Plan de recuperación: el documento que hay que ensayar

El día que falla todo no es buen día para decidir. ¿Qué se recupera primero, el ERP o el correo? ¿Quién avisa a los clientes? ¿Dónde están las contraseñas de las copias? Un plan de recuperación responde a esas preguntas con calma, antes de que hagan falta.

Copias y plan no son lo mismo

Una empresa puede tener copias de seguridad impecables y aun así tardar días en volver a funcionar. Las copias garantizan que los datos existen. El plan decide qué se hace con ellos, en qué orden y quién se encarga. Sin él, la recuperación se improvisa en el peor momento posible, con la presión de los clientes y la dirección mirando el reloj.

Imagina un lunes en el que nada arranca. Hay cinco personas preguntando a la vez cuándo vuelve lo suyo, el responsable técnico está de vacaciones y nadie recuerda dónde se guardó la clave del repositorio de copias. Ese escenario no se resuelve con más tecnología, sino con un documento preparado de antemano.

La primera conversación es de negocio

El plan no empieza en la sala de servidores, sino en una reunión con dirección y con los responsables de área. La pregunta es qué procesos no pueden pararse y cuánto tiempo aguantaría la empresa sin cada uno: facturar, producir, atender pedidos, cobrar, enviar.

De esa conversación salen dos cifras por cada servicio:

• Cuánto tiempo puede estar parado antes de que el daño sea serio. Un servicio de facturación quizá aguante un día; la línea de pedidos de una tienda en línea, bastante menos.
• Cuánta información se puede perder como máximo, es decir, cuántas horas desde la última copia son aceptables. Perder la mañana de trabajo de contabilidad puede ser tolerable; perder los pedidos del día, quizá no.

Esas dos cifras son las que deciden después la tecnología: con qué frecuencia copiar, qué replicar y dónde invertir. Al revés, empezando por la tecnología, es fácil gastar donde no hace falta y quedarse corto donde sí.

Qué debe contener el documento

Un plan útil no es largo, es completo. Estos son sus apartados esenciales:

• El orden de recuperación, de lo imprescindible a lo que puede esperar, siguiendo las prioridades acordadas con el negocio.
• Quién hace qué, con nombres y suplentes, y cómo se localiza a cada uno fuera de horario.
• Dónde está todo lo necesario: copias, credenciales de emergencia y contactos de proveedores, en un lugar accesible aunque los sistemas habituales estén caídos.
• Cómo se comunica a la plantilla, a los clientes y, si aplica, a las autoridades.
• Los pasos técnicos de cada servicio, lo bastante claros para que los siga alguien que no los escribió.

Ensayar, aunque sea en pequeño

Un plan sin ensayar falla por detalles: una contraseña caducada, un servidor que tarda en restaurarse el triple de lo previsto, un paso que solo conocía una persona y que nadie llegó a escribir. Son cosas pequeñas que, en una crisis real, se convierten en horas perdidas.

La buena noticia es que no hace falta parar la empresa para comprobarlo. Hay dos formatos que funcionan bien:

1. El ensayo técnico: recuperar un servicio concreto en un entorno aparte y cronometrar cuánto se tarda de verdad, comparándolo con lo que el negocio dijo que podía aguantar.
2. El ensayo de mesa: una reunión de una hora en la que se plantea un escenario («hoy amanece todo cifrado») y se recorre el plan paso a paso, en voz alta, con las personas que tendrían que actuar.

El segundo formato sorprende por lo mucho que revela con tan poco esfuerzo. Basta con que alguien pregunte «¿y esto quién lo decide?» para descubrir un hueco que nadie había visto.

Un plan que no se ha ensayado es solo una buena intención por escrito.

Un documento vivo, no de cajón

Las empresas cambian, y el plan tiene que cambiar con ellas. Cada cambio importante debería reflejarse: un servidor nuevo, una aplicación que se lleva a la nube, un proveedor distinto, una persona que se va y que figuraba como responsable de algo.

Revisarlo una vez al año como mínimo, y aprovechar esa revisión para repetir un ensayo, evita que se convierta en un documento que solo se abre para comprobar que sigue ahí. Lo ideal es que la revisión tenga fecha fija en el calendario y un responsable con nombre propio.

En OLATIC redactamos el plan sentándonos primero con dirección para fijar prioridades y después con el equipo técnico para concretar cada paso. Luego organizamos el primer ensayo, apuntamos todo lo que falla y lo corregimos, para que el plan deje de ser papel y se convierta en algo que la empresa sabe ejecutar.