Es fácil hacer un informe espectacular en Power BI. Lo difícil es que, en la reunión de dirección, nadie saque su propio Excel para decir que la cifra no cuadra. La diferencia entre un informe bonito y uno útil no está en los gráficos, sino en lo que hay detrás.
Lunes, reunión de dirección. En pantalla, un cuadro de mando impecable: colores corporativos, gráficos limpios, filtros por delegación. Alguien mira la cifra de ventas del trimestre y frunce el ceño. «A mí me sale otra cosa». Saca su hoja de cálculo. La siguiente media hora se dedica a averiguar cuál de las dos cifras es la buena, y la decisión que había que tomar se aplaza.
Ese momento destruye la confianza en un informe mucho más rápido de lo que se construyó. Y casi nunca se debe a un error en Power BI: se debe a que cada cual estaba midiendo una cosa distinta.
¿Las ventas se cuentan al hacer el pedido, al facturar o al cobrar? ¿El margen incluye el transporte? ¿Un cliente activo es el que ha comprado este año o en los últimos doce meses? Si cada área responde distinto, cada informe dará un número distinto, y todos tendrán razón a su manera.
Escribir una definición común para cada indicador es la tarea menos vistosa y la más importante. No hace falta un documento extenso: una tabla con el nombre del indicador, cómo se calcula, de dónde salen los datos y quién lo ha validado. Esa tabla es la que permite que una cifra signifique lo mismo en la reunión de dirección y en la de ventas.
Un informe bonito con cifras discutidas es una opinión con buen diseño.
Muchos informes nacen de una exportación manual: alguien saca los datos del programa de gestión a Excel, los ordena, los pega y actualiza el cuadro. Funciona mientras esa persona esté, lo haga bien y lo haga a tiempo. El día que se va de vacaciones o se equivoca de rango, el informe miente sin avisar.
Conectar Power BI directamente a los sistemas de origen, como el ERP (el programa de gestión de la empresa), el CRM (donde se registran clientes y oportunidades) o las bases de datos internas, cambia las reglas. Los datos se actualizan de forma programada, sin intervención manual, y todo el mundo ve la misma versión a la vez.
Pon en cada informe, en un rincón visible, la fecha y hora de la última actualización de los datos. Es un detalle mínimo que evita muchas discusiones: si alguien ve una cifra rara, lo primero que sabrá es si está mirando datos de hoy o de la semana pasada.
Un mismo informe puede mostrar a cada responsable de delegación solo los datos de su zona y a dirección el total. Power BI lo resuelve con la seguridad a nivel de fila, una función que filtra automáticamente la información según quién abre el informe.
La ventaja es doble. Por un lado, no hace falta mantener diez versiones del mismo informe, una por zona. Por otro, permite compartir más sin miedo a exponer información que no corresponde. Configurar bien estos permisos es lo que hace que un informe pueda salir del despacho de dirección y llegar a quien toma decisiones cada día.
Los informes que funcionan tienen un responsable con nombre. Es quien revisa que las actualizaciones se completan, atiende las dudas, recoge peticiones de cambio y decide cuáles se hacen. Sin esa figura, el informe envejece en silencio: una fuente cambia, un cálculo deja de cuadrar y nadie se da cuenta.
También conviene medir si se usa. Power BI permite ver cuántas veces se abre cada informe y quién lo consulta. Un informe que nadie ha abierto en tres meses debería replantearse o retirarse. Mantenerlo tiene un coste, y ocupa sitio en la lista que la gente revisa buscando lo que sí necesita.
El primer proyecto que mejor sale no es «un cuadro de mando con todo», sino responder bien a una pregunta que hoy cuesta contestar:
Elegir una obliga a definir sus indicadores, conectar sus fuentes y decidir quién la ve. Cuando esa funciona y la gente empieza a fiarse de ella, las siguientes preguntas llegan solas, y cada una reutiliza parte del trabajo ya hecho.
En OLATIC trabajamos en ese orden: primero la pregunta, después las definiciones acordadas con cada área, luego los datos conectados desde su origen y los permisos ajustados a cada perfil. El diseño llega al final, cuando ya hay algo que merece la pena enseñar.
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