Automatización interna: empezar por procesos pequeños y medibles

Cuando una empresa decide automatizar, la tentación es empezar por el proceso más grande y problemático. Suele salir mal: demasiadas excepciones, demasiados implicados y meses sin resultados. Funciona mucho mejor empezar pequeño, con algo que se repite a diario y que todo el mundo quiere quitarse de encima.

Por qué el gran proyecto suele atascarse

El proceso que más duele suele ser también el más complicado. Tiene casos especiales que solo conoce una persona, pasa por varios departamentos, depende de sistemas distintos y cada intento de dibujarlo acaba en una pizarra llena de flechas y de «bueno, depende».

Automatizar eso de entrada es pedir mucho. El proyecto se alarga, los implicados pierden interés y, cuando por fin está listo, el proceso ha cambiado. Peor aún: la empresa saca la conclusión de que automatizar no funciona, cuando el problema fue elegir mal por dónde empezar.

El retrato del candidato perfecto

Un buen primer proceso tiene casi siempre estos rasgos:

• Se repite a menudo: varias veces por semana o incluso por día. Cuanto más frecuente, antes se nota el cambio.
• Tiene pasos claros: se puede explicar en una pizarra sin un «depende» cada dos líneas.
• Hoy vive en el correo: peticiones que se pierden en la bandeja de entrada, aprobaciones que nadie sabe en qué punto están, reenvíos para preguntar «¿cómo va lo mío?».
• Implica a pocas personas, que además tienen ganas de que cambie.

Los ejemplos típicos son poco glamurosos y muy agradecidos: solicitudes de vacaciones o de material, aprobaciones de gastos, altas de proveedores, peticiones al departamento de TI.

La mejor primera automatización es la que nadie echará de menos hacer a mano.

Fotografiar el antes

Antes de tocar nada, conviene anotar cómo funciona el proceso hoy. Tres datos bastan: cuánto tarda de principio a fin, cuántas veces se repite en un mes y cuántas veces alguien tiene que preguntar en qué punto está.

No hace falta precisión científica. Una estimación honesta de quienes lo viven a diario es suficiente. Lo importante es tener una referencia, porque al cabo de unos meses permitirá comprobar si ha merecido la pena y defender con argumentos el siguiente proyecto.

Con lo que ya tienes en Microsoft 365

Muchas de estas automatizaciones no requieren licencias nuevas ni proyectos de desarrollo. Las piezas ya están incluidas en Microsoft 365:

1. Un formulario de Microsoft Forms para recoger la petición con los datos necesarios, siempre los mismos y siempre completos.
2. Una lista de SharePoint donde queda registrada cada solicitud con su estado, visible para quien la necesite.
3. Power Automate, la herramienta de flujos de Microsoft, para enviar la aprobación a quien corresponda, recordarla si se retrasa y avisar cuando se resuelve.
4. Teams para que las notificaciones lleguen donde la gente ya está trabajando.

Imagina una solicitud de material en una empresa de 30 personas. Hoy es un correo a administración, otro a dirección para aprobar y varios más para preguntar. Con estas cuatro piezas, la persona rellena un formulario, quien aprueba recibe un aviso con dos botones y el solicitante ve el estado en todo momento sin escribir a nadie.

Ninguna de estas piezas exige saber programar, aunque sí conviene que alguien con criterio técnico revise el diseño: quién puede ver la lista, qué pasa si quien aprueba está de vacaciones y dónde quedan guardados los datos.

Construirlo con quien lo usa

Las automatizaciones que funcionan se diseñan con las personas que van a usarlas, no para ellas. Son quienes conocen las excepciones reales, los campos que sobran y el momento exacto en que se atasca el proceso. Involucrarlas desde el principio también resuelve la otra mitad del problema: si han participado, lo usarán.

El día después del lanzamiento

Una automatización no es un proyecto que se termina, es una pieza que hay que mantener. Necesita dos cosas:

• Un responsable que sepa qué hace el flujo, atienda incidencias y decida los cambios.
• Una documentación mínima: qué dispara el flujo, qué pasos sigue y a quién avisa. Una página es suficiente.

Y conviene repasar los resultados al cabo de unos meses con la foto del antes en la mano: cuánto tarda ahora, cuántas preguntas han desaparecido, qué ajustes piden quienes lo usan.

Un flujo que solo entiende quien lo creó es un riesgo el día que esa persona no está. Y es habitual que nadie lo note hasta que deja de funcionar.

En OLATIC ayudamos a elegir ese primer proceso, lo construimos con las personas que lo usan cada día, con las herramientas que ya tienes en Microsoft 365 y lo dejamos documentado y con un responsable asignado. Cuando el primero funciona, el siguiente se elige solo.