OneDrive: que el Escritorio y Documentos no se pierdan con el portátil

Por mucho que se insista en guardar en el servidor o en SharePoint, la realidad es tozuda: mucha gente trabaja en el escritorio y en la carpeta Documentos de su portátil. El día que ese portátil se estropea, se pierde o lo roban, esos archivos desaparecen con él.

La costumbre que nadie consigue cambiar

Las políticas de TI suelen decir que los archivos de trabajo se guardan en carpetas compartidas. Las personas, en cambio, guardan donde les resulta cómodo: en el escritorio, donde lo ven nada más encender, o en Documentos, que es donde Word y Excel proponen guardar por defecto.

No es pereza ni rebeldía. Es la forma natural de trabajar con un ordenador, y lleva décadas siendo así. El problema es que esos archivos viven en un único sitio: el disco de ese portátil. Basta una caída al suelo, un café derramado o un olvido en un tren para que meses de trabajo desaparezcan.

La mejor protección es la que no obliga a nadie a cambiar de costumbres.

Las mismas carpetas, ahora en la nube

OneDrive tiene una función llamada traslado de carpetas conocidas, en inglés Known Folder Move, que redirige automáticamente las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes de Windows a la nube.

Para la persona, todo sigue igual: guarda donde siempre y ve sus archivos donde siempre. La diferencia es invisible pero decisiva. Cada archivo está también en su OneDrive, sincronizado de forma continua y con su historial de versiones, que permite volver a cómo estaba un documento horas o días antes.

Lo que se gana sin que nadie lo note

• Un equipo roto deja de ser un drama: en el portátil nuevo aparecen los mismos archivos al iniciar sesión.
• Recuperar versiones anteriores de un documento sobrescrito por error, sin pedir ayuda a nadie.
• Acceso desde otro dispositivo cuando hace falta, por ejemplo desde el navegador de otro ordenador.
• Renovaciones de equipos más rápidas, sin copiar carpetas a mano ni discos externos de por medio.

Imagina a una comercial que pierde el portátil en un viaje. Sin esta función, la conversación con TI empieza por «¿tenías copia de algo?». Con ella, se le entrega un equipo nuevo, inicia sesión y en poco tiempo tiene su escritorio exactamente como lo dejó.

Una implantación tranquila

La función se activa de forma centralizada, con Intune o con directivas de grupo, que son las reglas que el equipo de TI aplica a todos los equipos de la empresa a la vez. No hace falta pedir nada a cada usuario ni pasar por cada mesa.

Eso sí, antes de activarla conviene revisar dos cosas:

1. Cuánto ocupan esas carpetas en los equipos. La primera sincronización puede tardar si hay muchos gigas, y conviene que no coincida con un momento de mucho trabajo ni sature la conexión de la oficina.
2. Si hay archivos que no deberían subirse, como copias personales enormes, fotos familiares o archivos de programas que no tienen nada que ver con el trabajo.

Después de la implantación, merece la pena comprobar de vez en cuando que todos los equipos siguen sincronizando. Un portátil que lleva días sin conexión, un usuario que ha cerrado sesión en OneDrive o una carpeta que da errores pueden pasar desapercibidos. Las herramientas de administración de OneDrive y de Intune permiten ver el estado de cada equipo y detectar estos casos antes de que alguien los descubra de la peor manera: cuando ya necesita recuperar un archivo. Un vistazo mensual es suficiente para la mayoría de las empresas.

Lo que esta función no hace

El traslado de carpetas conocidas protege los archivos personales de trabajo, los que cada persona maneja en su día a día. No es el lugar para la documentación de equipo, que debe seguir viviendo en SharePoint o en Teams, donde la pueden ver, editar y mantener otras personas aunque quien la creó esté de vacaciones o deje la empresa.

Tampoco es una copia de seguridad en sentido estricto. Si alguien borra un archivo o un programa malicioso lo cifra, ese cambio también se sincroniza. OneDrive ofrece herramientas para recuperarse de muchas de estas situaciones, pero, como el resto de Microsoft 365, conviene incluirlo en la copia de seguridad de la empresa.

Cómo lo ponemos en marcha

En OLATIC activamos esta función por grupos, revisando antes el tamaño de las carpetas y vigilando la primera sincronización de cada equipo hasta que termina. Explicamos a la plantilla qué cambia, que es prácticamente nada, y lo integramos con la estructura de SharePoint y con la copia de seguridad de Microsoft 365. Así, el próximo portátil que se rompa será solo un problema de hardware, no de archivos.