Del correo suelto al proceso con seguimiento
Si una petición depende del correo y de la memoria de alguien, se acaba perdiendo. La convertimos en un proceso con datos completos, un responsable y un estado que todos pueden ver.
Ejemplo ilustrativo
La misma petición, dos formas de vivirla
Una solicitud de viaje, de principio a fin. Cambia entre hoy y automatizado para ver la diferencia.
- 1Quien pideEscribe un correo y adjunta un Excel. Falta un dato.Rellena un formulario que no deja enviar si falta algo.
- 2Quien apruebaLo ve dos días después, entre otros cincuenta correos.Recibe un aviso y aprueba con un clic.
- 3AdministraciónCopia los datos a mano en otra aplicación.Recibe los datos completos, sin teclear nada.
- 4Quien pidePregunta tres veces en qué punto está.Ve el estado en todo momento.
Procesos que piden a gritos automatizarse
Si un proceso depende del correo y de la memoria de alguien, es buen candidato para automatizarlo.
Procesos que dejan de depender del correo
Empezamos por uno concreto y frecuente.
- 01Administración, RR. HH. y TI
Solicitudes y aprobaciones
Formularios, estados, tareas y avisos para peticiones de viajes, visitas, TI u otros servicios internos. Cada persona sabe qué tiene pendiente.
- 02Equipos con gastos por proyecto
Viajes, gastos y proyectos
Visores y reglas para relacionar solicitudes, anticipos, gastos y proyectos. Los filtros y exportaciones se ajustan a las fuentes disponibles.
- 03Flujos antiguos de SharePoint
Modernizar flujos antiguos
Analizamos los flujos heredados de SharePoint y reconstruimos su lógica con Power Automate, o con desarrollo complementario cuando la solución lo requiere.
- 04Datos que se teclean varias veces
Formularios e integraciones
Conectamos la captura de datos con SharePoint y otras aplicaciones, con validaciones y tratamiento de errores, para reducir la transcripción manual.
Con las personas que usan el proceso
Quien pide y quien aprueba participan desde el principio.
- 1
Entender
La necesidad, sus excepciones y quién interviene.
- 2
Definir
Datos, estados, responsables e integraciones.
- 3
Construir
Y probar con las personas que usan el proceso.
- 4
Poner en marcha
Documentamos y acordamos cómo evolucionará.
Lo que te entregamos
Lo concretamos contigo en la propuesta, según lo que necesitas.
- EntregableMapa del proceso
- EntregableFormulario o interfaz
- EntregableReglas y automatizaciones
- EntregableRoles y responsables
- EntregableVisor de seguimiento
- EntregablePruebas y documentación
Alcance a medida. Cada proceso es distinto: concretamos contigo el alcance en la propuesta.
Antes de automatizar
¿Es necesario cambiar todas nuestras herramientas?
No siempre. Primero revisamos si se pueden conectar las fuentes existentes y resolver el proceso con el menor cambio razonable.
¿Se pueden aprovechar los flujos o formularios actuales?
Sí. Revisamos su lógica y su mantenimiento para decidir qué conservar, adaptar o reconstruir.
¿Por qué proceso conviene empezar?
Por uno frecuente, con pasos claros y que hoy dependa del correo. Así se ve el resultado pronto y sirve de modelo para los siguientes.
¿Quién mantiene la automatización después?
Entregamos la solución documentada y acordamos contigo cómo se mantendrá: por vuestro equipo, con nuestro apoyo o como servicio.
¿Dónde se pierde más tiempo en tus procesos?
Cuéntanos cómo empieza la petición, quién decide y dónde se atasca. Lo revisamos contigo y te proponemos un primer proceso para empezar.
- Te escuchamosQué te preocupa y qué funciona ya.
- RevisamosTu situación, en una conversación.
- Te proponemosUn plan y el siguiente paso.
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