. Es por eso, que en empresas grandes puede complicarse esta labor debido al número de empleados y departamentos. De igual manera, pymes medianas o que no están acostumbradas a la actualidad legislativa acaban algo confusas con los requisitos que deben cumplir para no enfrentarse a las sanciones de la GDPR. Esta situación es la causante de mucho estrés laboral y puede alterar negativamente el ritmo de trabajo de los negocios. Por esa razón, Office 365 para empresas cuenta con su herramienta Compliance Manager para ayudar a las compañías a cumplir con los plazos y normas de cuerpos legislativos como lo es la nueva ley de protección de datos.
Evaluación de riesgos
El riesgo es una constante en la actividad empresarial. Medir su potencial y poder actuar en consecuencia es un factor decisivo para mantener nuestra actividad a flote y ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes. Para poder evaluar de forma segura los riesgos a los que nuestro negocio se enfrenta en el cumplimiento de la GDPR, el Compliance Manager incluye una función muy útil que nos ayudará con esta labor. Compliance Score hace uso de un sistema de puntuación para asignar valores concretos a diferentes actividades que queramos medir, y siempre en referencia a un tercer elemento que utilizará como punto de partida. Con este planteamiento es mucho más sencillo hacer un seguimiento de nuestro cumplimiento para la GDPR y corregirlo al momento.
Protección de datos
El escáner de protección de información de Azure funciona en entornos locales e híbridos en los que permite al usuario configurar políticas para encontrar de manera automática cualquier tipo de documentos. Gracias a esta búsqueda podremos clasificarlos, etiquetarlos y protegerlos de manera personalizada como más nos convenga, ya sea en servidores locales o nube. La configuración del escáner también permite programarlo para que periódicamente revise las políticas establecidas para nuestra empresa, así como sus servidores.
Integración de aplicaciones
La movilidad es uno de los nuevos valores que cada vez más empresas están intentando adoptar con la finalidad de conciliar la vida laboral y la personal. Este factor también facilita el poder trabajar a distancia y con independencia de si estamos en la oficina o en un aeropuerto. Partiendo de este escenario, la protección de Office 365 para empresas también se extiende a todos aquellos dispositivos que cuenten con sus aplicaciones, facilitando de esta manera el trabajo a distancia. Por esa razón la protección se efectúa sobre los documentos, para que una vez abiertos en otro dispositivo, el proyecto siga protegido.
La protección aplicada a ficheros funciona mediante un sistema de etiquetas que nosotros mismos podemos utilizar. Por ejemplo, el Microsoft Cloud App Security puede leer estas etiquetas mediante la protección de información de Azure y actuar en consecuencia. Los archivos etiquetados como “confidencial” o “no enviar” no podrán salir del equipo a través de aplicaciones de envío de archivos como Dropbox. Del mismo modo, este servicio también clasifica, si se lo especificamos, archivos que tengamos en la nube de manera inteligente para protegerlos con medidas adicionales de seguridad, como encriptcaciones.
Office 365 para empresas multiplataforma
El caso de la variedad de aplicaciones se aplica también a los diversos soportes en los que se ejecutan programas de Microsoft. Uno de los casos más comunes son los usuarios de Mac. Es por eso, que el nuevo Office 365 permite a cualquier persona contar con un nivel de protección similar al de Azure fuera de Windows, gracias a que no son necesarios los plugins que se utilizaban antes.
Con todo, la amplia selección de opciones de Office 365 para empresas y su fácil manejo hace que la llegada de la GDPR sea menos abrumadora. Sea cual sea la situación de cada negocio en España, lo claro es que antes o después van a tener que elegir un método para aceptar la nueva legislación y cumplirla.
