Llega un momento en que el espacio de SharePoint se acaba: años de proyectos, fotos, planos y copias de documentos que nadie ha vuelto a abrir. Microsoft ha movido ficha en dos frentes: un nuevo almacenamiento extra de pago por uso para SharePoint y OneDrive, y la posibilidad de archivar documentos antiguos automáticamente a un almacenamiento más barato.
El nuevo modelo cobra solo por el espacio que se usa por encima del incluido en las licencias. Computerworld explica que viene desactivado por defecto y que se pueden fijar presupuestos y alertas. El límite de 25 TB por usuario en OneDrive se mantiene.
Hay un detalle a tener en cuenta: según Smikar, mientras una organización está en el pago por uso de SharePoint dejan de llegar los avisos de cuota. Sin un presupuesto y una alerta configurados, el gasto puede crecer sin que nadie lo note.
Comprar más espacio resuelve el síntoma. Ordenar lo que hay resuelve el problema.
La otra vía es más interesante a medio plazo. Según Office 365 for IT Pros, desde agosto las etiquetas de retención pueden incluir un paso de archivado. Por ejemplo, un contrato que se debe guardar cinco años puede pasar al archivo a los tres. Sigue conservándose hasta el final del plazo, pero en un almacenamiento de menor coste. La acción de archivado con etiquetas sigue en versión preliminar.
Tiene un efecto secundario útil: lo archivado deja de estar disponible para Copilot, así que las respuestas se basan en documentos vigentes y no en versiones de hace años.
En OLATIC ordenamos SharePoint y OneDrive, definimos la retención con vosotros y dejamos el almacenamiento controlado para que no haya sorpresas en la factura.
Un asistente de IA que responde con la documentación de tu empresa es tan bueno como esa documentación. Cómo preparar SharePoint antes de conectarlo para obtener respuestas fiables.
Copilot solo enseña a cada persona lo que ya puede ver. El problema es que, en muchas empresas, cada persona puede ver mucho más de lo que debería. Así se ordena.
Los documentos también caducan. Si nadie retira los obsoletos, la versión vigente compite con cinco copias antiguas, y a veces pierde. Así se les da un final.
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